«Деловой этикет»: Как правильно общаться с бизнес-партнёрами. Правила деловой встречи

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как договориться о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

1. Что говорить будущему клиенту, чтобы он непременно захотел с вами встретиться;
2. Каких ошибок не стоит допускать при назначении личной встречи;
3. Существующие техники, которые помогут даже новичку назначить первую встречу.

Разница между хорошим и обычным менеджером

Для этого используйте следующую инструкцию:

1. Перед тем как набрать номер клиента, сядьте на стул, откиньтесь на его спинку, расслабьтесь, наберитесь терпения, вежливости и улыбнитесь самому себе. Иногда улыбку человека можно почувствовать на расстоянии. Поэтому заряжайтесь оптимизмом и приступайте к активным действиям.
2. Позвоните и представьтесь от лица компании. Назовите свою фамилию, имя и отчество, а также занимаемую должность. В двух словах расскажите, чем именно вы занимаетесь.
3. После этого озвучьте цель своего звонка. Клиент должен четко понять, что вы от него хотите. Но только не нужно сразу выкладывать всех козырей. Заинтересуйте собеседника чем-нибудь и скажите, что больше он узнает при личной встрече.
4. Расскажите, с какими известными фирмами вы сотрудничаете. Возможно, доверие крупных компаний к вашему предприятию сыграет вам на руку.
5. Назначьте самостоятельно дату и время начала встречи. У собеседника должно появиться впечатление, что он решает, когда именно будет проведена встреча. На самом деле вы даете ему выбор без выбора.
6. Попрощайтесь с клиентом, не забыв поблагодарить за уделенное внимание.

Приведем пример диалога по назначению встречи:

— Здравствуйте, меня зовут Иванов Иван Сергеевич, я менеджер по продажам компании «Морозко». Мы занимаемся реализацией замороженных продуктов. Вы можете уделить мне несколько минут своего времени?

— Здравствуйте, я Вас слушаю.

— Иван Сергеевич, я звоню, чтобы договориться о встрече. У компании, которую я представляю, есть очень интересное предложение для Вас.

— А что именно Вы имеете в виду? Мы это можем обсудить в телефонном режиме?

— У нашей компании для Вас есть персональное предложение, воспользовавшись которым вы оптимизируете затраты на производство своей продукции. Более подробно я смогу вам объяснить при личном общении. Одни из самых известных ресторанов города (например, «Челентано» и «Бавария») уже приняли наше предложение и остались довольны своим выбором.

— Заманчиво, но я, наверное, подумаю.

— Давайте мы с Вами встретимся завтра в 16.00 или послезавтра в 9.00, я Вам подробно расскажу об условиях сотрудничества с нами. Это будет более информативно, чем телефонный разговор. Вам завтра удобно будет встретиться?

— Пожалуй, да, только если можно, у меня в офисе.

— Отлично, тогда завтра в 16.00 я буду у Вас. Спасибо за уделенное время и до встречи!

Возможные трудности при разговоре с клиентом

В процессе выполнения своих должностных обязанностей каждый человек встречается с рядом трудностей, которые нужно преодолевать. Агенты по продажам и менеджеры должны уметь работать с возражениями.

Рассмотрим основные проблемные ситуации.

Существует несколько действенных методик, которые помогут быстро и без проблем убедить клиента в важности предстоящей встречи.

1. Техника «Уступ» – ее суть заключается в следующем: вы постоянно поддерживаете интерес в собеседнике, не открывая всей информации полностью. Можно употреблять следующее выражение: «Вот для того, чтобы я подробнее все рассказал и донес информацию до Вас в полном объеме, нам и нужно встретиться».
2. Переоценка продукта – необходимо переоценить свой продукт и разработать новую технологию его предложения. Постарайтесь заменить приевшуюся фразу «Я бы хотел с Вами встретиться», на выражение «Наша компания посчитает и предложит реальные варианты снижения себестоимости выпускаемой вами продукции». Например, если вы реализуете товар в рестораны и кафе, не говорите, что предлагаете клиенту купить определенные продукты. Наверняка у клиентов уже есть поставщики. Предложите услугу по оценке себестоимости конкретных блюд. Сделав анализ, вы покажете, что если покупать продукцию у вас, клиент будет экономить. Поэтому лучше сотрудничать именно с вами.

Вот несколько советов, которые могут избежать трудностей в процессе разговора:

• Поддерживайте интерес, но не создавайте интригу.
• Не обещайте клиенту приумножение его прибыли в несколько раз. Это вызывает недоверие.
• Не используйте фраз: «Мы бы хотели…», «Мы могли бы с вами …», т. к. клиента интересует только его выгода, а не ваше желание.
• Настаивайте на личной встрече, т. к. клиенту глядя вам в глаза, отказаться от сотрудничества будет тяжелее.

Заключение

Правильное приглашение на встречу – это первая ступенька на пути к проведению правильной встречи, которая влечет за собой долгое и продуктивное сотрудничество. Основная задача телефонного разговора, убедить собеседника в необходимости личной встречи. Для этого придется заинтересовать клиента и научиться работать с возражениями.

Деловая встреча – это некая бизнес-площадка, где собирается огромное количество успешных людей. Они делятся между собой своим профессиональным опытом, также обсуждают те или иные проекты и, конечно же, выстраивают схемы продуктивного сотрудничества.

Что представляет собой деловая встреча

Деловая встреча – это общение, посредством которого выдвигаются решения той или иной проблемы.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!

Для того чтобы деловая встреча прошла продуктивно, необходимо вывести собеседника на контакт, создать максимально комфортные условия для диалога и, конечно же, предоставить право выбора.

Деловую встречу проводят в официальном формате, где каждая сторона стремится:

• дать либо принять информацию от собеседника. Обмен информацией одна из главных причин, по которой проводятся деловые встречи;
• предоставить ответы на появившиеся вопросы у партнеров;
• указать на то, что собеседник принял правильное либо неправильно решение относительно той или иной сложившейся ситуации;
• установить контакт между собравшимися людьми, обсудить совместную перспективу, а также подписать протокол, где будут отражены дальнейшие действия каждого из присутствующих;

Любая деловая встреча имеет четыре фазы прохождения. Это выстраивание диалога, ориентирование во всех деталях, принятие решения и заключительная фаза – результат. Как видим, работы на деловых встречах более чем предостаточно.

Человек, который далек от подобных мероприятий и никогда в них не участвовал, смотрит на это скептически. Для него это больше похоже на какой-то съезд, где непонятные люди в деловых костюмах решают никого не интересующие проблемы.

Такая формулировка не совсем подходит для деловых встреч. Подобные мероприятия – это не просто темные костюмы и серьезный вид, это, прежде всего, конструктивный диалог, где выдвигаются всевозможные решения сформировавшихся проблем. Например, всем известные бизнес-ланчи – это деловая встреча, где люди за обедом обсуждают вопросы относительно их общего дела. Назвать такую встречу «дружескими посиделками» нельзя, потому как здесь все происходит более дипломатично.

Случайностью такую встречу тоже нельзя назвать, так как мероприятие изначально обговаривается - где и как будет проходить, а уже после переходит в реализацию.

• Этикет переговоров: правила, которые несложно запомнить
l&g t;

Виды деловых встреч

Каждое подобное мероприятие имеет свой характер и манеру проведения. Посредством этого виды деловых встреч делятся на внешние и внутренние.

Внешние деловые встречи – это съезд людей, которые имеют общий бизнес и так или иначе уже являются партнерами. Цель подобных мероприятий может быть абсолютно разная, начиная от обсуждений инвестирования в новые проекты, заканчивая разговорами о слиянии компаний в единые структуры.

Внутренние деловые встречи – это мероприятия, где принимают участие рабочий персонал и руководители предприятий. То есть, это что-то вроде общего собрания. Подобные мероприятия проводятся на территории самих компаний. Здесь поднимаются вопросы по проделанной работе за определенный промежуток времени, а также обсуждаются всевозможные методы увеличения показателей по тем или иным параметрам.

Деловые встречи бывают формального и неформального формата. Чаще всего проводятся неформальные деловые встречи. Проводить подобные мероприятия можно в любой точке мира.

Помимо этого, деловые встречи бывают официальные и неофициальные. Встречи, которые проводятся в официальном формате, как правило, сопутствуют подписанию договоров и заключению сделок. Официальные деловые встречи обязательно задействуют в своей работе такой документ как протокол. Неофициальную встречу проводят в абсолютно других условиях. Здесь необязательно подписание каких-либо документов и других актов, имеющих юридическую силу.

В зависимости от того, какую цель преследуют собравшиеся люди, деловые встречи можно разделить на: информативную, консультативную и исполнительную.

Информативная встреча – это мероприятие, где происходит презентации компании и ее продукта. То есть выступающие повествуют о том, в каком режиме работает их предприятие, какие результаты они получили за тот или иной промежуток времени и делятся своими дальнейшими планами. Особой подготовки к деловым мероприятиям и встречам не требуется.

На консультативных встречах обсуждаются сложившиеся проблемы и поиски их решений. Обычно обе стороны проявляют активное участие и, как правило, все заканчивается положительно. К подобным мероприятиям можно также отнести и встречи, где собеседники делятся своим мнением относительно того или иного проекта, а также поднимают вопросы сотрудничества.

Исполнительные встречи – это мероприятия, где принимаются конкретные решения, подписываются договора и обсуждаются судьбы целых компаний. Участие в подобных деловых встречах принимают исключительно руководители или лица, принимающие решения. Подобные встречи требуют подготовки, поэтому и проведение их происходит в деловой обстановке.

Рассказывает практик

Николас Коро, Главный куратор исследовательского центра бренд-менеджмента и бренд-технологий группы компаний «Реланд», член совета Гильдии маркетологов, председатель комитета по международным делам Союза маркетологов России, член комитета по маркетингу ТПП РФ, Москва

Огромная ошибка наших бизнесменов в том, что они начинают вспоминать о таком понятии как деловой этикет только на встречах с зарубежными коллегами. Но в тоже время в мегаполисах и столичных городах различных стран он пользуется широкой популярностью и доступен практически каждому. Сегодня высшие учебные заведения выпускают высококлассных специалистов, которые прекрасно владеют этикетом и обучены всем азам бизнеса.

Но все-таки от промахов никто не застрахован и список «ляпов»при переговорах постоянно пополняется. Связано подобное с тем, что встречающая сторона даже основных понятий о культуре и истории стран прибывшей стороны не знает. Ведь, скажем, похлопывание по плечу у русских не более чем дружеский жест, а вот японцы подобного не приемлют. Жест, указывающий на пальцах, что все «ОК», в России достаточно распространенное явление, а вот во Франции этот жест говорит о том, что собеседник говорит слушателю, что тот ничтожество. Абсурдом можно назвать и тот случай, когда лицо компании имеет непрезентабельный внешний вид. Например, к рубашке с коротким рукавом, он надел галстук. Подобную форму одежды можно встретить в ресторанах быстрого питания, проще говоря фастфудах, поэтому одеваться подобным образом лучше не стоит. Конечно, если вы занимаете хотя бы последнее место в списке Forbes, вам это еще смогут простить, но в остальных случаях экспериментировать не стоит, придерживайтесь уже установленных правил.

Организация деловых встреч: основные требования

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно эффективно, необходимо хорошо подготовиться к ней.

Ключевым моментом в деловых встречах является то, что на них поднимаются вопросы относительно сложившейся ситуации и поиски решения той или иной проблемы. Помимо подобных встреч проводятся еще так называемые визитки вежливости. Это те мероприятия, на которых люди знакомятся и пытаются внедриться в доверие к определенному человеку.

Деловая встреча должна быть запланирована заранее

Если обе стороны находятся на территории одного региона, то можно договориться о деловой встрече с партнером примерно за три дня до ее проведения. Сделать это можно с помощью электронной почты либо же просто позвонив по телефону.

Тщательной подготовки требует деловая встреча с иностранными партнерами. Необходимо предусмотреть огромное количество нюансов, начиная от приветственных речей, заканчивая проводами. Важно договориться об их размещении, купить или изготовить сувениры, организовать культурно-развлекательную программу, в общем работы действительно очень много, важно выполнить ее качественно.

Выбор места для проведения переговоров

Правильно подобранное место проведения деловой встречи будет сопутствовать продуктивному диалогу. Атмосфера очень важный фактор в любой сфере жизни, поэтому не стоит пренебрегать этим. Места проведения могут быть абсолютно разные. То есть это может быть деловая встреча на личной территории, либо же, напротив, на территории собеседника. Сюда же можно отнести и нейтральную территорию, ну и, конечно же, деловую встречу с использованием средств коммуникации, то есть удаленно.

Большинство бизнесменов предпочтение отдают деловым встречам в офисах, которые находятся на их территории. Ведь в таком случае можно выгодно для себя использовать статус руководителя, родные стены соответственно в этом помогут.

Организация такой деловой встречи, которая смогла бы подавить всевозможные психологические аспекты

Очень важно подойти к этому вопросу со всей ответственностью. Каждая деталь требует тщательного разбора, даже элементарное расположение мебели в помещении может вызвать психологическую напряженность, а соответственно отбить всякое желание у собеседника идти на контакт.

Если переговоры проходят на вашей территории, у вас «в рукаве все тузы»и не использовать их было бы абсурдом. Ведь в вашем распоряжении весь ваш штат сотрудников, вся территория предприятия и, конечно же, все ее возможности.

Подготавливаем помещение

Люди, специализирующиеся на подготовке помещений к деловым встречам, рекомендуют создавать максимально комфортные условия для обеих сторон. В помещении должно быть все чисто. Очень важно, чтобы была хорошая изоляция, так как посторонние шумы негативно сказываются на подобных мероприятиях. Также должное внимание следует уделить освещению и комнатной температуре, показатели должны быть в норме.

Не лишним будет использование средств декорации, то есть различных ваз и картин. При проведении деловых встреч это тоже дает свои плоды

Места проведения подобных встреч

Как уже было сказано ранее, встречи могут проходить как на территории организации встречающихся, так и вне ее.

1. Встреча на территории партнера. Данный вариант деловых встреч хорош тем, что при проведении таких мероприятий можно более детально узнать о самом партнере, о его продукте и компании в целом. Просто дав согласие на то, что вы готовы приехать на территорию этого человека, уже является символом того, что вы его уважаете и готовы с ним долгосрочно сотрудничать. Безусловно, проведение подобных деловых встреч имеет свои плюсы, но лучшим вариантом будет осуществление попеременных встреч.

2. Встреча на нейтральной территории. Такие деловые встречи не дают ни одной из сторон никаких преимуществ, ведь обстановка совсем незнакомая и нет рядом сотрудников, которые могли бы помочь. Для подобных случаев в гостиницах и отелях ввели так называемые конференц-залы. За рубежом бизнесмены используют загородные дома и коттеджи для деловых встреч. В России в большинстве случаев ограничиваются кафе либо рестораном.

3. Встреча в удаленном формате. Коммуникационные технологии не стоят на месте, посему, назначить деловую встречу дистанционно стало довольно просто. Ведь на сегодняшний день мы имеем сотовую связь и интернет, которые позволяют нам контактировать с людьми из любой точки мира. Данный метод еще хорош тем, что нет необходимости тратить деньги на аренду залов или на бронирование столов в ресторанах.

Разграничиваем время

Очень важно при организации деловых встреч учитывать время и место встречи. Необходимо прекрасно понимать в какой момент лучше всего ваш партнер будет подготовлен и идти на контакт. Проще говоря, знать в какое время у него самая высокая работоспособность.

К примеру, одни люди предпочитают работать утром, другие в обед, а третьи соответственно уже в вечернее время. Большая часть людей попадает в первую группу, так как почти 50% из всех людей имеют высокую активность как раз-таки утром. Поэтому время проведения деловых встреч тоже играет важную роль.

Оптимальное время для встреч

Психологи крайне не рекомендуют проводить деловые встречи в обед, так как мысли о еде в данном случае будут очень сильно мешать обоим партнерам, что соответственно приведет к непродуктивным диалогам. Однако, если мероприятие уже проходит в подобном формате, предложить чашку кофе либо чая будет все-таки не лишним.

Не стоит также организовывать деловые встречи сразу после обеда. Человек после приема пищи имеет низкую работоспособность, оптимальным вариантом будет провести ее через час-другой.

Что касается понедельника, то данный вариант для проведения деловых встреч хорош тем, что с началом недели люди имеют свежую и ничем не забитую голову после выходных, а соответственно активность их будет в разы выше. Про пятницу следует сказать, что проведение деловых встреч в этот день ни к чему хорошему не приведет. В это время все думают только о том, что наконец-то эта неделя прошла и хотят побыстрее на отдых. Поэтому в пятницу, несмотря даже на удобное для вас место и отведенный на проведение мероприятия всего один час, деловые встречи лучше не проводить.

Стоит также сказать, что немаловажным фактором будет и соблюдение продолжительности времени встречи. Очень часто бывают случаи, когда одного из собеседников не предупредили о длительности деловой встречи и вот он через полчаса встает и говорит: «Простите господа, но я вынужден вас покинуть». Очень важно учитывать этот критерий.

Также не стоит забывать о том, что приходить необходимо в установленные временные сроки. Опоздание рассматривается как оскорбление, поэтому если у вас возникают какие-либо форс-мажорные ситуации, необходимо предупредить об этом собеседника. Не лишним будет также попросить у него за это прощение.

Как приглашают на бизнес-встречу?

Если встреча будет проходить в форме торжественного мероприятия, то следует за несколько месяцев до начала разослать все приглашения на деловую встречу в электронном формате. Маркетинговая составляющая, при данном процессе, тоже имеет место быть и требует тщательного разбора.

Делегационный состав

Сложно представить себе продуктивные деловые встречи в составе двух представителей. Обычно подобные мероприятия проходят при большом количестве сотрудников с обеих сторон.

К делегационному составу относят:

• лица, принимающие решения, то есть те, кто будет проводить переговоры;
• консультанты либо эксперты, задача которых предоставить общую информацию относительно того или иного проекта;
• вспомогательный штат. К данным людям можно отнести переводчиков, секретарей, а также водителей.

Следует также сказать, что численность делегационного состава должна быть равной с обеих сторон. Необходимо заранее обговаривать эти моменты, так как подавляющее число одной команды может психологически подавить других участников.

Самые эффективные деловые встречи, это те, которые насчитывают небольшое количество людей. Заполненный зал иногда может привести к недоразумениям и непониманию друг друга.

Перед тем как проводить подобные мероприятия, составляется протокол, в который включаются списки приглашенных, соответственно их фамилии и имена. Если же протокол не был составлен, участники просто обмениваются своими визитками, дабы проинформировать своего собеседника о роде деятельности, которым он занимается.

Также в зависимости от того, какие цели преследуются участниками, подбирается специальный состав деловой встречи. К примеру, если компании необходимо повысить свои доходы, соответственно во встрече принимают участие менеджеры, маркетологи и рекламщики. Не лишним будет также разбавить состав представителями разного пола, это придаст разнообразия мероприятию.

Что обсуждается?

За некоторое время, до начала деловых встреч, проводится сбор необходимой документации для эффективного ее проведения. Существуют даже специальные категории документов , предназначенных как раз для таких случаев. К ним относят:

• документы, включающие в себя список вопросов, которые необходимо задать на мероприятии;
• разработанные проекты, на основе которых и проводятся деловые встречи. То есть это ни что иное как документ, отражающий общую деятельность обеих сторон;
• документы, в которых черным по белому описан план действий и намерений.

Безусловно, очень сложно собрать подобные документы, но это крайне необходимо, ведь имея в своем активе полную информацию о своих коллегах, можно видеть общую картину, в частности какую пользу они могут принести, работая с вами. Поэтому для продуктивной деловой встречи придется поработать над этим.

Несмотря на то что на подобные процедуры будет потрачено огромное количество сил и времени, это полностью себя оправдает. Харви Маккей в своей авторской книге «Как выжить среди акул» говорил, что владеть информацией о своем клиенте также важно, как и прекрасно знать свой продукт. Если вы будете иметь представление об интересах собеседника, то с легкостью сможете вывести его на контакт. Можно даже составить специальную анкету, где отразить интересующие вас вопросы о клиенте и пустить ее в дело, соответственно посредством этого вы узнаете больше информации.

Подготовка помещения

Очень важно при подготовке к деловым встречам правильно оборудовать столы.

Мало кто задумывается о том, что форма стола может психологически воздействовать на собеседника, а соответственно либо расположить вас к нему, либо, напротив, оттолкнуть. Так, к примеру, австралиец Алан Пиз утверждает, что квадратный стол создает неблагоприятную атмосферу для деловых встреч. Стол такой формы порождает соревновательный дух, соответственно собеседники начинают друг другу доказывать, кто из них лучший. Круглый стол больше подходит для небольших деловых встреч, где люди делятся между собой своими мнениями. Журнальный столик подходит для более дружеских встреч.

На столе должно быть все самое необходимое – это ручки и блокноты. Кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола также следует расставить бутылки с питьевой водой и чистыми стаканами.

Также на столе должен быть небольшой самовар, дабы желающие смогли выпить чай либо кофе. Не лишним будет положить на стол и сладкое, то есть конфеты либо печенье.

Если на столе присутствует пепельница, то значит курить в помещении разрешено, однако перед тем как доставать сигареты, стоит спросить у находящихся рядом людей, как они смотрят на то, что, если вы закурите. В том случае, когда на столах нет пепельниц, значит для курения выделено специальное место.

Как выбрать свой образ на деловую встречу

Люди, которые связали свою жизнь с бизнесом, практически всегда ходят в костюмах, то есть предпочитают деловой стиль одежды.

Крайне нежелательно на деловую встречу приходить в джинсах, кроссовках и короткой юбке. Есть некие подводные камни в данной системе, зная которые, можно извлечь максимум выгоды из деловой встречи.

Первое, что нужно сделать, это одеться так, чтобы на фоне собеседника вы выглядели довольно блекло. Он будет чувствовать себя на высоте, а соответственно будет более снисходителен к вам, и, как результат, предложит свою помощь.

Дорогие украшения не всегда свидетельствуют о том, что у человека хороший вкус, вероятнее всего он просто хочет заработать быстрее с вас деньги, не более. Поэтому надеяться на конструктивную и продуктивную деловую встречу не приходится. Взять, к примеру, тот случай, когда человек в шортах и майке пришел на собеседование в крупную компанию, где особое внимание уделяют дресс-коду, шансов, что такой человек пройдет собеседование удачно, очень мало, потому как в деловых кругах такой внешний вид не приветствуется. Поэтому одежде в деловых встречах стоит уделять особое внимание.

Деловая встреча пройдет удачно в том случае, когда вы приложите максимум усилий на поиски информации о своем партнере, в частности - его интересах и вкусовых предпочтениях. Например, вы получили информацию о том, что ваш собеседник является управляющим крупной компании, посещает огромное количество конференций и семинаров, ездит исключительно на автомобилях класса люкс и живет в шикарных апартаментах, можно сделать выводы, что человек более чем серьезен, а значит и в одежде отдает предпочтение деловому стилю. Ваш внешний вид должен быть аналогичным. То есть, белый верх, черный низ, можно добавить еще пиджак.

Для девушек отличным вариантом будет черное платье. Не стоит обвешивать себя различными украшениями, так как не всегда это придает эффектности, скорее даже наоборот, может отпугнуть.

В том случае, когда деловая встреча будет проходить с молодежью, можно одеться более свободно, так как молодое поколение любит одеваться в яркие тона. Соответственно и вам это сыграет на руку, ведь таким образом вы покажете человеку, что у вас с ним есть что-то общее и тем самым расположите его к себе.

Если поступила информация о том, что деловая встреча вам предстоит с неординарной личностью, здесь необходимо будет руководствоваться фантазией. Оденьтесь «интересно”, не используйте шаблонный стиль, таким людям это не понравится. Важно использовать контрастные цвета и яркие аксессуары. В таком случае, он поймет, что перед ним его отражение, а значит, станет вашим союзником.

Данный вариант одежды подразумевает светлый верх, в частности, белая рубашка и темный низ, то есть черные брюки. Не стоит также забывать о прическе, мужчины не должны иметь большую шевелюру. Что касается женщин, то им следует уложить свои волосы в аккуратную прическу.

Проведение деловых встреч и переговоров: алгоритм подготовки

Перед тем как состоятся переговоры, необходимо произвести тщательную подготовку к ним. Важно учесть даже самую малейшую деталь в них. Безусловно, бытует такое мнение, что профессионалам своего дела не нужна никакая подготовка к деловым встречам. Проблема в том, что данное мнение ошибочно. Есть и другой вариант, который отражает всю суть деловых встреч: «успешные люди готовятся к любым встречам, а неудачники - импровизируют». Вот это мнение имеет вес и действительно считается правильным. Ведь большая часть успеха – это, прежде всего, подготовка. Поэтому не стоит пренебрегать ею.

До того, как начнете планировать деловую встречу, следует ответить на следующие вопросы:

• Какая у меня цель?
• Насколько важна для меня данная деловая встреча?
• Какой результат будет по итогу и готов ли я пойти на уступки собеседнику?
• Какие вопросы мне необходимо задать сидящему напротив? Не стоит забывать, что задавать вопросы стоит те, которые действительно имеют отношение к разговору.
• Готов ли я ответить на возможно возникшие вопросы собеседника?
• Насколько убедительна и естественна моя речь?
• Как я могу повлиять на своего собеседника?
• Как мне необходимо вести себя, если партнер не захочет идти на контакт, а может и вовсе сочтет за глупости то, что я ему говорю или же, напротив, настолько проникнется моими словами, что захочет начать сотрудничать?
• Насколько логично составлен план проведения деловой встречи? Возможно, что-то следует доработать?
• Насколько я уверен(а) в том, что встреча пройдет в положительном ключе?
• Если бы деловая встреча была организована специально для меня, остался бы я ею доволен?

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно удачно, и вы получили то, что хотели, необходимо использовать три варианта : максимальный, оптимальный, минимальный.

Данная схема достаточно проста. В том случае, когда вам не удается выжать максимальный результат из сложившейся ситуации, следует немного подкорректировать вектор и попробовать взять оставшиеся два варианта. К примеру, вам необходимо проехать из одной части города в другую, навигатор при этом вам показывает как минимум три схемы возможного проезда. В том случае, когда вам не удается воспользоваться максимально коротким путем, вы начинаете ехать по оставшимся двум вариантам. Так и в деловых встречах, для грамотной и успешной их реализации, необходимо иметь как минимум три варианта их проведения, то есть один основной и два резервных.

После проставления целей, следует сбор всей информации о партнере. В данном вопросе важно учитывать всю имеющуюся информацию. Не нужно пропускать мимо на первый взгляд, казалось бы, неинтересные факты, так как порой именно они играют ключевую роль. Важно узнать с кем до вас работал этот человек, сколько деловых встреч он провел, и какое количество из них получили успех. Если партнер будет принимать решение относительно того или иного вопроса не сам, следует пригласить всех его коллег.

Для того чтобы деловая встреча прошла как подобает, необходимо обладать максимальным количеством информации о своем партнере. Просто спросите себя:

• Что нас объединяет?
• Какие увлечения и интересы есть у человека, сидящего напротив?
• Какие у него любимые темы для разговора?
• Как он относится к политике?
• Что он может сказать про меня, про мой продукт и компанию в целом?
• Какое у него в данный момент положение?
• Будет ли он обсуждать предложенную мной тему?
• Какая у него тактика?
• Какие цели он преследует?
• Что он может у меня спросить?

После проведения небольшого анализа, необходимо разработать стратегию проведения переговоров. Стратегий, в данном случае, должно быть несколько. Используя всего одну, надеяться на эффективность не стоит. Все зависит от того, какие цели Вы преследуете и чем они глобальнее, тем проще будет применять сразу несколько тактик. Данные правила в деловых встречах являются основополагающими, по сему, не применять их просто нельзя.

После всего пройденного, наступает немаловажный этап, именуемый как компетентность. Здесь необходимо проработать всевозможные вопросы и возражения, в результате собранной информации и проведенного анализа. Очень важно владеть не только экономической составляющей своего продукта, но и технической, дескать, быть компетентным во всех вопросах. Необходимо проанализировать рынок конкурентов и выяснить, чем ваш продукт все-таки лучше, нежели у остальных.

Беседа является одним из самых сложнейших процессов, который включает в себя сразу несколько этапов. Основные этапы - это:

• начало диалога;
• полное информирование собеседника;
• аргументирование сказанного;
• принятие решения;
• завершение диалога.

Очень важно задавать вопросы в деловой встрече и уметь правильно начать диалог. Ведь отталкиваясь от первых ваших слов, собеседник поймет, что вы за человек. Поэтому следует уделить этому пункту должное внимание. По завершению своей речи, слово следует передать партнеру. Также не лишним будет его поблагодарить за то, что он вас выслушал.

Техники эффективного начала диалога

Техника снятия напряжения

При использовании данной методики, можно вывести диалог на более эмоциональный уровень. Просто задайте себе вопрос: как бы вы хотели, чтобы люди к вам относились? Исходя из полученного ответа, сделайте все возможное, дабы человек, сидящий напротив вас, почувствовал ваш позитивный настрой и доброту, исходящую из вашего сердца. Пара комплиментов помогает расположить к себе собеседника и грамотно провести деловую встречу.

Техника «зацепка»

Данный вариант предполагает построение диалога, основанного на событиях из реальной жизни. К примеру, вы обсуждаете инвестирование средств в новые проекты, соответственно, можно рассказать про уже состоявшиеся операции подобного характера из вашего личного опыта. В деловых встречах очень важно дать полную картину собеседнику о том, кто вы такой.

Техника стимулирования

В том случае, когда вы решили использовать данную методику, стоит сказать, что успешное ее применение кроется в следующем: начинать диалог следует с множества вопросов. Чем больше вы зададите вопросов собеседнику, тем выгоднее для вас. Ведь в таком случае он поймет, что вы прекрасно понимаете всю подноготную и можете ему помочь решить возникшие проблемы.

Техника «ближе к делу»

Данный вариант не предусматривает долгих и пустых разговоров, а направлен на конкретные действия. Очень хорошо подходит для деловых встреч на кратковременной основе, то есть не сильно важных. Например, разговор руководителя с работником.

1. Учитесь излагать свои мысли кратко, но при этом объективно.
2. Используйте язык собеседника.
3. Не стесняйтесь проявить к нему уважение.
4. Желательно обращаться к собеседнику по имени и отчеству - это также покажет, что вы интеллигентный человек.
5. Не лишним будет сказать несколько комплиментов относительно работы этого человека, в частности его организации, а также структуры самого предприятия.
6. Проинформируйте его о результатах, которых вам удалось достичь с момента вашей прошлой встречи, если, конечно, таковая была.
7. Подготовьте такой вопрос, чтобы он по-настоящему заинтересовал собеседника.
8. Помните, все ваши суждения должны быть обоснованы.
9. Не пренебрегайте вопросами «зачем?», «почему?», «как?». Чем больше вы зададите подобных вопросов, тем лучше поймете позицию человека.
10. Не упускайте ни единой мысли, что говорит собеседник. Можно даже уточнять: «Правильно ли я понял(а) вас, что…?», «Вы имеете ввиду…?».

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

издательство :
«Манн, Иванов и Фербер», 2014

Как здороваться

Если вы входите в помещение, здоровайтесь первым - всегда, независимо от того, женщина вы или мужчина, топ-менеджер или рядовой сотрудник, пожилой человек или юноша. Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил. Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.

При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым. Помните: согласно деловому этикету, на официальной встрече целовать дамам руку не принято (по правилам светского этикета целуют руку лишь замужним женщинам и лишь в помещении). Если вы сидите, по возможности вставайте при приветствии. При этом руководствуйтесь здравым смыслом. Если вдруг вы не можете встать (например, из-за тесноты и неудобства), поприветствуйте других людей сидя, но извинитесь: «Извините, что я не встаю, здесь несколько тесно».

Как пожимать руку

Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами. Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане. Один из насущных вопросов бизнес-этикета: нужно ли пожимать руку женщине? Ответ однозначный: да. Женское рукопожатие ничем не отличается от мужского. Светский этикет предполагает, что женщина первая протягивает руку мужчине. В деловом же этикете первым подает руку руководитель, даже если подчинённый - женщина.

Рукопожатие ладонью вверх свидетельствует, что человек хочет передать контроль собеседнику. Когда человек, пожимая руку партнёра, покрывает его ладонь своей, он демонстрирует свою власть и доминирование. Если вас не устраивает подобная позиция, накройте его правую руку своей левой. Бизнес-этикет не приветствует рукопожатие обеими руками, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми. Более того, такой жест люди могут воспринять как попытку проявить снисходительность или покровительствовать. Однако не стоит забывать о кросс-культурных различиях - к примеру, американцы обожают этот жест и считают его уместным в деловых коммуникациях.

Как знакомиться

Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться, смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят. При знакомстве на деловой встрече (конференции, приёме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях и перечислять регалии. Достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.

Важно уметь не только представлять себя, но и представлять людей друг другу. Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, - вторым. Знакомя равных по положению людей, представляйте того, с кем вы лучше знакомы, тому, с кем вы знакомы хуже. Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или по служебному положению - старшему.

Когда вам представляют человека, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, - во время беседы чаще называйте его по имени. Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить своё имя?»

Какой должна быть визитка

Предпочтительно, чтобы визитка была выдержана в строгом лаконичном стиле. Бизнесменам, которые часто работают с иностранными партнёрами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнёров - в азиатских странах это особенно приветствуется. Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками - признак дурного тона. Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках - русском и английском. Не стоит делать двуязычную визитку.

Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки. Передавать свою визитную карточку с пометкой через третьих лиц - обычай, распространённый в международном деловом общении.

Как завершить встречу

Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым. А если вы уходите с многолюдного приёма раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам. Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.

Прощание должно быть коротким - например, обмен рукопожатиями, как при встрече. Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться». Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.

Язык тела

Невербальные коммуникации лежат в плоскости как психологии, так и хороших манер: например, разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах. Довольно прочно утвердилось толкование некоторых типичных жестов. Например, поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевёрнутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе. Если же вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих. Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными - собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.

Проявляйте уважение к личному пространству: дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки. Бизнес-общение не предполагает разговоров вполголоса или шёпотом. Не делайте шаг вперёд, если собеседник делает шаг назад - тем самым он, возможно, бессознательно пытается дать понять, что вы вторгаетесь в его личное пространство. На протяжении встречи не стоит смотреть на часы - окружающим может показаться, будто вы тяготитесь общением и спешите уйти. Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги.

Как провести переговоры

Подготовка переговоров складывается из проработки делового протокола, принятого в среде дипломатов и бизнесменов, и из содержательной части - вопросов, которые следует обсудить. Приглашать партнёров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться - это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации. Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой. На встречу приглашаются только те сотрудники, чьё присутствие действительно необходимо. Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашённая имеет право как принять, так и отвергнуть его. Не рекомендуется назначать переговоры на раннее утро или поздний вечер.

Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями. Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей. Лицом к двери садятся представители принимающей стороны. Между участниками должно быть расстояние около полутора метров. Первым садится руководитель принимающей стороны.

После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах. Первым представляется глава принимающей стороны, затем глава приглашённой делегации. После этого они представляют своих сотрудников: сначала - принимающей стороны, потом - приглашённой. Обмен визитками уместен, если с каждой стороны на встрече присутствует не более семи человек.

Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков. Если во время беседы ведётся запись, следует проинформировать гостей об этом. В конце переговоров запись оформляется и к ней прилагается утверждённый ранее план.

Принято, чтобы разговор начинали гости. Не принято перебивать выступающего. В редких случаях, когда действительно необходимо что-то уточнить по ходу речи, можно извиниться и задать вопрос. Ни в коем случае нельзя спорить с представителями своей стороны. Если вы хотите что-то прояснить между собой, нужно попросить перерыв и выйти для обсуждения. На переговорах не место безапелляционным заявлениям, вызовам, резким оценкам и демонстрации превосходства. Если вы замечаете такое поведение с другой стороны, не стоит занимать оборонительную позицию - лучше просто промолчать.

Оптимальная продолжительность встречи - два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе. Если у вас есть подарки участникам встречи, то они преподносятся после переговоров.

Алкогольные напитки во время переговоров не подаются. В редких случаях (например, подписание важного контракта) в самом конце переговоров может быть предложено шампанское - но это скорее символический жест.

Приём бизнес-партнёров

Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трёх человек. Руководитель принимающей фирмы может не сопровождать гостей во время всех поездок. Существует негласное правило (не категоричное, но желательное) - если гость приезжает с супругой, то и принимающий руководитель приезжает на первую встречу в сопровождении супруги. Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей).

Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок. Самым почётным местом считается заднее сиденье наискосок от водителя. Его занимает руководитель делегации гостей. Он первым садится в машину и первым выходит. Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почётное место для гостя - рядом с ним. Нормы вежливости предполагают, что перед руководителем откроют дверь. Это делает водитель, охранник или сотрудник, но ни в коем случае не женщина.

Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле. Там же можно договориться о протокольном визите.

Мобильный этикет

Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00. Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда. Мелодия звонка должна быть нейтральной (классическая телефонная трель, ненавязчивая мелодия или просто виброзвонок без звука). Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно. Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа - владелец телефона увидит пропущенный вызов и перезвонит. Невежливо ждать более шести гудков - лучше положить трубку после пятого звонка. Не стоит спрашивать о наличии времени у собеседника, если вы звоните в рабочее время по конкретному короткому вопросу.

Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка - если вы берёте трубку сразу же, то звонивший может не успеть сосредоточиться. Не сбрасывайте звонок - это невежливо. Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени, скажем через два часа. Не надо извиняться в конце разговора за то, что отняли у собеседника время, лучше просто поблагодарите за возможность поговорить о вашем деле. Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.

Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер».

Мы встречаемся с деловыми партнерами для обсуждения текущих вопросов и планов на будущее. Мы организуем встречи с коллегами, чтобы обсудить стратегию и тактику действий в рамках поставленных руководством задач. Мы встречаемся с друзьями, чтобы пообщаться на предмет совместного проведения отдыха или просто посплетничать об общих знакомых. Встречи и переговоры стали неотъемлемой частью бизнеса и нашей обыденной жизни. Календари и ежедневники многих деловых людей просто переполнены записями о запланированных совещаниях, заседаниях и прочих деловых мероприятиях.

Но многие ли из нас на самом деле задумываются о том, как правильно организовать и эффективно провести переговоры, чтобы добиться желаемых целей и решить поставленные задачи, потратив на это минимум своего и чужого времени? От чего должен зависеть выбор места и времени их проведения? И, наконец, что следует предусмотреть и чего ни в коем случае не следует делать на встрече, чтобы оставить о себе наиболее благоприятное впечатление у ее участников?

Деловая встреча – это встреча двух или более людей в бизнес-ориентиро ванной или профессиональной обстановке. Характер таких встреч может варьироваться от неформального разговора двух коллег до официальных презентаций с десятками участников. Они могут проводиться на регулярной основе (например, еженедельные производственные совещания) или организовываться по мере необходимости (например, для решения какого-то срочного вопроса «здесь и сейчас»).

При организации деловых встреч всегда нужно уделять особое внимание не столько их количественным характеристикам (таким как длительность и частота проведения), сколько их качеству. Качественно спланированные и эффективно и динамично проведенные переговоры всегда дают более высокие результаты, чем те, что организованы в последнюю минуту без какой-либо четкой и определенно поставленной цели.

Типы деловых встреч

Для того, чтобы должным образом подготовиться к деловой встрече, необходимо знать характер мероприятия, в котором вам предстоит участвовать.

Во-первых, в зависимости от типа участников деловые встречи можно разделить на внутренние (внутрикорпорати вные) и внешние . Во внутренних деловых встречах обычно принимают участие руководители компании разных уровней и ее сотрудники. Сюда, например, можно отнести заседания совета директоров, совещания руководителей, всевозможные производственные и проектные совещания, брейнсторминги, так называемые летучки и планерки, встречи один на один по рабочим вопросам, внутрикорпоратив ные презентации и т.д. В большинстве случаев такие встречи проходят на территории компании и регламентируются принятыми в ней внутренними правилами ведения бизнеса. К внешним деловым встречам (или внешним переговорам) относятся встречи с потенциальными или уже состоявшимися партнерами и клиентами. Так, целью проведения внешних деловых встреч может быть, например, привлечение внешних ресурсов в бизнес-проекты, создание совместных проектов или предприятий, привлечение VIP -клиентов, решение вопросов о слиянии либо поглощении и т.д.

По степени соблюдения формальности деловые встречи можно разделить на официальные и неофициальные . Структура и порядок официальных встреч во многих случаях строго регламентированы, требуют ведения протокола, и часто такие встречи завершаются подписанием каких-либо документов. Неофициальные деловые встречи обычно проводятся в непринужденной обстановке, часто за пределами территории компании и не обязательно завершаются принятием каких-либо имеющих юридическую силу решений. Степень формальности деловых встреч в значительной степени влияет на выбор места и времени их проведения.

В зависимости от целей проведения можно выделить целый ряд типов деловых встреч, которые условно можно объединить в три большие группы – информативные , консультативные и исполнительные . К информативным , например, могут относиться внешние деловые встречи, проводимые с целью презентации компании, внутрикорпоратив ные встречи, нацеленные на разъяснение политики компании ее сотрудникам и т.д. На такой встрече одной из ее сторон зачастую отводится роль слушателя, что не требует от нее какой-либо особой подготовки. Внутренние консультативные деловые встречи предполагают обсуждение какой-либо проблемы и поиск ее решения, получение инструкций, составление планов работы, рассмотрение разногласий и т.д. К внешним встречам консультативного характера можно отнести, например, обсуждение с ключевым клиентом или партнером особых условий и перспектив сотрудничества. Обе стороны в большинстве случаев активно участвуют в процессе переговоров и обмене мнениями. Внутренние и внешние деловые встречи исполнительного характера, помимо всего прочего, предполагают принятие ключевых бизнес-решений, заключение различных соглашений, определяющих дальнейшую политику сотрудничества, а иногда и судьбу самой компании, и т.д. Обычно это, если можно так сказать, встречи «в верхах». Зачастую именно такие деловые встречи (особенно внешние) требуют особой подготовки и проводятся в соответствующей деловой обстановке.

Разумеется, приведенная типология деловых встреч в зависимости от их целей не является абсолютной и исчерпывающей. На практике в большинстве случаев перед участниками переговоров ставится сразу несколько целей, что позволяет сделать такую встречу более продуктивной и сэкономить время.

Планирование деловой встречи

Проведение любой деловой встречи – конечно, если вы не хотите, чтобы ее результаты стали для вас сюрпризом, – требует тщательной подготовки. Когда участники не вполне себе представляют, чего от них, собственно, ждут и какие роли им в данном случае отведены, встреча рискует «провалиться». Поэтому вне зависимости от того, являетесь ли вы организатором встречи или приглашенной стороной, необходимо учитывать следующие аспекты:

• Цели деловой встречи: каких результатов вы хотите добиться?
• Участники: кто будет присутствовать на встрече и почему?
• Повестка: что планируется обсудить и какие решения планируется принять по результатам встречи?
• Документы: какие документы и материалы необходимо взять с собой на встречу?
• Место проведения: где будет проходить встреча? Место проведения часто является ключевым фактором, определяющим общую атмосферу переговоров. Если встреча будет проходить в ресторане, то по истечении некоторого времени атмосфера неизбежно станет менее формальной и более непринужденной, чем, например, в переговорной комнате.

В значительной степени успешность и эффективность деловой встречи зависит, безусловно, от ее организатора. Будь то официальные переговоры или неформальная беседа, их результаты определяются не только выбором участников, но и тем, насколько тщательно была проведена подготовительная работа – зачастую довольно кропотливая и скрупулезная. Однако имея представление о ключевых методах и факторах такой подготовки, можно существенно упростить себе эту задачу.

Предварительная подготовка к деловой встрече

Если вы являетесь инициатором деловой встречи, вы должны четко сформулировать для себя ее цели. Следующим шагом является разработка повестки мероприятия, которая является одним из ключевых аспектов подготовительног о этапа. В некоторых случаях при ее разработке имеет смысл поинтересоваться мнением других участников и организаторов встречи, если таковые имеются. Составьте список участников встречи и выберите дату и время ее проведения. При этом предусмотрите достаточный запас времени (в идеале одну-две недели) для урегулирования всех текущих вопросов и тех вопросов, с которыми вам, возможно, еще придется столкнуться в ходе подготовки. Если планируемой вами встрече предшествовала еще одна, возможно, будет полезным пересмотреть ее результаты, чтобы выделить те вопросы, которые не были рассмотрены должным образом, и включить их в повестку. На следующей встрече к этим вопросам следует обратиться в самом ее начале.

Место проведения и логистика деловой встречи

Логистика деловой встречи – это еще один ключевой аспект ее организации. Под логистикой понимается место проведения, физические размеры помещения, его достаточная вентиляция (особенно если предполагается большое количество участников или мероприятие планирует быть довольно длительным), освещенность (особенно если предстоит работать с документами, раздаточным материалом и т.д.), наличие туалетных комнат, наличие необходимого оборудования, канцелярских принадлежностей и средств визуального сопровождения. Зачастую деловые встречи проводятся в конференц-залах. Но вне зависимости от количества присутствующих места должно быть достаточно для всех. Поэтому если конференц-зал в вашем офисе не подходит для того, чтобы с комфортом разместить всех участников, вероятно, стоит рассмотреть возможность проведения встречи за пределами офиса. Необходимо также предусмотреть достаточное количество столов и стульев. И уж абсолютно непозволительно просить присутствующих самостоятельно обеспечить себя стульями, если по какой-то причине их не всем хватило.

Если в ходе переговоров может потребоваться какое-либо дополнительное оборудование (микрофон, наушники, проектор для презентации и т.д.), предусмотрите его наличие, настройте и проверьте исправность до начала мероприятия.

Неудобные стулья, недостаточное освещение и вентиляция, плохое визуальное сопровождение, ненастроенное оборудование – все это факторы, способные свести на нет даже самую дружественную и спокойную атмосферу.

Финальная подготовка перед деловой встречей

После того, как повестка окончательно сформулирована и согласована, следует разослать ее вместе с официальным приглашением всем предполагаемым участникам (за несколько дней до самой встречи). Непосредственно в день проведения встречи необходимо еще раз заблаговременно убедиться в том, что на месте ее проведения все подготовлено и настроено должным образом. Если предполагается использовать какие-либо раздаточные материалы, то их следует изготовить в достаточном количестве копий по числу участников. Следует также убедиться в том, что секретарь (или протоколист), если, конечно, планируется его присутствие, имеет в своем распоряжении достаточное количество необходимых канцелярских принадлежностей (ручки, журнал для записи и т.д.).

Что обрекает деловые встречи на провал

Вероятно, одним из ключевых организационных факторов, обрекающих деловую встречу на провал, является недостаточность участия. Если люди не принимают живого участия (хотя бы в качестве активных слушателей), такая встреча обречена на провал. К другим организационным факторам-ловушка м относятся:

• Проведение встречи без необходимости . Если встреча организована без действительной на то необходимости, у присутствующих неизбежно сложится ощущение пустой траты времени, принимать активного участия в обсуждении они не будут, и, скорее всего, просто будут игнорировать говорящего и переключатся на обдумывание каких-то более насущных вопросов
• Неясная цель деловой встречи . Если цель встречи заблаговременно четко не обозначена, у ее участников не будет возможности должным образом к ней подготовиться, и вряд ли такая встреча даст какие-то ощутимые результаты.
• Плохо подготовленная деловая встреча . Если повестка встречи не обозначена достаточно четко и подробно, то, скорее всего, сама встреча займет больше времени и даст менее ощутимые результаты по сравнению с хорошо подготовленной.
• Не те люди . Если на встрече присутствуют не те люди, на которых вы рассчитывали, то, вероятнее всего, результат такой встречи будет «нулевым». Если вы рассчитываете на встречу с вице-президентом компании, а в итоге пред вами предстает четвертый помощник его третьего заместителя, вы вряд ли получите ответы на интересующие вас вопросы.
• Место проведения . Место проведения деловой встречи играет весьма важную роль. Скорее всего, вы не станете приглашать президента компании на деловой обед в «Му-Му», правда?

Помимо факторов организационного характера, вам – не зависимо от того, участвуете ли вы в деловой встрече в качестве ее организатора или приглашенной стороны – следует учесть и некоторые другие моменты, которые относятся, скорее, к области делового этикета, но также играют немаловажную роль в формировании общего впечатления у ваших собеседников о вас, как о деловом партнере. Конечно, ситуации бывают разные, и форс-мажор на то и форс-мажор, чтобы быть неожиданностью и вносить свои коррективы, но все же:

• Сделайте все возможное, чтобы прибыть на встречу вовремя. В противном случае у ваших партнеров по переговорам сложится впечатление, что вы попусту тратите их время, что в наш век круглосуточного цейтнота может оказаться непозволительной роскошью. Если вы являетесь одним из приглашенных участников, встречу могут запросто начать без вас, и вам придется «догонять» дискуссию. Ваше опоздание как бы говорит: «Я не могу организовать сам себя и понятия не имею о тайм-менеджменте ». Вряд ли это именно то впечатление, на которое вы рассчитываете, не правда ли?
• Избегайте телефонных переговоров во время деловой встречи без действительной на то необходимости. Это, пожалуй, одна из самых раздражающих манер поведения. Принимая телефонный звонок, вы как бы тем самым даете понять вашим партнерам: «Ребята, вы такие замечательные, и все, что вы говорите, очень интересно, но у меня есть и более важные дела». В крайнем случае, если не принять звонок невозможно и если ситуация позволяет (например, если вы не являетесь единственным представителям одной из сторон переговоров), вежливо извинитесь и покиньте помещение. При этом недопустимо начинать разговор по телефону прежде, чем вы выйдете за дверь.
• То же самое касается и проверки электронной почты. В идеале лучше вообще оставить свой ноутбук за пределами переговорной комнаты, если он не нужен вам, например, для проведения презентации. И уж ни в коем случае не стоит поминутно проверять сообщения в телефоне. Вопреки расхожему мнению, это нисколько не подчеркнет вашу деловитость, а скорее, просто вызовет раздражение у ваших партнеров по встрече.
• Не заводите попутных разговоров с сидящими рядом. Даже если вам очень хочется поделиться с ними какими-то своими замечаниями или впечатлениями, которыми вам необходимо поделиться «вот прямо сейчас». Такие разговоры как минимум отвлекают вас самих и ваших собеседников, а как максимум могут сбить с мысли выступающего в данный момент. Если у вас возник вопрос, требующий обсуждения с одним из участников встречи за пределами общей дискуссии, сделайте себе пометку и вернитесь к нему в удобное время после того, как общие переговоры закончатся.
• Делайте заметки. Если вам нечего занести в записи, то зачем вы вообще пришли на встречу? Вы тем самым как бы говорите: «Ничего из того, что я здесь услышал, не представляет для меня интереса и не требует запоминания». Конечно, встречаются люди с исключительной памятью, которые в любой необходимый момент могут поминутно восстановить весь ход переговоров. Но ведь вы к таким не относитесь ? Тогда записывайте . Как минимум, это подчеркнет вашу заинтересованнос ть в обсуждаемом вопросе, а как максимум позволит вам самим по завершении встречи еще раз пересмотреть и проанализировать ее результаты.
• Не говорите слишком много. На деловой встрече нет ничего более раздражающего, чем человек, ощущающий острую потребность прокомментироват ь каждое чужое высказывание или «дорвавшийся до микрофона» и не дающий возможности высказаться другим. Дайте шанс каждому желающему высказать свою точку зрения. В конце концов, для того вы и собрались.
• Не перебивайте говорящих. Даже если вас посетила какая-то гениальная идея, которой необходимо поделиться в ту же секунду. Сделайте пометку для себя, вам дадут возможность высказаться чуть позже. И уж тем более нет ничего хуже, чем собеседник, регулярно перебивающий выступающих и меняющий тему разговора. Не становитесь таким собеседником . Это не в вашу пользу .
• Всегда приходите подготовленным. Ваша неподготовленнос ть обязательно будет замечена вашими партнерами и не лучшим образом скажется на вашем деловом имидже. Если вас пригласили на деловую встречу, позаботьтесь о том, чтобы заблаговременно ознакомиться с ее повесткой, попросите организатора вам ее предоставить, если он сам по какой-то причине забудет об этом. Заранее проработайте вопросы, которые планируется обсудить. Возможно, потребуется захватить с собой какие-то документы и печатные материалы. Их также следует подготовить заранее, чтобы не метаться по кабинету за пять минут до начала мероприятия в тщетных поисках. Одним словом, сделайте все, чтобы для ваших собеседников стало очевидно, что вы прибыли на встречу с самыми серьезными намерениями. Ведь вряд ли вам захочется выглядеть в духе «мимо проходил, заскочил на минутку».
• Будьте в меру кратки и лаконичны. Нет никакой необходимости отвечать пространным рассказом на конкретный вопрос. Это лишь неоправданно затянет встречу. Чем быстрее будут рассмотрены все включенные в повестку вопросы, тем быстрее вы с вашими собеседниками сможете вернуться к своей работе.
• И наконец, если того требует ситуация – говорите. Не нужно играть роль молчаливой мебели. Будьте активным участником диалога, участвуйте в обсуждении. Ведь, в конце концов, для чего-то же вас пригласили на встречу. Значит, ваше мнение важно и интересно, значит, вас тоже хотят услышать. При выборе линии поведения на деловой встрече не последнюю роль играет и личность ваших партнеров по переговорам. Особенно порой представляется сложным определиться, как стоит и не стоит себя вести на деловом мероприятии, если вашими собеседниками являются представители другой страны, ведь, если верить известной поговорке, в каждом монастыре – свой устав, и иногда неверный жест или высказывание могут не только показаться странными, но даже обидеть вашего потенциального партнера. Поэтому если вы готовитесь к встрече с иностранным гостем, не лишним будет хотя бы вкратце ознакомиться с рекомендациями по деловому этикету, принятому в его стране. Так, например, гостю из Китая при приветствии не стоит жать руку слишком крепко и смотреть прямо в глаза, так как в его стране это в большинстве случаев расценивается как навязчивость и даже грубость. Рукопожатие должно быть легким и несколько затянутым, взгляд лучше направить ниже уровня глаз собеседника с легким поклоном головы в знак уважения. При обмене визитными карточками их принято держать двумя руками лицевой стороной вверх. После того, как вы получите визитную карточку, обязательно нужно прочитать то, что на ней написано. Ни в коем случае не нужно молниеносным движением прятать ее в карман, представители китайской стороны этот жест истолкуют как равнодушие к ним лично. Если вы хотите порадовать гостя небольшим подарком, то не стоит дарить чего-либо очень дорогого. Пусть это будет небольшой сувенир, но при этом обязательно нужно его должным образом упаковать, ваш гость это оценит. Деловые встречи с китайцами часто бывают довольно продолжительными и – как иногда может показаться – лишенными какой-то конкретной цели. Очень часто они лишь служат способом установить более близкий, дружественный контакт, от которого целиком и полностью может зависеть дальнейшее развитие общего дела. Более того, для установления продуктивных отношений таких встреч может потребоваться несколько. Даже если они вам кажутся переливанием из пустого в порожнее, не пренебрегайте ими, они пойдут на пользу вашему бизнесу. Китайцы в большинстве случаев ориентированы на длительные деловые отношения, и времени на выяснения того, стоит ли полностью доверять своему партнеру, как самому себе, они не жалеют. Ставьте долгосрочные цели, рисуйте долгосрочные перспективы – ваши усилия не пропадут даром. И всегда помните о сдержанности и дипломатичности. Чрезмерная категоричность в общении с китайцами абсолютно недопустима. Если ваш партнер приехал из Японии , то приготовьтесь к довольно затяжным и неспешным переговорам. Японцы не любят торопиться. Поэтому лучше не планировать ничего сразу после завершения встречи: не всегда возможно угадать, когда именно эта встреча закончится. Начаться встреча вполне может с непринужденной беседы обо всем и ни о чем. Так японцы устанавливают личный контакт. Не проявляйте нетерпения, даже если вам кажется, что «светская беседа» несколько затянулась. Японские гости оценят ваше участие. Терпение и спокойствие – ваши главные помощники, если вы хотите, чтобы переговоры принесли хорошие плоды. С большим уважением следует отнестись к полученной вами визитной карточке гостя. Ни в коем случае не стоит делать на ней каких-то отметок или что-либо записывать. Карточку на время переговоров лучше положить рядом с собой на стол лицевой стороной вверх. Вручая свою карточку и получая карточку гостя, необходимо держать их двумя руками. Также японцы любят вручать и принимать подарки. Подарок не должен быть дорогим, но обязательно должен быть качественным и в подобающей упаковке. Плохим знаком будет подарить что-либо острое – например, сувенирный нож. Это знак того, что вы желали бы прервать отношения, даже если вы совсем не это имели в виду. Так же, как и при общении с китайцами, следует помнить, что успех бизнеса зависит от того, насколько успешными будут ваши личные отношения с партнерами. Даже если они не станут дружественными, в любом случае не стоит забывать об уважительности, дипломатичности, сдержанности и вежливости. Эти качества азиатские партнеры ценят, пожалуй, превыше всего. Скромность – еще одна черта, присущая представителям этой культуры. Не говорите слишком много хорошего о себе лично, если хотите подчеркнуть свои преимущества по сравнению, например, с конкурентами, лучше лишний раз похвалите свою команду и компанию. Кроме того, следует помнить о том, что в азиатских странах, в отличие от европейской деловой среды, зачастую устное слово ценится столь же высоко, как и печатное. Не давайте обещаний, которые не сможете выполнить, чтобы не прослыть ненадежным партнером. Британцы проводят деловые встречи довольно часто, чаще, чем это может показаться необходимым. Поэтому в большинстве случаев они не готовятся к ним слишком уж тщательно. Не удивляйтесь, если во время переговоров вам покажется, что вы пришли на них «слишком подготовленным»: для британцев деловые встречи – это зачастую форум для открытых обсуждений. Повестка имеет право быть, но это не значит, что ее обязательно будут придерживаться. Если возникает какой-либо вопрос за ее рамками, который уместно обсудить «вот прямо сейчас», то, скорее всего, ваши гости не станут откладывать дело в долгий ящик. Не пытайтесь единолично управлять процессом обсуждения и выстраивать его в соответствии с вашими планами, иначе у ваших гостей сложится впечатление, что вы пришли на встречу с уже готовыми решениями и их участие в переговорах в принципе не так уж и важно. Стоит также помнить о том, что англичане довольно сдержанны и дипломатичны, не приемлют открытой конфронтации и стараются обходить острые углы. Поэтому сколь бы ни был для вас критичен обсуждаемый вопрос, не стоит занимать агрессивную позицию. Результат может оказаться плачевным. Англичане традиционно являются хорошими и достаточно гибкими переговорщиками, в большинстве случаев они вас уважительно выслушают, даже если в корне с вами не согласны. Ну и, наконец, не стоит забывать и о пресловутом «английском» юморе. Юмор на деловой встрече не только допускается, но и приветствуется. И если вы умеете удачно пошутить, англичане это, безусловно, оценят. Главное, чтобы шутки были понятны обеим сторонам. В противоположност ь британцам, представители Германии любят приходить на встречу подготовленными до такой степени, что может показаться, что они для себя уже все решили и пришли лишь для того, чтобы сообщить вам о результатах. На самом деле это не так. Они просто любят иметь свою твердую, тщательно проработанную точку зрения. Но это не говорит об их непреклонности и несгибаемости. Они всегда готовы поучаствовать в дискуссии. Однако и вам следует быть как можно более подготовленным, чтобы, как говорится, не ударить в грязь лицом. Не стоит приходить на встречу с немцами с мыслью «авось куда-нибудь выплывем». Вряд ли вы выплывите туда, куда вам нужно. Кроме того, немцы больше доверяют печатному слову, нежели устному. Поэтому именно на встрече с ними вам, как никогда, могут пригодиться различные документы, визуальные материалы и т.д. Не пренебрегайте ими. Если вы понимаете, что на встрече могут быть затронуты вопросы, в которых вы не являетесь специалистом, лучше захватите с собой человека, который чувствует себя в этой области, как рыба в воде. Это именно тот случай, когда лучше «пере-», чем «недо-». И не пугайтесь, если во время переговоров у вас возникнет ощущение конфронтации. Это немцы, именно таким они зачастую видят конструктивный диалог. Излишняя «азиатская» дипломатия – не их стиль, при этом уважительное отношение к собеседнику и даже некоторый «официоз» им, разумеется, не чужды. Немцы очень высоко ценят свое и чужое время (как говорится, время – деньги), поэтому при общении с ними очень важно помнить о пунктуальности. Ходить вокруг да около немцы не любят, так как это тоже пустая трата времени (читай – денег). Поэтому не стоит «лить воду», приготовьтесь формулировать свою точку зрения четко, последовательно и однозначно и высказываться сугубо по существу. Если ваши партнеры из Индии , то тут в значительной степени методы ведения переговоров будут зависеть от того, какой политики придерживается та компания, которую они представляют. Многие индийские компании в настоящее время ориентированы на европейские принципы ведения бизнеса, и во многом копируют европейский стиль проведения переговоров. Однако если компания все-таки придерживается традиционной модели бизнеса, то при общении с такими партнерами у вас могут возникнуть некоторые затруднения. Во-первых, деловая встреча, скорее всего, будет носить намного более неофициальный характер, чем вы к этому привыкли, особенно если тон задается пригласившей вас индийской стороной. Например, переговоры совершенно спокойно могут прерываться внезапно входящими в помещение посторонними или вашим собеседником, которому потребовалось принять телефонный звонок. Не демонстрируйте своего раздражения. Просто отнеситесь к этому, как к обыденному и вполне нормальному явлению. Во-вторых, индийцы не так ценят время, как европейцы, с этим просто нужно смириться. Поэтому как бы ни было дорого вам ваше время, но часть его, скорее всего, придется потратить на обсуждение вопросов, не имеющих отношения к делу. В ведении бизнеса индийцы большое значение придают личным отношениям, и такие разговоры на отвлеченные темы помогают им поближе узнать собеседника. Продемонстрируйт е свою готовность к такому диалогу и ни в коем случае не пытайтесь повернуть его в нужное вам русло. Будьте терпеливы. И еще один немаловажный момент, который следует учитывать при налаживании бизнеса с традиционной индийской компанией: для индийцев зачастую подписанный контракт не означает окончательную и бесповоротную договоренность о чем-либо. Для них это, скорее, лишь отправная точка, констатация наиболее удобных условий на данный момент. Кроме того, индийцы зачастую склонны говорить то, что вы в данный момент хотите от них услышать, и охотно готовы согласиться на все ваши предложения, так как им бывает трудно прямо выразить свое несогласие. Поэтому лучше лишний раз еще раз обговорить то, что вызывает у вас сомнения, чтобы избежать недоразумений в будущем. В знак благодарности у индийцев принято дарить и получать подарки. Например, это может быть небольшой и недорогой сувенир в хорошей упаковке. При этом цвет упаковочной бумаги может быть любым, кроме белого или черного: эти цвета считаются в Индии «несчастливыми». Ваша первая встреча с бразильскими партнерами, скорее всего, начнется достаточно официально. Последующие же будут проходить в более неформальной атмосфере. Бразильцы не отличаются большой пунктуальностью и не особенно ценят свое, да и чужое время, встреча может начаться немногим позже намеченного времени и затянуться дольше, чем вы планировали. Не стоит проявлять раздражения по этому поводу и «подгонять» собеседников. Сохраняйте спокойствие и терпение. То же можно сказать и о соблюдении повестки деловой встречи. Даже если она есть, не ждите, что ее будут придерживаться «от и до». Скорее всего, все вопросы, выделенные для обсуждения, будут рассмотрены, но не обязательно в том порядке, к которому вы готовились. При общении с бразильцами стоит помнить об их латиноамериканск ом темпераменте. Их чрезмерная эмоциональность совершенно не говорит об их конфликтности, а лишь означает, что то, о чем идет речь, им действительно интересно. Бразильцы активно используют язык тела, любят стоять очень близко к собеседнику и смотреть прямо в глаза, что у некоторых людей может вызывать ощущение нарушения «личного пространства» и чувство дискомфорта. Постарайтесь к этому привыкнуть. В целом можно сказать, что бразильцы открыты для общения и установления достаточно близких дружественных связей. Личные отношения для них всегда на первом месте, поэтому время, потраченное на развитие таких отношений, никогда не окажется потраченным зря. В конце встречи не старайтесь как можно быстрее раскланяться и исчезнуть, не демонстрируйте поспешности, даже если вы на самом деле спешите. Лучше заранее рассчитывать на то, что встреча может оказаться достаточно продолжительной, и предусмотреть необходимый запас времени. Даже если переговоры завершились довольно поздно, задержитесь чуть дольше, чтобы лишний раз подчеркнуть свою неспешность, беззаботность и расслабленность. Эти качества ценятся бразильцами очень высоко.

Подготовка и проведение деловых встреч, приемов

.Подготовка и проведение деловых встреч

1.1 Предмет деловой встречи

Эффективное проведение деловой встречи требует серьезной и тщательной подготовки.

Предметом деловой встречи является вопрос, проблемы, которые нужно рассмотреть во время встречи. Кроме встреч с целью решения деловых проблем проводятся также протокольные встречи, которые еще называют «визитами вежливости», поскольку они проводятся с целью личного знакомства или выявления внимания к партнеру по определенному поводу.

О деловой встрече следует договариваться заранее. В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за 2-3 дня. Об организации деловой встречи можно договариваться по электронной почте, по телефону.

Особенно тщательной должна быть подготовка к встрече с иностранцами. Нужно предусмотреть все элементы программы их пребывания: порядок встречи, персональный состав участников, участие представителей прессы, обмен сувенирами, приветственные речи, размещение в гостинице, деловая часть, культурная программа, неофициальные приемы, провода.

1.2 Место проведения деловой встречи

Место проведения встречи имеет важное значение для сторон переговорного процесса, ведь может стать важным аспектом эффективности встречи для одной или всех сторон переговоров. Существуют следующие варианты выбора места проведения деловых встреч: на своей территории, на территории партнера, на нейтральной территории и с помощью средств коммуникации (дистанционно).

Большинство деловых людей предпочитают проведению встреч на своей территории (в помещении своей фирмы).

Встреча на своей территории дает возможность выгодно для себя использовать статус хозяина. Ведь в этой ситуации очень часто срабатывает выражение «дома и стены помогают». Хозяин может набором соответствующих тактических приемов влиять на процесс течения переговоров. Это средства организационного плана: выбор и устройство помещения, размещение участников за столом переговоров, организация переговорного процесса (затяжки, перерыва), организация культурных и социальных программ.

Организационные средства связаны с психологическими. Ведь формы и уровень организации переговорного процесса создают соответствующую психологическую атмосферу (дружелюбия, давления, напряженности, манипуляции и т.д.). Примером может быть оформление офиса Размер стола, дистанция между хозяином и посетителем, форма, размер стула (кресла), который предлагается посетителю т.д.). Кроме того, уже сам статус гостя будет вызывать у человека определенную психологическую напряженность.

Важно также то, что хозяева не тратят время и силы на преодоление усталости после дороги и на адаптацию к среде. Они могут использовать имеющиеся возможности своего офиса: телефон, факс, Internet, секретарские услуги, комнаты для отдыха, помощь экспертов, юристов, вышестоящих лиц и др.

Подготовка помещения. При подготовке помещения к деловой встрече (переговоров) специалисты по научной организации труда советуют придерживаться следующих основных требований: чистота, порядок, проветренность, отсутствие шума, благоприятная для обеих сторон температура помещения, комфортное освещение.

Наиболее пригоден цвет стен для встреч - это светло-голубой цвет помещения.

Интерьер помещения для переговоров улучшится при наличии ваз с цветами, картин.

Территория партнера. Существуют случаи, когда лучше проводить переговоры на территории партнера. В первую очередь это возможность получить дополнительную информацию о партнере, его фирму.

Уже сам факт, что вы согласились провести переговоры на территории партнера, является элементом уважения к партнеру, демонстрирует серьезность ваших намерений и может убедить другую сторону в том, что с вами стоит иметь дело.

Эффективность выбора вариантов вышеприведенных встреч зависит от ситуации. Но лучшим является вариант организации попеременных встреч на «своей территории» и на «территории партнера».

Нейтральная территория. Важно то, что встреча на нейтральной территории не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективным этот вариант может быть при решении конфликтных ситуаций.

С этой целью в гостиницах, бизнес центрах создаются специально приспособленные для этого помещения. Во многих случаях для переговоров используются конференц-залы.

В случае необходимости неофициального общения встреч за рубежом используются загородные деловые клубы для бизнесменов. В случае отсутствия широкой сети подобных учреждений, в нашей стране используются рестораны (кафе).

Дистанционно. Развитие международной телефонной связи, фототелеграфа (факс), сотового телефона, сети Internet, видеокомуникаторив (конференц-видеосвязь) позволяет облегчить процесс организации и проведения переговоров и в значительной мере отказаться от организации очных встреч. Современные средства связи позволяют осуществлять прямой электронный контакт с передачей изображения и звука.

Временные границы. Важным шагом к успеху деловой встречи является правильный выбор времени и дня недели. Нужно учитывать обстоятельства деловой жизни, деловые привычки партнеров, часы их оптимальной работоспособности.

Так, некоторым людям лучше работается утром, их называют «жаворонками», другим вечером - это «совы», промежуточный тип называют «голубями». По исследованиям ученых «совы» составляют примерно 33%, «жаворонки» - 17%, а «голуби» - 50% от общего количества людей.

1.3 Время проведения деловых встреч

Психологи предлагают при организации переговоров учитывать такие факторы Не нужно планировать встречу непосредственно перед обедом. Мысли о еде мешать конструктивному общению. Но если встреча уже предусмотрено, будет хорошо в процессе переговоров предложить партнерам чашку кофе, чай, что-то немного поесть.

Не следует планировать встречу сразу же после обеда. Нужно предоставить партнерам собраться с мыслями и проверить необходимую информацию.

Понедельник, с одной стороны, не лучший день для встреч. Ведь людям нужно время, чтобы настроиться на рабочий ритм после выходных. Хотя, с другой стороны, в понедельник преимущество «свежей головы», в этот день встречаться для обсуждения важных проблем, планируя закончить их до конца недели.

Пятница, когда все уже ожидают выходных, не лучший день для того, чтобы начинать угодно.

Необходимо обсуждать продолжительность встречи. Ведь может случиться так, что ваш партнер, которого не предупредили о продолжительности встречи, через полчаса после начала встречи извинится и, сославшись на необходимость выполнения своих не менее важных дел, оставит вас. Обусловленного времени проведения встречи принято обязательно соблюдать.

Договорившись о времени проведения встречи, необходимо быть точным. Опоздание рассматривается как оскорбление принимающего лица и может отразиться на ходе переговоров. В случае допустимой задержки нужно найти возможность, пусть даже за короткое время, предупредить партнера и соответственно извиниться.

1.4 Состав делегации

Переговоры между двумя представителями проводятся очень редко. Поэтому элементом протокола деловой встречи является обусловливание состав ее участников. В состав делегации входят:

непосредственные участники переговоров;

компетентные консультанты (эксперты);

вспомогательный персонал (переводчики, стенографисты, водители, секретари и др.).

В основе договоренности должен быть принцип равной численности делегаций с обеих сторон. Более многочисленная делегация психологическое преимущество. В силу определенных обстоятельств могут быть отклонения от принципа паритетности, но при условии, если вы убедите в этом партнеров.

Переговоры тем эффективнее, чем меньше количество их участников. Поэтому, если необходимо как можно скорее их провести, надо уменьшить численный состав сторон, тем более, что нередко увеличение количества участников переговоров приводит к недоразумениям.

Списки переговоров, с указанием фамилии, имени и отчества, места работы и должности участника, заносятся в протокол.

Обмен протокольными спискам, как правило, происходит в начале встречи. Если же списки заранее не составлены, то для владения информацией об участниках встречи стороны обмениваются визитными карточками.

Кроме численности обусловливается также и уровень участников встречи. Уровень представительства должен быть примерно одинаковым. Подбор состава и уровня участников переговоров зависит от того, какое значение придают встречи ее участники, от характера сделки и национальных особенностей участников переговоров. Так, китайские делегации на переговорах отличаются численностью, а американцы предпочитают небольшим группам. Повышает имидж делегации наличие в ее составе представителя другого пола.

1.5 Материалы для обсуждения

Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную подготовку материалов. Существуют соответствующие категории документов, которые обсуждаются в ходе деловых отношений:

документы, отражающие позицию участников встречи по широкому кругу вопросов и, как правило, содержат рекомендации по вопросам, которые будут рассматриваться;

проекты различных соглашений, протоколов или договоров, которые предлагаются в качестве основы для проведения переговоров;

проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Сложным, но важным элементом подготовительной работы является подбор различных документов по вопросам, которые предполагается рассмотреть. Это официальные справки и документы, вырезки и газет и журналов, которые содержат сведения о партнере и его бизнес, это данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке. Несмотря на то, что все это требует больших усилий, знаний и времени, в итоге такая работа себя оправдывает. Так, в своей работе «Как выжить среди акул» X. Маккей отмечает, что знать хоть что-то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. Если знаете своих клиентов, если известны их специфические интересы и черты характера, то всегда будет основа для установления контакта. Предлагает анкету из 66-ти пунктов, включает вопрос о личных данных клиента, образование, семейное положение, предыдущей деятельности, особые интересы, стиль жизни и др., И дает возможность лучше «узнать» клиента.

Оптимальным результатом договоренности является осознание каждым ее участником, что он получил определенную выгоду по сравнению с исходной ситуацией.

1.6 Расстановка и оборудование столов

Важным элементом подготовки помещения к деловой встрече является оборудование столов.

Психологический аспект влияния на участников встречи может носить форма стола. Так, по мнению австралийца Алана Пиза, квадратный стол не располагает к доверию и способствует созданию атмосферы соревнования. Такая форма стола пригодна для проведения коротких деловых переговоров. Переговоры за круглым столом предусматривают неформальный характер встречи и свободный обмен мнениями. Небольшой журнальный столик помогает дружеской беседе и служит проведению визитов вежливости

На столах раскладываются для каждого участника блокноты, авторучки, карандаши, проспекты. Стулья или кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола для переговоров принято расставлять группами бутылки с минеральной водой и чистыми стаканами.

Желательно позаботиться о кофе или чай. Для этого необходимо предусмотреть на столах для переговоров самовар, несколько хороших сервизов, чай, кофе, печенье, фрукты, пирожные или кондитерские изделия.

Если поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что курить можно, но прежде чем зажечь, необходимо спросить разрешения у присутствующих лиц. Если же курить нельзя, должно быть подготовлено помещение для курения во время перерыва.

1.7 Встреча делегации

Подготовкой помещений для деловых встреч обычно занимаются либо специально наемные работники фирмы, или приглашенные специалисты.

Важным элементом делового протокола является организация встречи делегации. В первую очередь, необходимо правильно определить уровень встречающих. Встречать должен тот, кто приглашал, подписывал письмо с приглашением, но как исключение - один из его заместителей.

При встрече делегации, особенно зарубежной, необходимо придерживаться определенных протокольных правил

Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации.

Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3-х человек.

Если гость приезжает вместе с женой, то председатель принимающей делегации встречает его также со своей женой.

Первым представляется глава, который принимает делегацию, и если на встречу приехала его жена, то он отрекомендовывает ее гостям.

Вторым представляется гость - глава иностранной фирмы, который отрекомендовывает также и свою жену.

Председатель принимающей делегации потом отрекомендовывает своих сотрудников - членов делегации, приехавшие встречать гостей, по рангам. Если среди встречающих есть женщины, то их отрекомендовывает в первую очередь. Если женщин немного, то их рекомендуют по рангам, а затем мужчин - также по рангам.

Руководитель делегации, приехавшей после этого таким же образом отрекомендовывает членов своей делегации.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем женщинам - участникам делегации или прибывшим вместе с членами делегации. При встрече и проводах в аэропорту или на вокзале следует преподносить цветы, завернутые в целлофан (мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилейных дат).

Встреча делегации неизбежно связана с размещением в автомашинах. Знание правил посадки согласно международной протокольной практики необходимо каждому члену делегации. Их должен знать и водитель, и переводчик, и руководитель делегации, и его жена (Приложение 17).

Прежде, машина имеет подаваться так, чтобы правая дверь были обращены к тротуару. Первым и садится, и выходит пассажир, занимающий почетное место. Если условия не позволяют водителю подать машину правым боком к тротуару, то почетный пассажир садится в машину через левую дверь. Они также садятся через левую дверь.

Почетный пассажир занимает место на заднем сиденье с правой стороны по ходу автомобиля, у него - хозяин или руководитель встречающей делегации. Рядом с водителем может сесть охранник, репортер и, как исключение, переводчик. Лицо, занимающее почетное место, выходит через правую дверцу, а остальные, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте - через левую.

2. Подготовка и проведение приемов

2.1 Приёмы и их сущность

Приёмы и их сущность

Приёмы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти два века назад созерцал Байрон.

Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению имеющихся вопросов в неофициальной обстановке.

Традиции проведения приёмов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого принято придерживаться.

Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.

2.2 Назначение и подготовка проведения приёмов

Назначение и подготовка проведения приёмов

Приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём проводится: а) по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б) по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приёмы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы - это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского «начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

подходить к столу следует только после приглашения или после того, как к столу пошли остальные присутствующие;

гости берут тарелки из стопки, стоящие в начале стола, и движутся вдоль стола в одну сторону (чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

неучтиво находиться возле стола с дымящейся сигаретой;

некрасиво наваливать на тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения: полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной тарелке;

следует брать ровно столько, сколько можно съесть;

закуски перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть положить общий прибор на место;

для десерта и сладких блюд необходимо взять чистые тарелки;

мужчина может угостить даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками (» на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые в бутерброды - канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.

Обед - наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с рассадкой - каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

женщину не сажают с женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина;

мужа не сажают рядом с женой;

два иностранца из одной страны не сидят вместе;

последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения (но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей «не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

Заключение

В ходе проведенной работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к деловой встрече или приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.

Деловые встречи и приемы необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать как вести себя на нем. Этому и была посвящена проведенная работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов:

Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую рациональность.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.

Список литературы

) Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002.-с. 208.

) Данкел. Деловой этикет - Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. - 370.

) Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика. - М.: Дело, 2003.-с. 496.

) Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера.-М.: Финансы и статистика, 2000.-с. 354.

) Яшин В.В Деловая этика. - М.: Дело, 2002.-с. 342

Приложение

деловой встреча прием делегация

Раскладка на официальных приемах: 1 - 12 гости в порядке официального старшинства

Раскладка на официальных приемах с хозяйкой: 1 - 14 гости в порядке официального старшинства

Неофициальный прием. Стол П-образный, хозяин и хозяйка сидят напротив друг друга. Этого плана рассадки, хотя он и принят в международной практике, следует избегать, т. к. гости 7-12 практически не могут общаться с хозяином

На официальных завтраках и обедах рассадка гостей проводится в соответствии с их рангом в порядке протокольного старшинства.

Официальные должностные лица, имеющие ранг или титул, находящиеся в отпуске или не у дел, другими словами, не выполняющие своих функций, соответствующих своему рангу, уступают старшинство гостям того же ранга, находящимся в активной работе. Если гость выполняет обязанности более высокие, чем положено ему по рангу, он занимает положенное ему самое высокое место.

Поскольку женщины все чаще и чаще занимают высокое положение в выборных органах и на административных постах, на официальных завтраках и обедах женщины рассаживаются среди мужчин в зависимости от их ранга.

На неофициальных завтраках и обедах, где присутствуют мужчины и женщины, по возможности не рассаживаются рядом. В таких случаях, если только женщина не является главой представительства, женщины рассаживаются в соответствии со старшинством мужей.

Вдовы сохраняют ранг мужей. Женщины без сопровождения мужчины рассаживаются в соответствии с возрастом, положением или почетным званием. Замужние женщины имеют старшинство выше вдовствующих или разведенных. Все женщины по старшинству выше молодых девушек, если только их ранг и выполняемые обязанности или почетные звания не дают кому-либо из них особого предпочтения.

Муж женщины, занимающей официальное положение, садится среди мужчин в соответствии с рангом жены, если занимаемое им положение не дает ему право на более почетное место.

На встречах, где присутствуют как официальные должностные лица, так и выдающиеся деятели, неизбежны противоречия между старшинством по праву и старшинством по соображениям вежливости. В этих случаях необходимо учитывать следующие правила:

·всегда принимается во внимание относительное старшинство лиц, занимающих официальное положение;

·когда старшинство определено, почетные гости размещаются среди должностных официальных лиц, с отданием предпочтения по соображениям вежливости лицам, занимающим высокое положение и имеющим большее влияние в общественной жизни;

·преимущество иностранных гостей общепринято. Равные по рангу иностранные гости занимают более высокое место, чем граждане своей страны. Граждане, работающие за пределами своей страны, имеют более высший ранг, чем их соотечественники.

На приемах типа завтрак, обед, ужин гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Места за столом делятся на более и менее почетные. Самое почетное место справа от хозяйки (на неофициальном приеме) или справа от хозяина (на приеме официальном). Далее идут места слева от хозяйки и хозяина по мере удаления менее почетные.

На официальном приеме, где приглашенные присутствуют без жен или мужей, главному гостю предлагается место за столом напротив хозяина.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.