Ta dogodek ostane nepozaben. »Najbolj nepozaben dogodek. Aktivnosti med dogodkom

Danes se ne bomo dotaknili vseh točk (teh je več kot 100). Obljubim pa, da bomo upoštevali najosnovnejše in tiste, v katerih najpogosteje delajo napake.

Kako organizirati javni dogodek:

Korak 1. Določite namen dogodka.

Prva stvar, ki jo je pomembno narediti v katerem koli poslu, še posebej v zvezi s poslom: razumeti, komu je dogodek namenjen in s kakšnim namenom? Mogoče prodajate kemične omare in morate pritegniti partnerje. Morda imate mrežo zobozdravstvenih klinik in želite postaviti vitrino, da najdete nove stranke / bolnike.

Premislite, koga potrebujete in zakaj. Zakaj bi se morali odreči vsem svojim poslom in rezervirati prostor pri vas? In od tu boste razumeli, za kaj naj gre konferenca / razstava / mojstrski tečaj in kako ga je treba predstaviti.

Korak 2. Izberite lokacijo.

Pred izbiro kraja je pomembno: a) izračunati približno število ljudi, ki se bodo udeležili vašega dogodka, b) nastalo število zmanjšati za 30%. Zakaj je to potrebno? Prvič, nekateri ljudje ne bodo mogli priti (tudi če so plačali vozovnico). Drugič, bolje je imeti majhno, a prenatrpano dvorano kot ogromno dvorano, a pol prazno.

Korak 3. Izdelajte kakovostne letake / vabila.

Obstaja nekaj preprostih pravil za pravilno izdelavo letaka:

1. velik letak (približno A5),
2. velika in berljiva pisava (po možnosti preproste pisave, ki jih beremo vsak dan, na primer Arial).

Besedila naj bo najmanj, največ svetlih in elegantnih slik. Namen letaka je postavljati vprašanja in željo, da bi izvedeli več. V nobenem primeru ne sme navesti vseh podrobnosti.

* Pomembno: preverite, ali letak vsebuje natančen naslov, telefonsko številko, datum in uro dogodka.

Če imate paket takšnih letakov, jih lahko objavite in distribuirate kjer koli želite (razen krajev, ki so z zakonom zaščiteni pred nezakonitim objavljanjem). Na javnih nastopih s partnerji na prireditvah, na piketih, razstavah, na policah trgovin - na splošno, ne glede na to, kje je vaše ciljno občinstvo.

Korak 4. Povabite in odobrite seznam govornikov.

Ko se odločite za zmenek, je čas, da povabite govorce. Če govorniki pridejo k vam iz drugega mesta, se morate dogovoriti vsaj 4 tedne pred dogodkom.

Korak 5. Povsod kričite o svojem dogodku, vodite kampanjo, da bi kričali o njem in o drugih.

Danes ne bomo govorili o oglaševanju. Pomembno pa je omeniti, da je vaša naloga pritegniti največ pozornosti k temu dogodku. Za to morajo delovati tako vaša oglaševalska kampanja kot PR: govorci, partnerji, udeleženci.
Voditelji snemajo video vabila, pošiljajo pisma naročnikom in se o dogodku pogovarjajo na družbenih omrežjih. Partnerji so enaki in lastni medijski kanali. Udeleženci delijo svoja čustva in se pogovarjajo o dogodku, na primer za darilo (preprosto, predvsem pa lahko dostopno).

Korak 7. Uporabite množične medije, kadar koli je to mogoče

Svoj dogodek lahko spremljate tudi na radiu ali televiziji. Za to je dovolj, da se na primer dogovorite za intervju ali poročilo z enim od govornikov na vašem dogodku.

Korak 8. Pripravite vse materiale za dogodek

Vaš dogodek mora imeti transparente s partnerji, tabelo z literaturo na temo dogodka (vaše knjige, knjige partnerjev, govorci) in izročke. Pri delih bodo ljudje lahko delali zapiske, vendar to ni glavno. Njihov namen je, da vas po koncu dogodka spomnijo na vas.

Ko ljudje zapustijo sobo, se praviloma po 20 minutah premislijo o drugih stvareh. Verjetnost, da se vas bodo tudi sami spomnili čez teden dni, je neverjetno zanemarljiva.

Ko pa bodo na vašem dogodku zagledali torbo z vašim logotipom, beležnico, koledarjem ali pisalom, vas bodo zagotovo zapomnili. Zato jemljite odgovorno.

Korak 9. Imenovanje moderatorja.

Morda bo dvignil nekaj napisov z napisom "5 minut" ali pa bo na računalniku prikazana budilka, ki bo čez 10 minut označila konec govora.

Povzemimo:

Kmalu bo Infobusiness2.ru gostil naslednji obsežen dogodek za poslovneže - Vseslovensko poslovno konferenco 2015. S govorniki, kot so: Andrey Parabellum, Konstantin Benko, Radislav Gandapas, Nikolay Mrochkovsky, predstavniki banke VTB in Euroset ter mnogi drugi.

Preberite več o tej konferenci, tako da obiščete spletno mesto, saj vam na kratko ne morem predstaviti celotnega obsega in moči tega dogodka.

Andrey Parabellum od 31. januarja do 1. februarja skupaj s celotnim podjetjem in partnerji Infobusiness2.ru organizira vserusko konferenco o poslovanju-2015. In moraš biti, brez okvare. Ostalo pa boste izvedeli na spletnem mestu, kamor boste preusmerjeni s klikom na spodnji gumb.

Organizacija dogodka je vznemirljiva nova izkušnja in ni vseeno, kaj točno vas čaka: zabava, poslovni dogodek, sestanek za prijatelje in družino, poroka ali kateri koli drug uradni dogodek. Pravilna organizacija je pomemben del vsakega dogodka in lahko ste prepričani, da vaša prizadevanja ne bodo ostala neopažena. V tem članku boste izvedeli, kako organizirati dogodek, kako rešiti konflikte in najti izhod iz težkih situacij ter kako se izogniti težavam z jasnim načrtovanjem.

Koraki

Glavni cilji

Določite svoje cilje in cilje. Pred načrtovanjem je pomembno ugotoviti, kako velik mora biti prostor, kakšen bo proračun, kaj se bo zgodilo, koliko gostov in kakšni ljudje bodo, ter se odločiti, katera strategija načrtovanja je primerna za vas. Kako bi radi videli dogodek? Kaj želiš delati?

• Ko se odločite, za kakšen dogodek bo šlo (praznovanje dogodka, zbiranje denarja, izobraževanje, prodaja, predlaganje), boste morali razmisliti o kaj za ti naredi to. Razumevanje razlogov vam bo pomagalo, da se boste osredotočili in se zaposlili.
• Upoštevati boste morali tudi, kakšni bodo vaši cilji. Nemogoče je doseči cilj, če ne veste, kaj je. Cilj vas bo motiviral do samega konca.

1. Izberite datum in uro. To je ena ključnih točk načrtovanja. Izbira datuma in ure, ki ne bosta uspela nikomur, bo zaman. Če izberete dan, ki ne bo kmalu ali, nasprotno, prezgodaj, obstaja nevarnost, da bodo ljudje na dogodek ali pozabili, ali pa bodo svoj čas že načrtovali drugače. Nujno je, da izberete datum, ki ustreza večini ljudi.

   • Najbolje je, da goste o dogodku obvestite dva tedna vnaprej. Najverjetneje drugih načrtov še ne bodo imeli. Nato lahko enkrat ali dvakrat opomnite na dogodek bližje izbranemu datumu. Izberite dan, pred katerim vam bo ostalo še 2-3 tedne, vendar le pod pogojem, da imate čas, da vse opravite pravočasno.

2. Izberite lokacijo. Zdaj veste, kaj in kdaj boste počeli, zato se morate odločiti, kateri kraj je pravi za vas, in v več ustanovah ugotoviti, ali je tam na voljo datum, ki vas zanima. Kakšno sobo potrebujete? Kako se bodo prostori uporabljali? Ali bodo gostje sedeli na stolih v vrsti, na klopeh, pri mizah ali na odejah na travi? Ali potrebujete plesišče, oder ali tribuno? Prepričajte se, da je izbrana lokacija primerna za vas.

   • Obiščite spletno mesto pred časom in skicirajte tloris. Ta načrt lahko uporabite za postavitev miz, organiziranje obrokov, razmišljanje o poteh za dostop in izstop z invalidskim vozičkom ter namestitvi opreme. Označite mesto, kjer je napajalnik (če je potrebno), pa tudi mesta za zunanjo opremo (hladilniki, ledomati, žari, peči itd.). Načrtujte vse prodajalne in mesta kablov (lahko jih skrijete s preprogo) ter vse predmete, ki z varnostnega vidika zahtevajo posebno pozornost.
   • Ali potrebujete posebno dovoljenje? Včasih potrebujete posebno dovoljenje za prodajo alkohola, pa tudi za prirejanje hrupnih prireditev, organiziranje dostopa do prevoza, parkiranje, namestitev velikih objektov (na primer paviljoni).

3. Odločite se, koliko ljudi boste povabili. Za koliko ljudi je namenjen vaš proračun? Na dogodek se lahko prijavite samo z vstopnicami ali povabili, kar poenostavlja načrtovanje, vendar so vedno možne zamude in dodatni udeleženci (na primer otroci, zakonci, prijatelji). Ne pozabite, da več ljudi, več osebja boste potrebovali.

   • Ker je število ljudi lahko resen problem, je pomembno, da zagotovite dovolj prostora za vse goste.
   • Odločite se, koliko ljudi se lahko udeleži vašega dogodka.

4. Določite proračun. Povežite se z nekaj zaupanja vrednimi ljudmi in se odločite, koliko denarja potrebujete za organizacijo dogodka. Boste zaposlili osebje? Ali morate najeti opremo in plačati najemnino za prostore? Koliko denarja potrebujete za hrano in pijačo? In za majhen tisk? Odločite se, koliko imate na voljo, in pripravite načrte glede na svoj proračun. Naj vam ne bo vredno zapravljati osebnega denarja, za katerega ga ni treba porabiti.

   • Morda boste lahko pritegnili sponzorska sredstva ali donacije, vendar to ni vedno tako. Če niso predvidena dodatna sredstva, je pomembno, da se dodatnega denarja ne financira. Če gostinstvo stane veliko denarja, povabite vse, naj si prinesejo svojo hrano in pijačo. Ne boste potrebovali osebja, vendar boste morali najti mizo, benmari in hladilnike. Da ne bi zapravili denarja za fotografa, se fotografirajte sami. Bodite ustvarjalni!

5. Sestavite ekipo. Naloge razdelite med člane ekipe. Če organizirate neformalni dogodek, so lahko člani ekipe prijatelji, družina in drugi. Organizacija dogodka vključuje razdelitev odgovornih področij med ljudi. Prepričajte se, da vsi vedo, kaj storiti.

   • Razdelite odgovornosti skupaj z zaposlovanjem osebja in pripravo vabil. Odgovornost dodelite čim prej in jim po možnosti ponudite naloge. V rezervi bi morali imeti tudi nekaj ljudi, ker je možno prekrivanje.

6. Premislite o zaporedju dogodkov. Nemogoče je načrtovati, ne da bi vedeli vrstni red ukrepov na dogodku. Kdaj bodo govorci imeli svoje govore? Ali bodo na prireditvi igre, predstavitve, zabava? Kako dolgo bodo gostje jedli? Pripravite podroben načrt, ki upošteva vse dogodke.

   • Pustite nekaj časa na zalogi, saj lahko pride do odstopanj od urnika. Ljudje lahko zamujajo, govori so lahko daljši od načrtovanega in čakalne vrste hrane se lahko podaljšajo. Seveda je vredno razmisliti o urniku, vendar je treba razumeti, da ne gre vedno vse po načrtih.

   Začnite s pripravo

   1. Pošljite vabila. Brez vabila nihče ne bo vedel za vaš dogodek. Vaše povabilo je obraz dogodka, zato je treba z oblikovanjem ravnati odgovorno. Prvi vtis o dogodku se bo ustvaril prav po zaslugi vabila. Poskusite narediti vse na spodobni ravni.

      • Upoštevajte klasične možnosti: razglednice, letaki in drugi drobni tiski. Ne pozabite, da lahko vabila pošljete tudi digitalno: po e-pošti, e-pošti, družabnih omrežjih ali spletnih mestih, ustvarjenih za oblikovanje vabil. Lahko pa dogodek preprosto označite na koledarju.
        • Če želite, da se vašega dogodka udeleži čim več ljudi, pošljite vabila prek družabnih omrežij. Če je dogodek nekaj izbranih, se odreknite družabnim medijem.

   2. Registrirajte vse ljudi, ki so potrdili sodelovanje. Točno boste morali vedeti, koliko ljudi bo prišlo. Najverjetneje se bo število gostov na prireditvi še vedno razlikovalo od števila ljudi, ki so potrdili udeležbo, vendar bi si morali vsaj približno predstavljati, kaj lahko pričakujete. Obstajajo posebna spletna mesta, ki vam omogočajo vodenje evidenc, lahko pa uporabite orodja za družabna omrežja (na primer Facebook) ali beležite ljudi v Excelu.

      Upoštevajte vse ljudi. Ali boste morali poiskati in najeti fotografe, gradbenike, oblikovalce, dekoraterje, nastopajoče, sponzorje, voditelje, glasbenike, duhovnike, plesalce, druge umetnike ali njihove odgovornosti oddati nekomu drugemu? Pri načrtovanju upoštevajte vse te ljudi, tako da bodo imeli vsi dovolj prostora in hrane, če se bodo dogovorili.

      • Bo na dogodku hrana in pijača? Če je tako, vedite, kdo bo zadolžen za kuhanje, postrežbo in čiščenje. Kakšna hrana bo postrežena? Ali bodo gostje z alergijami, vegetarijanci ali vegani, diabetiki, ljudje s prehranskimi omejitvami iz verskih razlogov itd.? Ali obstajajo dojenčki, otroci, starejši ali invalidi, ki ne morejo jesti trdne hrane?
      • Pomislite, ali bo dogodek zabaven in kaj morate organizirati. Morda boste morali naročiti glasbeno opremo, paviljone ali šotore, okraske, luči, mikrofone, ojačevalnike, napajalnike, projektorje ali diaprojekcije, dimne stroje, odrska ogledala, trakove, plakate podjetij itd.
        • Če najemate podjetje, ki bo zadolženo za zabavo, se pozanimajte, ali si lahko zagotovi lastno opremo in kakšna oprema bo na izbrani lokaciji. Dogovorite se o urniku. Tako boste vedeli, kakšno pomoč potrebujete.
      • Gostinska podjetja, cvetličarji, voditelji in drugi strokovnjaki cenijo svoj čas, zato se morate čim prej pogajati z njimi (čim kasneje to storite, dražje so lahko njihove storitve). Če to storite vnaprej, boste imeli čas, da poiščete zamenjavo, če jo zavrnejo.

   3. Poiščite vodjo. Gostitelj je potreben, da se dogodek drži po urniku. Voditelj govori, vabi k mizi, naznani začetek plesov ali druge zabave in predstavi častne goste. Z gostiteljico se dogovorite za datum in načrt. Če je voditelj inteligenten, vam bo v veliko pomoč pri izvedbi dogodka.

      • Morda boste morali biti vi vodja. To bo težje, ker boste morali postopek nadzorovati do samega konca. Pomembno je, da dodelite odgovornost vsaki ekipi pomočnikov, da boste lahko nanje prenesli odgovornosti.

   4. Pripravite svojo opremo. Ko najamete ekipo, poskrbite, da s seboj prinesejo vse, kar potrebujejo. Ljudje lahko s seboj nosijo vso opremo, vendar jo boste verjetno morali iskati ločeno. Opremo lahko najamete, kupite ali posodite. Preglejte celoten seznam, od serviet do podaljškov.

      • Okraski so pomemben del vsakega dogodka. Namizne prte, rože, darila, sveče, kroglice, plakate, trakove, foto cone, rdeče preproge in vse ostalo je treba iskati vnaprej.

   5. Razmislite, kako prostor ustreza vašim potrebam. Neizkušeni organizatorji pogosto spregledajo količino in kakovost stvari, kot so sanitarije, parkirišča, klančine za invalidske vozičke, omare, shrambe, kuhinje, koši za smeti, vedra za led, električne vtičnice itd. Vnaprej premislite o vseh odtenkih.

      • Upoštevajte tudi, kako bodo ljudje prišli do kraja dogodka. Ali bodo tuji gostje potrebovali nastanitev in prevoz? Ali boste morali rezervirati prevoz zanje?

   6. Vedite, s kom boste sodelovali. Če ideja za dogodek ne pripada vam, je pomembno vedeti, kako boste ravnali v kateri koli situaciji. Če vam stranka zaupa, morate ugotoviti:

      • Kdo so glavni gostje? To je običajno razumljivo - na primer nevesta in ženin. Stranka ni vedno glavni gost. Na dogodku je lahko prisoten ali pa tudi ne.
      • Kdo sproži dogodek. Običajno ti ljudje sedijo za svojo mizo in pomagajo gostom, da se seznanijo in komunicirajo. Ti ljudje praviloma znajo ustvariti pravo vzdušje in dati nove teme pogovorov, povabiti vse na ples, goste predstaviti drug drugemu. Običajno se lahko zanesete na take ljudi, ker vam bodo dali vse pomembne informacije, lahko bodo prevzeli besedo sami ali pa bodo delovali kot pospeševalci. Po zaslugi teh ljudi dogodki praviloma potekajo nemoteno.
      • Kdo bo pomagal urediti stvari v primeru težav. Vedeti, kdo vam lahko pomaga pri reševanju težav, če je potrebno. Najpogosteje to vlogo igrajo družinske glave, skrbniki, menedžerji ali stražarji.
      • Kdo odloča. V večini primerov boste odločitev sprejeli vi kot vodja, vendar lahko pride do situacij, ko boste morali gostom nekaj razložiti, kar pa ne bo prav prikladno. Ugotovite, s kom se lahko pogovorite v nujnih primerih. Najverjetneje boste morali komunicirati z osebo, ki plača dogodek ali vaše storitve in za katero menite, da je vaša stranka.

   Priprave na predvečer dogodka

   1. Raziščite lokacijo dogodka. Pred dogodkom obiščite prizorišče in razmislite, kako bo vse organizirano. Morda boste potrebovali dodatno opremo - podaljški, luči itd. Če jih ne najdete takoj, jih bodo gostje še težje našli. Razmislite o tem.

      • Če je mogoče, se odločite, kje in kaj bo stalo. Če za vse ni prostora, se morate nečemu odpovedati. Če vam lahko pomaga, se pogovorite z upravnikom nepremičnine in vprašajte, ali morate upoštevati posebne okoliščine ali zahteve.

   2. Pripravite darilne košare za člane svoje ekipe. Vsi se bodo morali potruditi. Pripravite darila, da se zahvalite ljudem za njihovo delo in pokažete svojo hvaležnost. Komplet lahko vključuje steklenice za vodo, ploščice z granolo, čokolade, majhne spominke in vse, kar se vam zdi primerno. To bo okrepilo timski duh.

      • Pripravite značke ali manjše spominke, ki si jih boste zapomnili na dogodku. Poskrbite, da lahko vsi jedo in pijejo pravočasno. Poskusite na svoje zaposlene gledati kot na vir, ki ga boste lahko uporabljali v prihodnosti.

   3. Pred dogodkom se obrnite na vse člane ekipe. Pomembno je zagotoviti, da vsi vedo, kaj storiti in ali so pripravljeni delati. Dajte vsem jasna navodila ob času prihoda in vsem svojim kontaktnim podatkom. Če nihče nima vprašanj, lahko nadaljujete.

      • Preverite, ali so vsi pripravljeni za odhod. Ne bodo vsi mogli povedati resnice, zato poskusite sami sklepati. So ljudje videti samozavestni in pripravljeni na delo? Če ne, jih pomirite, ponovite njihove odgovornosti in zastavite nekaj vprašanj. Če dvomite, da se bo kdo spopadel s svojimi nalogami, ga povežite z izkušenejšim zaposlenim.

   4. Po potrebi pripravite seznam stikov in druge dokumente. Pomembna je tudi vaša samoorganizacija. Če ste pripravljeni, lahko rešite vsako situacijo, če pa ne, vam bodo stvari ušle iz rok. Tu je nekaj načinov za pripravo:

      • Naredite seznam vseh telefonskih številk in naslovov, ki jih potrebujete. Je slaščičar mislil, da boste torto pobrali sami? Vseeno - pokličite Mašo, ki živi v bližini, in jo prosite, naj pobere torto na poti do prireditve.
      • Naštej vse. Preglejte sezname in preverite, kateri predmeti, oprema in ljudje manjkajo.
      • Pripravite vse račune in pogodbe. Bolje ko se pripravite, manj težav boste imeli pozneje.

   5. Poskusite, da v zadnjem trenutku ne spremenite ničesar. Se vam zdi, da bo stranka poskušala popraviti do zadnjega trenutka? Pri organizaciji porok stranke pogosto zahtevajo spremembo v zadnjem trenutku. Določite rok za spremembe. Praviloma je največ teden pred dogodkom. Pred tem rokom lahko še vedno izvedete spremembe brez večje škode za proračun ali organizacijo.

      • Če so spremembe majhne in ne vključujejo dodatnih stroškov, teh sprememb ne zavrnite. Poskusite s stranko ravnati z razumevanjem, saj ga čaka zelo pomemben dogodek.

   Aktivnosti med dogodkom

   1. Pripravite vse. Bodite prvi, ki prispe na prizorišče. Poskrbite, da bodo vsi prispeli pravočasno in pokličite tiste, ki zamujajo. Pomagajte ljudem, ki potrebujejo pomoč, in po potrebi dajte navodila. Ne vmešavajte se, če vaša prisotnost nekje ni potrebna. Prepričajte se, da ni nihče poškodovan.

      • Bolje se boste počutili, če boste naredili seznam opravkov in ga pregledali. Vsaki ekipi dajte seznam: tiste, ki ste jih najeli; tisti, ki so odgovorni za okrasitev in urejanje pohištva; tisti, ki so odgovorni za opremo. Prepričajte se, da je vse na svojem mestu.

   2. Delegirano delo. Ne bojte se prenesti odgovornosti. Nemogoče je narediti vse, zato morate razporediti odgovornosti. Če nekdo svojega dela ne opravlja dobro, mu dajte drugo službo. Vaša naloga je pravilno razporediti delo. Osebnih meja ne ukazujete ali kršite - za to ste bili najeti.

      • Bodite vljudni, vendar govorite odločno in samozavestno. Na primer, takole: "Maxim, potrebujem tvojo pomoč pri gostinstvu. Hvala." Vaša ekipa mora sodelovati. Da bo vsem lažje, prevzemite vlogo vodje, kakršna bi morala biti.

   3. Naučite se prilagajati. Poskusite se držati urnika in poiščite izhod, če urnika ne morete izpolniti, predvsem pa - ne skrbi... Če začnete postati živčni, boste izgubili nadzor nad sabo in iz tega ne bo nič dobrega. Če govor traja 10 minut in govorec ignorira vaše znake, se sprostite. Kasneje samo postrežete s pijačo in nihče ne bo opazil. Nič hudega se ni zgodilo.

      • Možne so vse prosojnice. Nemogoče je vsega predvideti in prej ko se naučite sprejemati, tem bolje. Miren vodja dogodkov lahko reši kateri koli problem, vznemirjen pa ne. Zato ne bodite živčni in pustite, da stvari tečejo po svoje. Dogodek se bo kmalu končal!

   4. Obveščajte vse o dogajanju. Na dan dogodka preverite število gostov in vse ostale odtenke. Če morate kaj spremeniti, čim prej obvestite odgovorne ljudi. Morali bi biti prvi, ki boste opazili kakršne koli težave.

      • Vprašajte stranke, kako se počutijo. Morda se počutijo nervozne, tesnobne, dolgočasne, srečne ali zaskrbljene zaradi nečesa, pogovor z vami pa jim lahko pomaga, da se pomirijo in jih motivirajo za nekaj. Po potrebi spodbujajte goste in člane vaše ekipe.

   5. Pojdi po svoje. Upoštevajte, da se lahko vsak član ekipe spopade s svojo nalogo: če ste mu kaj zaupali, se bo spopadel. Po potrebi ponudite pomoč, vendar bi morali biti vsi v vaši ekipi dovolj izkušeni, da ne potrebujejo pomoči. Zapomnite si naslednje:

      • Spoznajte vse goste na vhodu. Ko se dogodek začne, naj gostitelj zabava goste. Vaša naloga bo reševanje težav in nadzor vseh procesov, ki jih gostje ne vidijo (kuhanje in druge naloge).
      • Opazujte goste in se občasno pogovorite z gostiteljem, če se kakšen načrt spremeni.
      • Bodite oddaljeni od glavnih gostov večera. To so njihove počitnice. Toda bodite pripravljeni, da jih ob pravem času vprašate, ali so z vsem zadovoljni in ali imajo kakšno prošnjo ali željo.

   6. Če je dogodek namenjen promociji, pripravite spominke. Gostje bi se morali spomniti tega večera, a najverjetneje jih potrebujete ne samo to... Verjetno želite, da gostje obiščejo spletno stran, prispevajo prispevek ali drugim povedo o podjetju. Da bo dogodek nepozaben, si pripravite spominke. To je lahko slika, letak, pisalo - nekaj, kar bo goste spominjalo na vas in vaš dogodek.

   7. Čestitajte si po dogodku. Zdi se, da dogodek poteka sam po sebi in priprave nihče ne vidi. Hvalite se - zaslužili ste si! A prezgodaj je za sprostitev - dela še ni konec.

      • Po dogodku si vzemite čas za srečanje s stranko in se ji zahvalite. V čast dogodku podarite svoji stranki majhno darilo - te malenkosti vedno polepšajo sestanke. Stranka tudi bolj verjetno priporoča vas. Podarite rože ali uokvirjeno fotografijo večera (na primer trenutek prereza traku, vrhunec predstave, podelitev nagrad, poljubljanje ženina in neveste, pihanje sveč na torti) ali katero koli drugo darilo, ki bi bilo primerno v teh pogojih.

   8. Organizirajte se in pojdite domov. Poskusite zapustiti kraj, kakršen je bil pred vami. Povejte svoji ekipi, da je čas za čiščenje in ne odhajajte, dokler čiščenje ni končano. Ne pozabite, da morate biti vključeni tudi vi.

      • To ni samo vljudno, ampak tudi prihrani nepotrebne stroške. Marsikje je v račun vključeno tudi čiščenje po prireditvi. Poskusite se izogniti skritim stroškom.

   9. Uredite vračila in plačila za vso opremo in se zahvalite vsem, s katerimi ste sodelovali. Morda boste to morali storiti pozneje. Vprašajte stranko, ali jim je bil dogodek všeč. Tudi če boste pozneje plačani, se stranki zahvalite za priložnost, da sodeluje z njim in prosite za njegovo vizitko.

      • Hvala članom vaše ekipe. Poskrbite, da bodo vsi plačani. Zberite čeke in poskrbite za vse. Vi morate biti zadnja oseba, ki je zapustila prostore.

   Reševanje težav

   1. Vedite, kaj storiti, če gostje zamujajo in kako se soočiti z drugimi težavami. Ljudje pogosto zamujajo in na to morate biti pripravljeni. Zamudam se je praviloma težko izogniti (na primer zaradi nepredvidljivih zastojev), vendar gostje, ki pridejo pravočasno, z njimi udobno. Da bi se izognili nepotrebnim težavam:

      • Poskrbite, da bo na vabilu jasno naveden čas. Če goste prosite za potrditev udeležbe, jih prosite, naj potrdijo tudi čas. Če spoznate težavo, ki jo je težko hitro rešiti, se obrnite na gostitelja, goste (ponavadi najpomembnejše), umetnike in kuhinjsko osebje. Če glavni gostje zamujajo (na primer nevesta in ženin), lahko storite naslednje:
      • Pozneje se obrnite sami in vprašajte za približen čas prihoda. Obvestite kuhinjo o novem času, da bo osebje lahko upočasnilo ali pospešilo delo.
      • Ne obveščajte vseh gostov, da je začetek preložen zaradi poznih gostov (to bodo vsi razumeli sami). Glavnim gostom povejte, da se tega zavedate. Pojasnite, kaj nameravate storiti, vendar naj se ljudje odločijo sami, saj se bolje poznajo in lahko sprejemajo odločitve, ki bodo ustrezale vsem.
      • Spremljajte čas, saj bi morali vsi imeti čas za govore. Če glavni gostje zamujajo, ljudem ponudite prigrizke ali pijačo, da jim ne bo dolgčas.
      • Če gostje zamujajo in jih komaj čakate (na primer zaradi dejstva, da nekaterih jedi kasneje ni mogoče postreči), dogodek začnite pravočasno in ko prispejo pozni gostje, jim postrezite isto hrano, ki jo postrežejo vsi, tudi če je sladica.
      • Povabite vse ostale, da plešejo, igrajo, držijo govor ali poskrbijo za katero koli drugo zabavo, še posebej, če gre za glasbo. Prosite fotografe, naj sodelujejo z gosti do poznih prihodov. Pripravite si rezervni načrt dan pred dogodkom.
      • Če gostje želijo priti kasneje, to obravnavajte kot izbiro gostov in ne kot neuspeh. Vaša naloga je opraviti s tistimi gosti, ki so že prispeli. Vedite se, kot da ni težav.

      • Vedeti, kako se spoprijeti s težavami s hrano. Te težave se redko zgodijo, če je bilo vse vnaprej premišljeno, včasih pa so možna tudi presenečenja: otrok lahko razlije hrano ali pa se v kuhinji zgodi kakšno prekrivanje. Vnaprej se pozanimajte, kateri gostje bodo na prireditvi, da boste lahko razmislili o postavitvi miz s hrano in sedeži.

        • Če se je kamor koli razlila tekočina, jo je treba iz varnostnih razlogov čim prej očistiti, tudi če morate premakniti preprogo, okrasne predmete ali pohištvo. Če madeža ni mogoče prikriti (če je na primer starina), je bolje odstraniti umazan predmet. Če imate rezervno pohištvo, ga uporabite. V nasprotnem primeru razporedite ostalo pohištvo, tako da odsotnost pohištva ne bo presenetljiva.
        • Prostor za hrano je mogoče ograjiti z vrvno ograjo, zaveso ali paravanom. To je lahko koristno, če se krožniki predjedi komaj prilegajo na bife ali če nameravate pokazati, kaj bodo postregli kasneje. Nekateri gostje se lahko odločijo, da hrano strežejo v neomejenih količinah in jo lahko jemljejo samostojno, vendar to ni vedno tako.
        • Spremenite meni. Če nekega dela jedi ni mogoče postreči (na primer priloga je zgorela), ga izključite, zamenjajte z drugim ali zmanjšajte porcijo, tako da bo preostala priloga dovolj za vse. V tem primeru morate povečati porcije druge hrane. Odločitev sporočite odgovorni osebi.
        • Nepričakovanih vegetarijancev, učencev z alergijami in gostov z alergijami ne bi smelo biti, če ste že vnaprej pomislili na vse, pogosto pa ljudje s seboj pripeljejo sorodnike ali bližnje prijatelje brez predhodnega opozorila, še posebej, če dogodek ne predvideva natančnega števila vabil. Te težave je običajno enostavno rešiti. Na vhodu se srečajte z gosti in jih vprašajte, ali imajo kakšno hrano. Kakršne koli kuhinjske nastavitve sporočite takoj, ko slišite zanje.
        • Če je gostov več, kot ste se dogovorili, naročite več hrane ali po potrebi kupite več hrane. V kuhinji je praviloma zaloge hrane, ob upoštevanju morebitne pokvarljivosti, največkrat pa je hrane več, kot je potrebno, in ne manj. Porcije lahko zmanjšate in postrežete več kruha, solate ali zelenjave, to so živila, ki jih lahko hitro kupite v supermarketu.

      • Znati se spoprijeti s težavami z otroki. Ne delajte napak mnogih menedžerjev - ne pozabite, da imajo otroci enake potrebe kot odrasli: želijo se imeti lepo in se ne dolgočasiti. Starši so pogosto užaljeni, če na prireditvi ni zabave za otroke. Najbolje je, da vse goste, ki nameravajo s seboj vzeti svoje otroke, opozorijo na to, tako da pošljejo odgovor na vaše povabilo.

        • Majhnim otrokom (mlajšim od 10 let) je hrano ali prigrizke najbolje postreči zgodaj, saj se najpogosteje večerja začne šele ob 20. uri, kar je veliko kasneje, kot običajno jedo otroci. Hrana naj bo zabavna za otroke in zdrava, hkrati pa tudi premišljena kot hrana za odrasle - starši jo bodo cenili. Celoten obrok za otroke bo staršem olajšal miren večer.
        • Otrokom, starejšim od 10 let, lahko običajno postrežejo obroke za odrasle in porcije enake velikosti kot odrasli, čeprav otroci pogosto ne jedo celotne porcije. S soglasjem staršev otrokom ponudite otroški jedilnik, če ne marajo hrane za odrasle. Najstniki pogosto izberejo isto hrano kot otroci, ker so preprostejši. Zaradi tega nekatere ustanove otroške menije preimenujejo v alternativne menije. Z glavnimi gosti se vnaprej pogovorite o otroških menijih in možnostih zabave za otroke in upokojence.
        • Določite osamljeno območje za hranjenje in preoblačenje žensk z dojenčki ter kraj za spanje majhnih otrok, če se utrudijo.

      • Znati ravnati z nasilnimi in pijanimi gosti, pa tudi z ljudmi, ki poskušajo na dogodek priti brez povabila. V idealnem primeru se temu lahko izognemo, vendar ne vedno - težave so možne na poslovnih in družinskih prireditvah. Pogosto se pojavijo odtenki, za katere niste vedeli in jih niste mogli vedeti, zato bodite pripravljeni na vse.

        • Vprašajte stranko in glavne goste o možnih scenarijih v takih primerih. Če se o tem neprimerno pogovarjate z njimi, se pogovorite z drugimi odgovornimi, da se izognete težavam s sedeži. Dodelite odgovornost za te situacije, pazite na situacijo in bodite pripravljeni na posredovanje, če bo potrebno. Strogo povedano, vaša odgovornost je voditi dogodek, vendar niste odgovorni za osebna vprašanja gostov. Zaradi tega se morate pozanimati, s kom se obrnete, če pride do neprijetne situacije.
        • Ker je gostu, ki je že preveč popil, težko zanikati alkohol, pa tudi v interakciji z gostom, ki se vede agresivno, je najbolje, da enemu od gostov dovolite, da reši konflikt. Pokličite policijo le, če to odobrijo glavni gostje. Tudi majhni dogodki imajo pogosto veliko alkohola, zato je pomembno, da ste vedno pozorni.
        • Situacije z ljudmi, ki poskušajo na dogodek priti brez povabila, so vedno precej težke. V tem primeru je najbolje, da jih mirno prosite, naj zapustijo dogodek, vendar najprej preverite pri glavnih gostih, če teh ljudi res ni na seznamu povabljenih. Če so ljudje agresivni, je vaša dolžnost, da čim bolj zaščitite goste. Pokličite policijo ali varnost, če vsiljivci kljub vašim prošnjam ne zapustijo.
        • Gostje pogosto zapostavijo tablico sedežev in sedijo, kjer želijo, ali ob tistih, s katerimi želijo sedeti. Vprašajte glavne goste, ali je to sprejemljivo. Najbolje je, da se o vsem pogovorite vnaprej. Če morajo ljudje sedeti v skladu s svojimi sedežnimi režimi, nikogar ne spustite v jedilnico pred začetkom večerje. Pogosto so gostje v preddverju, preddverju ali baru pred večerjo. Če se nekateri ljudje zaradi družinskih nesoglasij ne bi smeli križati, jih lahko razdelite v skupine in jih ločeno odpeljete do ustreznih miz.

      • Vedite, kaj storiti, če vas vreme ovira. V nekaterih regijah je možen nenaden dež ali sneg, prav tako velika vročina ali mraz. Vreme praviloma ni pomembno, če prireditev poteka v zaprtih prostorih, v primeru prireditev na prostem pa je težje. Če pričakujete slabo vreme, prireditev premaknite na drugo lokacijo. Če to ni mogoče, najemite velik paviljon ali šotor (čeprav je ta možnost lahko draga, če jo rezervirate v zadnjem trenutku). Med pripravo na dogodek bodite pozorni na vreme. V primeru slabega vremena je situacijo izredno težko popraviti, zato naredite vse, kar je v vaši moči, da se težavam izognete.

        • Nekatere države imajo zavarovanje za slabo vreme in druge težave. Če je vreme na vašem območju nepredvidljivo, razmislite o slabem vremenskem načrtu. Ugotovite stroške zavarovanja in prenosa dogodka na drugo lokacijo, saj boste tako lažje pripravili stranko na morebitne dodatne stroške.
   • Najpomembnejše stvari hranite na enem priročnem mestu: robčki, gasilni aparat, komplet za prvo pomoč in drugi predmeti. Če bo vse v redu, jih ne boste potrebovali, za večje dogodke pa je najbolje, da so vam pri roki za vsak slučaj.
   • Če je kdo od gostov ali govornikov utrujen ali se mora navaditi na jet lag, se z njimi ali njihovimi pomočniki posvetujte, če potrebujejo spa, masažo ali kaj drugega, zaradi česar se bodo počutili bolje. Če že dolgo niso jedli, jim lahko pošljete kosilo, če se slabo počutijo pa tablete (na primer v primeru glavobola zaradi stresa ali bolečine v trebuhu zaradi leta). Utrujeni gostje ali govorci so načini, kako pokvariti kateri koli dogodek, ne glede na to, kako se trudite.
   • Poskrbite, da bodo vsi lahko videli oder in slišali glasbo ali predstave.
   • Ne pozabite, da je organizacija prireditve nekoga drugega velika čast, četudi je sam postopek zelo stresen. Vaše delo lahko osreči marsikoga in doživi nepozabno izkušnjo. Ta izkušnja vam bo prav tako koristila, saj boste pridobili veliko novih veščin.
   • Lahko priredite govor ali celo zaplešete z nekom, če je zaradi tega dogodek bolj zanimiv. Pomembno je, da lahko prenesete svoje odgovornosti, če želite sodelovati v plesu ali imeti govor. Pomembno je, da za nobeno mizo ni tišine.

Pisanje

Najbolj nepozaben dogodek.

Ko smo bili v osnovni šoli, smo imeli veliko zanimivih in nepozabnih dejavnosti. Najbolj pa se spominjam KVN iz basni I. Krylova.

To je bil prvi dogodek, na katerega smo se pripravili kot ekipa, brez pomoči učitelja. Sprva smo se poskušali pripraviti. Po pouku smo šli na šolsko verando in poskušali uprizoriti učbeniško basno. Plazili smo, se dogovarjali, kdo bo prinesel kakšne atribute za sceno, se smejali drug drugemu. In najbolj goreče je bilo, da smo prekinili celotno vajo, da bi pregnali nasprotniško ekipo. A stvari niso šle dobro. Prosilce za vloge v basni je bilo treba prepričati. A vlogi "odganjanja" radovednih sošolcev ni bilo konca. Vse se je končalo s tem, da smo se po pomoč obrnili na mojo mamo.

Stvari so potekale hitreje, a nič manj zabavno. Ker v času vaje v naši ekipi ni bilo deklet, je bila Borya izbrana za vlogo kačjega pastirja. Preostali fantje so začeli navdušeno razpravljati o tem, kako nadoknaditi Borisa, kakšne stvari obleči. Še posebej vsi so vztrajali pri maminih čevljih z visoko peto.

Končno je napočil težko pričakovani dan. Vsa naša prizadevanja niso bila zaman. Z nastopom na odru Borija v vlogi kačjega pastirja so se vsi oboževalci in žirija "dvignili s sedežev", uspeh je bil osupljiv. Nismo dvomili, da bomo zasedli prvo mesto. In tako se je tudi zgodilo.

Dogodki nam vsak dan napolnijo življenje: nekaterih se jih ne spomnimo, ker so si podobni, nekateri nam ostanejo dolgo v spominu, ker so uporabljali unikatno mehaniko in tehnologije. Mnogi izmed njih so se pojavili pred kratkim, a so se uspeli dokazati z dobre strani.

Začnimo s priljubljeno današnjo novostjo - razširjeno resničnostjo. Ta tehnologija predvideva dodajanje resničnosti s katerimi koli virtualnimi predmeti. To pomeni, da se ustvari določen prostor, v katerega je oseba postavljena in postane glavni lik dogodka. Eden najjasnejših primerov uporabe razširjene resničnosti je v ZDA. Tam je kanal BBC skupaj z Appshaker Ltd v podporo Blu-ray / DVD Frozen Planet v nakupovalnem središču ustvaril ledeno ploščo, na katero se je lahko vsak povzpel in si ogledal živali na Arktiki, živali pa so našli na dosegu roke. V akciji so sodelovale cele družine, ki so nato svoje vtise dolgo delile s prijatelji in znanci.

Nato se bomo preselili v New York. Tu je multimedijski umetnik Aaron Sherwood Firewall uporabil nadrealistično namestitev. Na razstavi je postavil interaktivno platno, ki se ga je bilo treba dotakniti, in odvisno od intenzivnosti dotika in zveneče glasbe, so se na tem platnu pojavile različne slike. A to še niso vse možnosti tega platna: bil je del nastopa pri interakciji z občinstvom - plesalci so s platnom izvajali skladbe, občinstvo z druge strani pa je videlo sliko plesa.

V nadaljevanju ustvarjalne teme se obrnimo na tehnologijo, zaradi katere se gledalec počuti kot umetnik in postane član edinstvenega ustvarjanja svetlobe in glasbe v projektu Fusion Emotion. Fusion Emotion je edinstvena živa razstava, ki temelji na igri svetlobe in zvoka, kot v prejšnji novosti. Toda le v tem orkestru obstajajo trije dirigenti, ki "poveljujejo" blizu svoje plošče na dotik. Te konzole so kombinirane s svetlobnim stebrom in zvočnim sistemom ter omogočajo trem udeležencem, da hkrati vodijo orkester lahke glasbe. Vsak udeleženec izbere avdio kanal, jasno sliši izbrani glas in s pomočjo barvne lestvice obarva svoj sektor. V stolpcu se mešajo barve treh sektorjev in ustvari se ustvarjalna skrivnost, kjer občinstvo postane udeleženec te svetlobno-glasbene akcije.

Naj se obrnemo na tehnologijo, ki se je pojavila že leta 2004, a takrat iz nekega razloga ni bila deležna pozornosti, ki si jo zasluži, čeprav je lahko novostim dala dogodke. Meglen zaslon - o tem bomo zdaj govorili. Zaslon za meglo je naprava, ki iz najmanjših kapljic vode ustvari ravno površino za prikaz slik ali video posnetkov. Vsakdo lahko preide skozi to namestitev, ne da bi jo uničil. Megla ne pušča ostankov - raztopi se v nekaj sekundah po izklopu.

Ta tehnologija, ki traja le nekaj sekund, da se pojavi in \u200b\u200bizgine, se lahko uporablja na razstavah, prireditvah v nočnih klubih, na predstavitvi lahko služi kot zaslon za projektor, lahko se uporablja v nakupovalnih središčih in med PR-akcijami.

Megleni zasloni ustvarjajo čudovito vzdušje, udeleženci dogodkov pa postanejo superjunaki. Ta novost se osredotoča predvsem na pozitivna čustva in čim več pozitivnih čustev imajo gostje, tem svetlejši in nepozabnejši postane dogodek.

Druga tehnologija, ki se je zelo razširila na področju BTL in dogodkov, je projekcija. Ta tehnologija se uporablja predvsem na množičnih prireditvah ali prireditvah, kjer je treba narediti močan vtis. Slikovita primera uporabe te tehnologije sta dva primera.

Prva je bila otvoritvena slovesnost zimskih olimpijskih iger 2010 v Vancouvru, kjer je projekcijska površina postala cel stadion, na katerem so bile predstavljene scenaristične ideje avtorjev oddaje, predvsem pa njen najbolj spektakularni del - "Sanjska pokrajina", za vizualno komponento je poskrbelo 30 ogromnih projektorjev, postavljenih po celotnem stadionu ...

Druga je čarobna ulična akcija na telefonski govornici, ki se je decembra 2012 odvijala v Braziliji. Zaključni del akcije je bila čudovita projekcija na strupeno zgradbo, ki je otrokom končno omogočila, da so verjeli v božično čarovnijo.

V industriji BTL in prireditvah obstaja tehnologija, ki se uporablja na drugih področjih, na primer najpogostejša uporaba je v kinodvoranah. Da, zdaj govorimo o 3D-sliki - ta tehnika se uporablja že dolgo in je namenjena ustvarjanju volumetričnih figur, ki bodo okrasile dogodek in padle na ostro povabljeno. Obseg tega tehničnega razvoja je obsežen: predstavitve, kinodvorane, otvoritvene slovesnosti in številni drugi dogodki. Na primer, v Rusiji so to tehnologijo uporabljali ob odprtju prodaje operacijskega sistema Windows 8. V eni od trgovin Media Markt so kot glavno oblikovalsko rešitev za zasnovo trgovine vzeli slog »ploščicastega« vmesnika sistema Windows 8. Pokazale so se možnosti novega operacijskega sistema in poudarile dinamičnost. 3D pot, ki je vodila od oboka pri vhodu v trgovino do prostora za tiskovne konference. Holografska plošča je pokazala, kako so ploščice v živo v aplikaciji videti na začetnem zaslonu v operacijskem sistemu Windows 8, in ponazoritev samih aplikacij, vključno z aplikacijo Media Markt s spreminjajočo se ponudbo dneva. Vsak obiskovalec trgovine se je lahko v treh tednih od datuma predstavitve sprehodil po 3D tleh. Recimo samo, da je ta plošča imela skupno površino 156 m2 in je zaradi svoje velikosti prišla v Guinnessovo knjigo rekordov.

Druga novost je optični bralnik čustev, ki sliko uporabnikov na zaslonu spremlja s podatki o njihovi starosti, kazalcih razpoloženja in kakšnih čustev doživljajo. Gostje ne bodo zamudili priložnosti, da se zvijejo pred kamero, da preizkusijo moč svojih čustev in delovanje predstavljene naprave. Obstajata 2 možnosti za uporabo te tehnologije. Prva je zabavna, ko je skener čustev v središču dvorane in vsak lahko preveri, katera čustva doživlja. Drugi je informativen, ko skener odčita čustva udeležencev in nato ustvari objektivno sliko zaznavanja. Vsi skenerji čustev zajemajo 4 glavne kazalnike - telesno temperaturo, mišični tonus, kožne reakcije in pulz, po teh lastnostih se prepoznajo čustva.

Napredek ne miruje, zdaj za predstavitev ni treba nositi ogromnih kovčkov in torb s proizvedenim blagom, danes je dovolj le interaktivne vitrine - pritisnite gumb - in vitrina se je pojavila na katerem koli želenem mestu, potencialna stranka pa bo lahko ocenila ne samo kakovost blaga, ampak tudi izbor.