Деловая встреча: как получить максимальный результат. Правила деловой встречи

Правы те, кто считает, что встречаться надо чаще. Известная в США и Европе консультант по маркетингу, основатель и президент компании High Tech Connect (Сан-Франциско) Рене Шимада Сигель говорит, что даже если вы работаете в IT-сфере, где виртуальное общение воспринимается естественно, успешными станете только в том случае, если не будете игнорировать личные встречи.

Мы позвали несколько независимых консультантов в офис и с еще несколькими общались в Skype, - рассказывает она в своем блоге. - Тема была одна и та же - бизнес-проект, в котором должны были участвовать компании этих людей. В первом случае мы намного лучше сориентировались в возможных проблемах. Жесты и мимика рассказали обо всех тонкостях. В личном разговоре участвуют эмоции, мы видим неприкрытые расстоянием страх, доверие, дружелюбие и искренность. Мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество.

В личном разговоре мы «читаем» партнеров. Это огромное преимущество

Не прячьте цели

О совещании как эффективном инструменте управления внутри компании мы уже говорили здесь. Деловая встреча в контексте данной статьи — это контакт с внешними партнерами: клиентами, контрагентами, подрядчиками. Поэтому она отличается от совещаний, хотя общие принципы ее подготовки и проведения те же:

• цель;
• план;
• резюме (протокол).

Нюансы обусловлены тем, что участниками встречи являются люди, которых мы не можем обязать и не можем им приказать. Можем лишь заинтересовать, обаять, убедить. Или наоборот — оттолкнуть или напугать.

О необходимости ставить цель много говорить не будем — и так понятно, что разумный человек не потащится по пробкам на другой конец города, не понимая, зачем. Отметим лишь, что цель не только должна быть определена, но и донесена до тех людей, с которыми вы хотите встретиться.

Чтобы не было разнотолков в трактовке, ее надо записать. Но без разных там «требуется», «назрела необходимость» и так далее. Это вам требуется и у вас назрело, а для партнера вашей проблемы может вообще не существовать в природе. Поэтому будьте тактичны, ставьте себя с партнером вровень, даже если в реальности вы выше его на голову.

Ищите женщину

Поставили цель — рисуем план. То есть на том же листочке, где тактично сформулировали цель, записываем вопросы, которые хотим обсудить. Тогда во время деловых переговоров и вы не упустите ничего важного, и партнеры будут знать, к чему готовиться. Обязательно укажите, что они могут дополнить или скорректировать ваш план. Только попросите уведомить вас о внесенных изменениях.

Далее надо продумать, кто с вашей стороны примет участие во встрече. Полезны носители эксклюзивной информации, специалисты по ведению переговоров, сотрудники, способные оперативно предлагать нестандартные решения в изменяющейся ситуации. Привлекательная женщина в составе группы тоже будет плюсом. Количество участников встречи с обеих сторон должно быть одинаковым. Оптимальный вариант — два человека: один ведущий, другой дополняет и фиксирует информацию.

Заранее обсудите с участниками цели и желаемые результаты встречи. Каждый должен понимать, какова его роль, и что от него ожидают. Мягко напомните коллегам, что инициатива в вашей компании, конечно, не наказуема, но неуместное ее проявление не приветствуется.

Если вы не первое лицо компании и не представляете планируемую встречу без участия руководителя, потрудитесь объяснить ему, зачем он будет нужен. Шеф, без сомнения, оценит ваш профессионализм, если вы изложите свои доводы за пару-тройку минут.

Получив согласие, в письменном виде снабдите босса максимальной информацией о второй стороне, предмете встречи и ожидаемых результатах его участия.

Памятуя, что лучше один раз увидеть, чем потом семь раз резать, подготовьте наглядные материалы: презентации, буклеты, проспекты, визитки.

Углы не располагают к доверию

Место встречи выбирается с учетом ее целей, задач, статуса участников и реалий ситуации. Возможны три варианта: на вашей территории, в офисе партнера и в «нейтральных водах».

Приглашая к себе, вы берете на себя роль гостеприимного хозяина и показываете свое хозяйство изнутри. Дома, конечно, даже стены помогают, но они должны произвести на гостей нужное вам впечатление.

Как утверждает австралийский писатель и психолог Аллан Пиз, даже форма стола влияет на настрой участников встречи. Квадратный или прямоугольный стол, говорит он, не располагает к доверию и создает атмосферу соревнования. Переговоры за круглым столом задают встрече неформальный характер и указывают на возможность свободного обмена мнениями. Небольшой журнальный столик располагает к дружеской беседе.

Принимая приглашение партнера приехать в его офис, вы оказываете уважение, которое будет особо оценено, если ваш статус в бизнес-среде выше. Вы, в свою очередь, сможете лучше понять, чем и как живет компания, с которой предстоит сотрудничать.

Нейтральная территория ставит участников в равные условия, поэтому она лучше всего подходит для обсуждения спорных ситуаций и поиска выхода из конфликтов.

Будет неплохо, если продумаете, как сесть за столом. Если расположитесь напротив друг друга, это добавит официальности. Сели рядом — значит, предлагаете дружеский диалог.

Футбол в помощь бизнесу

Продолжительность встречи оговоривается заранее. Затягивать рандеву можно лишь при наличии веских оснований.

Считается, что наименее продуктивны встречи, назначенные на понедельник (тяжелый день) и вторую половину пятницы (в мыслях уже банька и шашлыки).

Не стоит намечать встречу перед обедом, когда в мозгу доминируют сигналы от опустевшего желудка, и сразу после него, когда хочется спокойно посидеть, а не обсуждать деловые вопросы.

А вот совместить обед с деловыми переговорами при наличии доброй воли обеих сторон вполне приемлемо.

Во время разговора показывайте свою открытость, готовность искать компромиссы, нацеленность на устраивающий всех результат. Обращайте внимание не только на слова, но и на тон, мимику, жесты. Невербальная информация не менее ценна, чем словесная.

Допустимо разбавить деловую часть неформальным общением, например, обменяться впечатлениями от вчерашнего футбольного матча. Это позволит установить отношения, близкие к дружеским.

По результатам встречи следует подготовить резюме, в котором прописать достигнутые договоренности. Составляют его обе стороны, совместными усилиями оттачивая формулировки. Инициатор встречи отправляет готовый текст другой стороне и всем участникам со своей стороны.

Новые контакты, полученные на встрече, заносятся в единую базу компании.

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете

© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Подготовка и проведение деловых встреч, приемов

.Подготовка и проведение деловых встреч

1.1 Предмет деловой встречи

Эффективное проведение деловой встречи требует серьезной и тщательной подготовки.

Предметом деловой встречи является вопрос, проблемы, которые нужно рассмотреть во время встречи. Кроме встреч с целью решения деловых проблем проводятся также протокольные встречи, которые еще называют «визитами вежливости», поскольку они проводятся с целью личного знакомства или выявления внимания к партнеру по определенному поводу.

О деловой встрече следует договариваться заранее. В пределах одного региона наиболее целесообразно договариваться за 2-3 дня. Об организации деловой встречи можно договариваться по электронной почте, по телефону.

Особенно тщательной должна быть подготовка к встрече с иностранцами. Нужно предусмотреть все элементы программы их пребывания: порядок встречи, персональный состав участников, участие представителей прессы, обмен сувенирами, приветственные речи, размещение в гостинице, деловая часть, культурная программа, неофициальные приемы, провода.

1.2 Место проведения деловой встречи

Место проведения встречи имеет важное значение для сторон переговорного процесса, ведь может стать важным аспектом эффективности встречи для одной или всех сторон переговоров. Существуют следующие варианты выбора места проведения деловых встреч: на своей территории, на территории партнера, на нейтральной территории и с помощью средств коммуникации (дистанционно).

Большинство деловых людей предпочитают проведению встреч на своей территории (в помещении своей фирмы).

Встреча на своей территории дает возможность выгодно для себя использовать статус хозяина. Ведь в этой ситуации очень часто срабатывает выражение «дома и стены помогают». Хозяин может набором соответствующих тактических приемов влиять на процесс течения переговоров. Это средства организационного плана: выбор и устройство помещения, размещение участников за столом переговоров, организация переговорного процесса (затяжки, перерыва), организация культурных и социальных программ.

Организационные средства связаны с психологическими. Ведь формы и уровень организации переговорного процесса создают соответствующую психологическую атмосферу (дружелюбия, давления, напряженности, манипуляции и т.д.). Примером может быть оформление офиса Размер стола, дистанция между хозяином и посетителем, форма, размер стула (кресла), который предлагается посетителю т.д.). Кроме того, уже сам статус гостя будет вызывать у человека определенную психологическую напряженность.

Важно также то, что хозяева не тратят время и силы на преодоление усталости после дороги и на адаптацию к среде. Они могут использовать имеющиеся возможности своего офиса: телефон, факс, Internet, секретарские услуги, комнаты для отдыха, помощь экспертов, юристов, вышестоящих лиц и др.

Подготовка помещения. При подготовке помещения к деловой встрече (переговоров) специалисты по научной организации труда советуют придерживаться следующих основных требований: чистота, порядок, проветренность, отсутствие шума, благоприятная для обеих сторон температура помещения, комфортное освещение.

Наиболее пригоден цвет стен для встреч - это светло-голубой цвет помещения.

Интерьер помещения для переговоров улучшится при наличии ваз с цветами, картин.

Территория партнера. Существуют случаи, когда лучше проводить переговоры на территории партнера. В первую очередь это возможность получить дополнительную информацию о партнере, его фирму.

Уже сам факт, что вы согласились провести переговоры на территории партнера, является элементом уважения к партнеру, демонстрирует серьезность ваших намерений и может убедить другую сторону в том, что с вами стоит иметь дело.

Эффективность выбора вариантов вышеприведенных встреч зависит от ситуации. Но лучшим является вариант организации попеременных встреч на «своей территории» и на «территории партнера».

Нейтральная территория. Важно то, что встреча на нейтральной территории не дает преимуществ ни одной из сторон. Особенно эффективным этот вариант может быть при решении конфликтных ситуаций.

С этой целью в гостиницах, бизнес центрах создаются специально приспособленные для этого помещения. Во многих случаях для переговоров используются конференц-залы.

В случае необходимости неофициального общения встреч за рубежом используются загородные деловые клубы для бизнесменов. В случае отсутствия широкой сети подобных учреждений, в нашей стране используются рестораны (кафе).

Дистанционно. Развитие международной телефонной связи, фототелеграфа (факс), сотового телефона, сети Internet, видеокомуникаторив (конференц-видеосвязь) позволяет облегчить процесс организации и проведения переговоров и в значительной мере отказаться от организации очных встреч. Современные средства связи позволяют осуществлять прямой электронный контакт с передачей изображения и звука.

Временные границы. Важным шагом к успеху деловой встречи является правильный выбор времени и дня недели. Нужно учитывать обстоятельства деловой жизни, деловые привычки партнеров, часы их оптимальной работоспособности.

Так, некоторым людям лучше работается утром, их называют «жаворонками», другим вечером - это «совы», промежуточный тип называют «голубями». По исследованиям ученых «совы» составляют примерно 33%, «жаворонки» - 17%, а «голуби» - 50% от общего количества людей.

1.3 Время проведения деловых встреч

Психологи предлагают при организации переговоров учитывать такие факторы Не нужно планировать встречу непосредственно перед обедом. Мысли о еде мешать конструктивному общению. Но если встреча уже предусмотрено, будет хорошо в процессе переговоров предложить партнерам чашку кофе, чай, что-то немного поесть.

Не следует планировать встречу сразу же после обеда. Нужно предоставить партнерам собраться с мыслями и проверить необходимую информацию.

Понедельник, с одной стороны, не лучший день для встреч. Ведь людям нужно время, чтобы настроиться на рабочий ритм после выходных. Хотя, с другой стороны, в понедельник преимущество «свежей головы», в этот день встречаться для обсуждения важных проблем, планируя закончить их до конца недели.

Пятница, когда все уже ожидают выходных, не лучший день для того, чтобы начинать угодно.

Необходимо обсуждать продолжительность встречи. Ведь может случиться так, что ваш партнер, которого не предупредили о продолжительности встречи, через полчаса после начала встречи извинится и, сославшись на необходимость выполнения своих не менее важных дел, оставит вас. Обусловленного времени проведения встречи принято обязательно соблюдать.

Договорившись о времени проведения встречи, необходимо быть точным. Опоздание рассматривается как оскорбление принимающего лица и может отразиться на ходе переговоров. В случае допустимой задержки нужно найти возможность, пусть даже за короткое время, предупредить партнера и соответственно извиниться.

1.4 Состав делегации

Переговоры между двумя представителями проводятся очень редко. Поэтому элементом протокола деловой встречи является обусловливание состав ее участников. В состав делегации входят:

непосредственные участники переговоров;

компетентные консультанты (эксперты);

вспомогательный персонал (переводчики, стенографисты, водители, секретари и др.).

В основе договоренности должен быть принцип равной численности делегаций с обеих сторон. Более многочисленная делегация психологическое преимущество. В силу определенных обстоятельств могут быть отклонения от принципа паритетности, но при условии, если вы убедите в этом партнеров.

Переговоры тем эффективнее, чем меньше количество их участников. Поэтому, если необходимо как можно скорее их провести, надо уменьшить численный состав сторон, тем более, что нередко увеличение количества участников переговоров приводит к недоразумениям.

Списки переговоров, с указанием фамилии, имени и отчества, места работы и должности участника, заносятся в протокол.

Обмен протокольными спискам, как правило, происходит в начале встречи. Если же списки заранее не составлены, то для владения информацией об участниках встречи стороны обмениваются визитными карточками.

Кроме численности обусловливается также и уровень участников встречи. Уровень представительства должен быть примерно одинаковым. Подбор состава и уровня участников переговоров зависит от того, какое значение придают встречи ее участники, от характера сделки и национальных особенностей участников переговоров. Так, китайские делегации на переговорах отличаются численностью, а американцы предпочитают небольшим группам. Повышает имидж делегации наличие в ее составе представителя другого пола.

1.5 Материалы для обсуждения

Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную подготовку материалов. Существуют соответствующие категории документов, которые обсуждаются в ходе деловых отношений:

документы, отражающие позицию участников встречи по широкому кругу вопросов и, как правило, содержат рекомендации по вопросам, которые будут рассматриваться;

проекты различных соглашений, протоколов или договоров, которые предлагаются в качестве основы для проведения переговоров;

проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Сложным, но важным элементом подготовительной работы является подбор различных документов по вопросам, которые предполагается рассмотреть. Это официальные справки и документы, вырезки и газет и журналов, которые содержат сведения о партнере и его бизнес, это данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке. Несмотря на то, что все это требует больших усилий, знаний и времени, в итоге такая работа себя оправдывает. Так, в своей работе «Как выжить среди акул» X. Маккей отмечает, что знать хоть что-то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. Если знаете своих клиентов, если известны их специфические интересы и черты характера, то всегда будет основа для установления контакта. Предлагает анкету из 66-ти пунктов, включает вопрос о личных данных клиента, образование, семейное положение, предыдущей деятельности, особые интересы, стиль жизни и др., И дает возможность лучше «узнать» клиента.

Оптимальным результатом договоренности является осознание каждым ее участником, что он получил определенную выгоду по сравнению с исходной ситуацией.

1.6 Расстановка и оборудование столов

Важным элементом подготовки помещения к деловой встрече является оборудование столов.

Психологический аспект влияния на участников встречи может носить форма стола. Так, по мнению австралийца Алана Пиза, квадратный стол не располагает к доверию и способствует созданию атмосферы соревнования. Такая форма стола пригодна для проведения коротких деловых переговоров. Переговоры за круглым столом предусматривают неформальный характер встречи и свободный обмен мнениями. Небольшой журнальный столик помогает дружеской беседе и служит проведению визитов вежливости

На столах раскладываются для каждого участника блокноты, авторучки, карандаши, проспекты. Стулья или кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола для переговоров принято расставлять группами бутылки с минеральной водой и чистыми стаканами.

Желательно позаботиться о кофе или чай. Для этого необходимо предусмотреть на столах для переговоров самовар, несколько хороших сервизов, чай, кофе, печенье, фрукты, пирожные или кондитерские изделия.

Если поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что курить можно, но прежде чем зажечь, необходимо спросить разрешения у присутствующих лиц. Если же курить нельзя, должно быть подготовлено помещение для курения во время перерыва.

1.7 Встреча делегации

Подготовкой помещений для деловых встреч обычно занимаются либо специально наемные работники фирмы, или приглашенные специалисты.

Важным элементом делового протокола является организация встречи делегации. В первую очередь, необходимо правильно определить уровень встречающих. Встречать должен тот, кто приглашал, подписывал письмо с приглашением, но как исключение - один из его заместителей.

При встрече делегации, особенно зарубежной, необходимо придерживаться определенных протокольных правил

Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации.

Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3-х человек.

Если гость приезжает вместе с женой, то председатель принимающей делегации встречает его также со своей женой.

Первым представляется глава, который принимает делегацию, и если на встречу приехала его жена, то он отрекомендовывает ее гостям.

Вторым представляется гость - глава иностранной фирмы, который отрекомендовывает также и свою жену.

Председатель принимающей делегации потом отрекомендовывает своих сотрудников - членов делегации, приехавшие встречать гостей, по рангам. Если среди встречающих есть женщины, то их отрекомендовывает в первую очередь. Если женщин немного, то их рекомендуют по рангам, а затем мужчин - также по рангам.

Руководитель делегации, приехавшей после этого таким же образом отрекомендовывает членов своей делегации.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем женщинам - участникам делегации или прибывшим вместе с членами делегации. При встрече и проводах в аэропорту или на вокзале следует преподносить цветы, завернутые в целлофан (мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилейных дат).

Встреча делегации неизбежно связана с размещением в автомашинах. Знание правил посадки согласно международной протокольной практики необходимо каждому члену делегации. Их должен знать и водитель, и переводчик, и руководитель делегации, и его жена (Приложение 17).

Прежде, машина имеет подаваться так, чтобы правая дверь были обращены к тротуару. Первым и садится, и выходит пассажир, занимающий почетное место. Если условия не позволяют водителю подать машину правым боком к тротуару, то почетный пассажир садится в машину через левую дверь. Они также садятся через левую дверь.

Почетный пассажир занимает место на заднем сиденье с правой стороны по ходу автомобиля, у него - хозяин или руководитель встречающей делегации. Рядом с водителем может сесть охранник, репортер и, как исключение, переводчик. Лицо, занимающее почетное место, выходит через правую дверцу, а остальные, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте - через левую.

2. Подготовка и проведение приемов

2.1 Приёмы и их сущность

Приёмы и их сущность

Приёмы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти два века назад созерцал Байрон.

Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению имеющихся вопросов в неофициальной обстановке.

Традиции проведения приёмов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого принято придерживаться.

Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.

2.2 Назначение и подготовка проведения приёмов

Назначение и подготовка проведения приёмов

Приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём проводится: а) по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б) по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приёмы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы - это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского «начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная форма приема. Для такой формы приема предусматриваются места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

подходить к столу следует только после приглашения или после того, как к столу пошли остальные присутствующие;

гости берут тарелки из стопки, стоящие в начале стола, и движутся вдоль стола в одну сторону (чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

неучтиво находиться возле стола с дымящейся сигаретой;

некрасиво наваливать на тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения: полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной тарелке;

следует брать ровно столько, сколько можно съесть;

закуски перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть положить общий прибор на место;

для десерта и сладких блюд необходимо взять чистые тарелки;

мужчина может угостить даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками (» на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые в бутерброды - канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.

Обед - наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с рассадкой - каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда только более поздним временем проведения.

На официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

первыми по правую и левую руку от хозяйки сажают мужчин, хозяина же окружают дамы. Затем места чередуются: рядом с женщинами сажают мужчин и наоборот;

женщину не сажают с женщиной и в конце стола, если в торце стола не сидит мужчина;

мужа не сажают рядом с женой;

два иностранца из одной страны не сидят вместе;

последние места за столом занимают сотрудники своего учреждения (но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные примы проводятся в ситуациях, когда гостей «не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

Заключение

В ходе проведенной работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к деловой встрече или приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.

Деловые встречи и приемы необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать как вести себя на нем. Этому и была посвящена проведенная работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов:

Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую рациональность.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.

Список литературы

) Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2002.-с. 208.

) Данкел. Деловой этикет - Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. - 370.

) Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью: теория и практика. - М.: Дело, 2003.-с. 496.

) Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера.-М.: Финансы и статистика, 2000.-с. 354.

) Яшин В.В Деловая этика. - М.: Дело, 2002.-с. 342

Приложение

деловой встреча прием делегация

Раскладка на официальных приемах: 1 - 12 гости в порядке официального старшинства

Раскладка на официальных приемах с хозяйкой: 1 - 14 гости в порядке официального старшинства

Неофициальный прием. Стол П-образный, хозяин и хозяйка сидят напротив друг друга. Этого плана рассадки, хотя он и принят в международной практике, следует избегать, т. к. гости 7-12 практически не могут общаться с хозяином

На официальных завтраках и обедах рассадка гостей проводится в соответствии с их рангом в порядке протокольного старшинства.

Официальные должностные лица, имеющие ранг или титул, находящиеся в отпуске или не у дел, другими словами, не выполняющие своих функций, соответствующих своему рангу, уступают старшинство гостям того же ранга, находящимся в активной работе. Если гость выполняет обязанности более высокие, чем положено ему по рангу, он занимает положенное ему самое высокое место.

Поскольку женщины все чаще и чаще занимают высокое положение в выборных органах и на административных постах, на официальных завтраках и обедах женщины рассаживаются среди мужчин в зависимости от их ранга.

На неофициальных завтраках и обедах, где присутствуют мужчины и женщины, по возможности не рассаживаются рядом. В таких случаях, если только женщина не является главой представительства, женщины рассаживаются в соответствии со старшинством мужей.

Вдовы сохраняют ранг мужей. Женщины без сопровождения мужчины рассаживаются в соответствии с возрастом, положением или почетным званием. Замужние женщины имеют старшинство выше вдовствующих или разведенных. Все женщины по старшинству выше молодых девушек, если только их ранг и выполняемые обязанности или почетные звания не дают кому-либо из них особого предпочтения.

Муж женщины, занимающей официальное положение, садится среди мужчин в соответствии с рангом жены, если занимаемое им положение не дает ему право на более почетное место.

На встречах, где присутствуют как официальные должностные лица, так и выдающиеся деятели, неизбежны противоречия между старшинством по праву и старшинством по соображениям вежливости. В этих случаях необходимо учитывать следующие правила:

·всегда принимается во внимание относительное старшинство лиц, занимающих официальное положение;

·когда старшинство определено, почетные гости размещаются среди должностных официальных лиц, с отданием предпочтения по соображениям вежливости лицам, занимающим высокое положение и имеющим большее влияние в общественной жизни;

·преимущество иностранных гостей общепринято. Равные по рангу иностранные гости занимают более высокое место, чем граждане своей страны. Граждане, работающие за пределами своей страны, имеют более высший ранг, чем их соотечественники.

На приемах типа завтрак, обед, ужин гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Места за столом делятся на более и менее почетные. Самое почетное место справа от хозяйки (на неофициальном приеме) или справа от хозяина (на приеме официальном). Далее идут места слева от хозяйки и хозяина по мере удаления менее почетные.

На официальном приеме, где приглашенные присутствуют без жен или мужей, главному гостю предлагается место за столом напротив хозяина.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как провести первую встречу с клиентом, чтобы она переросла в долгосрочное сотрудничество.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие существуют этапы встречи с клиентом;
2. Как подготовиться к предстоящим переговорам;
3. Немного приемов делового этикета, которые помогут быстро наладить контакт с потенциальным клиентом.

Важность первой встречи и ее цели

Для человека, который по мере выполнения своих должностных обязанностей должен находить новых клиентов и встречаться с ними, первая встреча имеет огромное значение. От того насколько удачно пройдут переговоры зависит подписание договора и чаще всего размер . Поэтому к такому событию нужно подходить очень ответственно.

Собираясь на переговоры с клиентом, вы должны понимать, что первая встреча не всегда заканчивается подписанием контракта о тесном сотрудничестве. Это только первая ступень на пути к успешным деловым отношениям.

Встречаясь с потенциальным клиентом впервые, прежде всего, необходимо преследовать следующие цели:

• Определить, перспективен ли клиент и готов ли он к сотрудничеству;
• Сформировать первичные потребности собеседника;
• Определиться с ассортиментом товаров и услуг, которые интересны клиенту;
• Предложить воспользоваться бесплатными образцами продукции (пробниками);
• Попросить собеседника высказать свое мнение по поводу предлагаемого вами товара.

Основной целью встречи является продать не товар, а себя. Вы должны сделать все от вас зависящее, чтобы добиться хорошего расположения и заинтересованности клиента.

Подготовка к встрече с клиентом

Для того чтобы первые переговоры прошли удачно, необходимо тщательно к ним подготовиться. Придется продумать все детали. Не стоит полагаться, что вы сориентируетесь на месте. Нужно быть готовым ко всему. Для этого придется разработать несколько планов развития событий.

Всю подготовку можно разделить на 2 этапа – информационный и организационный.

Информационный этап

Перед тем как составлять план встречи, вы должны собрать максимум информации о потенциальном клиенте.

Во-первых , соберите сведения о сфере деятельности будущего собеседника. Больше читайте специальной литературы, старайтесь запомнить максимум специфических терминов, которые могут пригодиться по время беседы.

Во-вторых , зайдите на сайт организации, которую представляет клиент, и ознакомьтесь с его содержанием. Изучите руководящий состав и проанализируйте всю имеющуюся информацию.

В-третьих , интересуйтесь деятельностью конкурентов, а также их возможными предложениями. Благодаря этому вы сможете предложить собеседнику более выгодные условия сотрудничества.

В-четвертых , хорошо изучите предлагаемый вами товар. Вы должны до мелочей знать о продукции или услугах, которые предлагаете клиенту. Если на предстоящих переговорах вы не сможете достойно представить товар, то вряд ли с таким неопытным сотрудником кто-то захочет иметь дело.

Организационный этап

На этом этапе вы должны заняться организацией предстоящей встречи. Для начала ее нужно назначить.

Для этого позвоните потенциальному клиенту и узнайте где, когда и в котором часу ему удобно будет с вами встретиться. Назначайте конкретные даты. Договариваясь о встрече, учитывайте пожелания собеседника.

Рассмотрим примеры мест прохождения встречи.

Любое место проведения переговоров должно быть тихим и немноголюдным.

После того как клиент принял предложение встречи, необходимо основательно к ней подготовиться. Продумайте, какие гаджеты и демонстрационные материалы вам понадобятся.

При себе обязательно нужно иметь:

• Ежедневник или деловой блокнот, в который вы будете записывать важную, на ваш взгляд, информацию;
• Визитные карточки – должны быть содержательными, но в то же время лаконичными;
• Ручку;
• Чистые листы бумаги (если встреча будет происходить в кофейне, а у клиента не окажется под рукой ежедневника);
• Чистые договоры, анкеты или бланки заказов (на случай если вы организуете правильную встречу, и клиент сразу захочет заключить договор);
• Рекламные проспекты – клиенту нужно преподнести наглядную информацию, а не рассказывать о продукции «на пальцах».

Подготовив необходимые атрибуты для переговоров, вы должны подготовить себя. Как гласит пословица «Встречают по одежке…», поэтому ваш внешний вид может играть ключевую роль.

Собираясь на назначенную встречу, вы должны:

1. Найти в своем гардеробе деловую одежду. Это может быть костюм + рубашка + галстук. Или костюм и водолазка. Женщины могут надеть юбку и блузку или брючный костюм. В этой одежде вы должны чувствовать себя комфортно.
2. Отказаться от экстравагантных, ультрасовременных и вызывающих нарядов.
3. Привести в порядок руки и волосы. Макияж женщин не должен быть ярким и вызывающим.
4. Обратить внимание на обувь и в случае необходимости почистить ее.
5. Отказаться от дешевых аксессуаров, и подделок известных брендов. Многие состоятельные люди с первого взгляда отличают дешевые китайские подделки часов, зажигалок и других аксессуаров от оригинала. Если вы не можете позволить себе дорогие брендовые мелочи, то лучше отказаться от них совсем.

Пошаговая инструкция или скрипт встречи

Вам, как человеку, который хочет необходимо понимать, что для удачных переговоров одной подготовки мало. Вы должны хорошо знать протокол встречи и основы делового этикета.

Мы составили для вас алгоритм действий, благодаря которому первая встреча с клиентом пройдет на высшем уровне, а о вас, как о специалисте, останутся самые хорошие впечатления.

1. Входите в кабинет . Если вы встречаетесь с клиентом у него в офисе, и о вашем приходе было доложено, входите в кабинет постучавшись. Спрашивать разрешения войти повторно не нужно.
2. Если встреча проходит на нейтральной территории, то явиться нужно за 5-10 минут до назначенного времени.
3. Поприветствуйте клиента . Поздоровайтесь, обращаясь по имени-отчеству.

• На территории клиента первым руку для приветствия должен протянуть клиент. Если он этого не сделал, то рукопожатия не происходит.
• На вашей территории вы обязаны протянуть руку первым.
• В кофейне – мужчины протягивают руку женщинам, старшие младшим.

1. Обмениваетесь визитками . Визитную карточку необходимо передавать лично в руки. Если вам клиент предложит свою визитку, то ее обязательно нужно прочитать вслух. Нельзя положить ее в карман, не взглянув и не ознакомившись.
2. Садитесь на стул . Если переговоры проходят в офисе у клиента, то дождитесь, пока вам предложат присесть. Если предложения не поступает – спросите, куда вам можно сесть. Если встреча проходит на нейтральной территории, то дожидаться приглашения занять стул не нужно.
3. Начинаете разговор . Начать переговоры необходимо с отвлеченных тем. Лучше всего если вы скажете комплимент в адрес компании клиента. Только он должен быть искренним. Не затрагивайте темы связанные с религией, политикой, спортивными пристрастиями. Также лучше воздержаться от банальных тем о погоде и красивом интерьере офиса.
4. После разговора на общие темы, переходите к постановке ситуационных вопросов . Начинайте их задавать осторожно, «прощупывая почву».
5. Затем переходите к более серьезным проблемным вопросам и предлагайте пути решения обозначенных проблем. Составьте небольшой прогноз дальнейшего сотрудничества.
6. Если клиент изъявит желание, вы можете подписать договор о сотрудничестве . Но не настаивайте на этом. Очень часто человеку нужно «переварить» полученную информацию.
7. Завершить встречу лучше договором о дате и времени следующей встречи . Даже если оказалось, что клиент не заинтересовался, все равно попросите его еще раз встретиться с вами.
8. Попрощайтесь с собеседником , поблагодарите за уделенное вам время и покиньте помещение.
9. После проведенных переговоров, запишите в ежедневник самые важные моменты и детали встречи.

Бывают ситуации, когда встреча подготовлена и организована на высшем уровне, и все идет прекрасно, но в какой-то момент что-то случается и клиент замыкается в себе. После чего переговоры нельзя считать удачными.

Скорее всего, была допущена какая-нибудь ошибка, которая сыграла решающую роль.

Чтобы исключить вероятность развития такого сценария, предлагаем ознакомиться со следующими рекомендациями и всегда их придерживаться:

1. Отключайте мобильный телефон. Звонки вас будут всячески отвлекать, а если решите взять трубку в разгар переговоров, то проявите неуважение к собеседнику.
2. Не пытайтесь курить.
3. Если клиент предложит вам выпить чай, кофе или воду, то остановите свой выбор на воде. Попросив кофе, вы получите еще несколько вопросов (например, сколько ложек сахара класть или какой именно кофе вы предпочитаете). Они вас будут отвлекать и занимать драгоценное время.
4. Смотрите собеседнику прямо в глаза. Вы должны установить зрительный контакт.
5. В процессе переговоров периодически делайте пометки и записи.
6. Не лебезите и не подхалимничайте. Ведите себя достойно, только так клиент будет относиться к вам как к равному.
7. Дайте клиенту понять, что вы уважаете его мнение собеседника и готовы отстаивать его интересы.

Заключение

Первая встреча – это серьезный и ответственный этап на пути к долгосрочному сотрудничеству. Часто именно она решает судьбу дальнейших деловых отношений. Поэтому перед организатором такой встречи стоит непростая задача – подготовить, организовать и провести на высшем уровне предстоящие переговоры.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как договориться о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

1. Что говорить будущему клиенту, чтобы он непременно захотел с вами встретиться;
2. Каких ошибок не стоит допускать при назначении личной встречи;
3. Существующие техники, которые помогут даже новичку назначить первую встречу.

Разница между хорошим и обычным менеджером

Для этого используйте следующую инструкцию:

1. Перед тем как набрать номер клиента, сядьте на стул, откиньтесь на его спинку, расслабьтесь, наберитесь терпения, вежливости и улыбнитесь самому себе. Иногда улыбку человека можно почувствовать на расстоянии. Поэтому заряжайтесь оптимизмом и приступайте к активным действиям.
2. Позвоните и представьтесь от лица компании. Назовите свою фамилию, имя и отчество, а также занимаемую должность. В двух словах расскажите, чем именно вы занимаетесь.
3. После этого озвучьте цель своего звонка. Клиент должен четко понять, что вы от него хотите. Но только не нужно сразу выкладывать всех козырей. Заинтересуйте собеседника чем-нибудь и скажите, что больше он узнает при личной встрече.
4. Расскажите, с какими известными фирмами вы сотрудничаете. Возможно, доверие крупных компаний к вашему предприятию сыграет вам на руку.
5. Назначьте самостоятельно дату и время начала встречи. У собеседника должно появиться впечатление, что он решает, когда именно будет проведена встреча. На самом деле вы даете ему выбор без выбора.
6. Попрощайтесь с клиентом, не забыв поблагодарить за уделенное внимание.

Приведем пример диалога по назначению встречи:

— Здравствуйте, меня зовут Иванов Иван Сергеевич, я менеджер по продажам компании «Морозко». Мы занимаемся реализацией замороженных продуктов. Вы можете уделить мне несколько минут своего времени?

— Здравствуйте, я Вас слушаю.

— Иван Сергеевич, я звоню, чтобы договориться о встрече. У компании, которую я представляю, есть очень интересное предложение для Вас.

— А что именно Вы имеете в виду? Мы это можем обсудить в телефонном режиме?

— У нашей компании для Вас есть персональное предложение, воспользовавшись которым вы оптимизируете затраты на производство своей продукции. Более подробно я смогу вам объяснить при личном общении. Одни из самых известных ресторанов города (например, «Челентано» и «Бавария») уже приняли наше предложение и остались довольны своим выбором.

— Заманчиво, но я, наверное, подумаю.

— Давайте мы с Вами встретимся завтра в 16.00 или послезавтра в 9.00, я Вам подробно расскажу об условиях сотрудничества с нами. Это будет более информативно, чем телефонный разговор. Вам завтра удобно будет встретиться?

— Пожалуй, да, только если можно, у меня в офисе.

— Отлично, тогда завтра в 16.00 я буду у Вас. Спасибо за уделенное время и до встречи!

Возможные трудности при разговоре с клиентом

В процессе выполнения своих должностных обязанностей каждый человек встречается с рядом трудностей, которые нужно преодолевать. Агенты по продажам и менеджеры должны уметь работать с возражениями.

Рассмотрим основные проблемные ситуации.

Существует несколько действенных методик, которые помогут быстро и без проблем убедить клиента в важности предстоящей встречи.

1. Техника «Уступ» – ее суть заключается в следующем: вы постоянно поддерживаете интерес в собеседнике, не открывая всей информации полностью. Можно употреблять следующее выражение: «Вот для того, чтобы я подробнее все рассказал и донес информацию до Вас в полном объеме, нам и нужно встретиться».
2. Переоценка продукта – необходимо переоценить свой продукт и разработать новую технологию его предложения. Постарайтесь заменить приевшуюся фразу «Я бы хотел с Вами встретиться», на выражение «Наша компания посчитает и предложит реальные варианты снижения себестоимости выпускаемой вами продукции». Например, если вы реализуете товар в рестораны и кафе, не говорите, что предлагаете клиенту купить определенные продукты. Наверняка у клиентов уже есть поставщики. Предложите услугу по оценке себестоимости конкретных блюд. Сделав анализ, вы покажете, что если покупать продукцию у вас, клиент будет экономить. Поэтому лучше сотрудничать именно с вами.

Вот несколько советов, которые могут избежать трудностей в процессе разговора:

• Поддерживайте интерес, но не создавайте интригу.
• Не обещайте клиенту приумножение его прибыли в несколько раз. Это вызывает недоверие.
• Не используйте фраз: «Мы бы хотели…», «Мы могли бы с вами …», т. к. клиента интересует только его выгода, а не ваше желание.
• Настаивайте на личной встрече, т. к. клиенту глядя вам в глаза, отказаться от сотрудничества будет тяжелее.

Заключение

Правильное приглашение на встречу – это первая ступенька на пути к проведению правильной встречи, которая влечет за собой долгое и продуктивное сотрудничество. Основная задача телефонного разговора, убедить собеседника в необходимости личной встречи. Для этого придется заинтересовать клиента и научиться работать с возражениями.

Инструкция

Назначьте дату деловой встречи. Заранее оповестите всех участников. В зависимости от формата мероприятия и от того, с кем вы проводите деловое , это может быть устное приглашение, телефонное, по электронной почте, деловым письмом. Желательно разослать всем и повестку дня, с обозначенными вопросами для обсуждения, основными докладчиками, регламентом и справочными материалами. Если участники будут более подготовленными, обсуждение деловых вопросов пойдет эффективнее.

Подумайте, какое место наиболее удобно для вашей деловой встречи. Подходящим помещением может стать собственный конференц-зал компании или переговорная комната. Стоит удостовериться, что никто из ваших коллег не претендует на проведения в нем другого совещания в это же время. Арендованный конференц-зал – также возможный и довольно удобный вариант. Такую услугу предлагают и отели, бизнес-центры, образовательные учреждения.

Иногда деловые встречи проводятся в кафе или ресторанах. Такой вариант уместен, когда количество участников невелико. Если вы хотите совместить переговоры с обедом или завтраком или устроить деловой ужин, вам предстоит зарезервировать столик заранее. Место не должно быть шумным, иначе обсуждать деловые вопросы будет затруднительно. Нежелательно также выбирать экстравагантные и экзотические варианты, ваши вкусы могут не совпадать с предпочтениями других участников. Поэтому лучше остановиться на заведении классического характера либо удостовериться, что ваши партнеры полностью разделяют ваши пристрастия.

Подготовьте и проверьте аппаратуру. Проектор, микрофон, телефонная и аппаратура – отрегулируйте и настройте все заранее. Техника имеет обыкновение ломаться и выключаться в самый неподходящий момент.

Подсчитайте, хватает ли стульев всем участникам. Проследите, чтобы в комнате не было слишком душно или очень холодно. Не забудьте о письменных принадлежностях – вам следует обеспечить каждого ручкой и бумагой. Разложите раздаточный материал. Сделайте и расставьте таблички с фамилиями и именами участников, если это необходимо.

Если длительная, возможно, понадобится кофе-пауза или перерыв на обед. В любом случае позаботьтесь о воде – неплохим вариантом будет бутылка с водой и стаканчик возле каждого участника.

Искусство быть руководителем заключается не в том, чтобы писать распоряжения, а в том, чтобы умело мотивировать коллектив организации, сформировать команду единомышленников, оперативно решать встающее перед компанией проблемы, чутко реагировать на изменения рынка. Все эти задачи можно решить, если правильно организовать совещания.

Инструкция

Оповестите сотрудников о времени и месте проведения совещания, если таковые проходят на нерегулярной основе. Сделайте рассылку по электронной почте за несколько дней, чтобы это не стало внезапной новостью для коллектива. В письме информируйте сотрудников о теме, чтобы не вызвать слухи и домыслы, которые могут развиться до абсурда.

Попросите сотрудников подготовить материал, который вы собираетесь обсудить, и который требует принятия коллективных решений. Заблаговременно разработайте и вышлите сотрудникам структурированную форму отчета, это позволит не растекаться в обсуждении, а переходить к цифрам, выкладкам. Кроме того, стандартная отчетность позволит сравнить результаты разных отделов, будет дополнительным источником мотивации.

Убедитесь, что приглашенные собрались, и кратко изложите суть дела. Если кто-либо из сотрудников опаздывает, начинайте без него, не заставляйте тех, кто ценит свое и ваше время, ждать одного опоздавшего.

Позвольте каждому высказаться по теме совещания. Если собрание персонала посвящено отчетности или результатам работы, дайте каждого отдела слово, но не позволяйте перейти совещанию в нудный рассказ. Аккуратно и тактично прерывайте докладчика, вопросами направляйте его в нужное русло. Также не допускайте возникновения конфликтных ситуаций, когда совещания превращаются в способ решения проблем между разными отделами, например, бухгалтерией и продающим подразделением, личные вопросы решайте с каждым сотрудником отдельно. Когда каждый высказал свою точку зрения по конкретному вопросу, закройте тему и перейдите к следующему пункту программы собрания.

Используйте правило «кнута и пряника». Хвалите представителей отделов, чьи результаты работы превзошли ваши ожидания, аккуратно журите тех, кто не дотягивает до установленных планом показателей. Такие совещания станут хорошим стимулом для лучшей работы и решения поставленных задач. Если в работе какого-то отдела выявляется систематическое «недотягивание», предложите коллективу обсудить эту проблему и совместно принять антикризисные решения. Не позволяйте себе прилюдно жестко высказываться в адрес отдельных сотрудников, не унижайте персонал.

Подведите итоги совещания, еще раз уточните, какие именно решения были приняты, какие планы поставлены. Каждый из присутствующих должен уяснить, каких действий и результатов от него ждут, и в какие сроки он должен это выполнить. На следующем совещании проконтролируйте процесс выполнения распоряжений и решения поставленных задач.

Видео по теме

Деловая жизнь предпринимателя предполагает большое количество встреч, а также переговоров. Назначая встречу, партнеры оговаривают дату, время и место ее проведения. Но в жизни могут произойти такие ситуации, когда переговоры не могут быть проведены. В этом случае нужно перенести встречу. Но сделать это нужно, соблюдая элементарные правила этикета.

Оповещение

Деловые встречи могут быть перенесены по разным причинам. К любому мероприятию нужно заранее подготовиться, например, собрать материал или получить образцы товаров. Если вы понимаете, что не успеете завершить все дела к назначенной дате, обязательно оповестите партнера об этом заранее. Для этого используйте телефон или посетите офис контрагента. Ни в коем случае не используйте электронную почту, так как не все люди ее проверяют. К тому же о переносе встречи следует сообщить в личной беседе, в противном случае вы покажете свое неуважение по отношению к партнеру. Также не стоит надеяться на Почту России, так как письмо может затеряться, или задержаться в пути. Даже если человек находится в другом городе, постарайтесь связаться с ним по телефону.

Чем раньше вы сообщите о переносе встречи, тем лучше будет для партнера. Если человек приезжает из другого города, вы непременно должны оповестить его заранее. В этом случае есть большая вероятность того, что он успеет сдать билеты, отменить бронь в гостинице. Если же вы опоздали, постарайтесь оплатить ему дни пребывания в . В крайнем случае вы можете провести переговоры, потратив свое личное время для приготовления деловой встречи.

Объяснения

Конечно, перенося встречу, вы должны объяснить партнеру, почему вы не можете провести переговоры. Совсем необязательно посвящать человека в свои проблемы. Например, если вы хотите перенести встречу из-за проблем в семье, то можете просто сказать, что возникли кое-какие семейные обстоятельства. Обязательно попросите прощение, пообещайте, что постараетесь впредь не допустить таких ситуаций.

Дата новой встречи

Тщательно продумайте дату новой деловой беседы. Ведь если вы решили перенести встречу один раз, совершить такой же поступок просто неуважительно по отношению к партнеру. Он может отказаться от дальнейшего сотрудничества с вашей компанией, решив, что вы безответственный человек.