जो चीज़ घटना को यादगार बनाती है वह बनी रहती है। “सबसे यादगार घटना। आयोजन के दौरान गतिविधियाँ

आज हम सभी बिंदुओं पर ध्यान नहीं देंगे (उनमें से 100 से अधिक हैं)। लेकिन मैं वादा करता हूं कि हम सबसे बुनियादी बातों पर विचार करेंगे और जिनमें गलतियां सबसे ज्यादा होती हैं।

सार्वजनिक कार्यक्रम कैसे आयोजित करें:

चरण 1. आयोजन का उद्देश्य निर्धारित करें।

पहली बात जो किसी भी मामले में करना महत्वपूर्ण है, विशेष रूप से व्यवसाय से संबंधित: समझें कि यह आयोजन किसके लिए और किस उद्देश्य के लिए समर्पित है? हो सकता है कि आप शुष्क शौचालय बेचते हों और आपको साझेदारों को आकर्षित करने की आवश्यकता हो। हो सकता है कि आपके पास दंत चिकित्सालयों की एक श्रृंखला हो और आप नए ग्राहकों/मरीज़ों को खोजने के लिए एक शोकेस प्रदर्शनी का आयोजन करना चाहते हों।

इस बारे में सोचें कि आपको किसकी जरूरत है और क्यों। वे जो कर रहे हैं उसे क्यों रोकें और आपके साथ जगह बुक करें? और यहां से आप समझ जाएंगे कि सम्मेलन/प्रदर्शनी/मास्टर क्लास किस बारे में होनी चाहिए और इसे कैसे प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

चरण 2: एक स्थान चुनें.

स्थान चुनने से पहले, यह महत्वपूर्ण है: ए) आपके कार्यक्रम में शामिल होने वाले लोगों की अनुमानित संख्या की गणना करें, बी) परिणामी संख्या में 30% की कटौती करें। यह क्यों आवश्यक है? सबसे पहले, कुछ लोग नहीं आ पाएंगे (भले ही उन्होंने टिकट के लिए भुगतान किया हो)। दूसरे, एक छोटा लेकिन खचाखच भरा हॉल आधे खाली विशाल सभागार से बेहतर है।

चरण 3. उच्च गुणवत्ता वाले निमंत्रण/पत्रक बनाएं।

फ़्लायर को सही ढंग से बनाने के लिए, कुछ सरल नियम हैं:

1. बड़ा पत्रक (लगभग A5),
2. बड़े और पढ़ने में आसान फ़ॉन्ट (अधिमानतः सरल फ़ॉन्ट जिन्हें हम हर दिन पढ़ते हैं, उदाहरण के लिए, एरियल)।

इसमें न्यूनतम पाठ, अधिकतम उज्ज्वल और स्टाइलिश चित्र होने चाहिए। पत्रक का उद्देश्य प्रश्न उठाना और अधिक जानने की इच्छा पैदा करना है। किसी भी हालत में उसे सारी बातें नहीं बतानी चाहिए.

*महत्वपूर्ण: यह जांचना सुनिश्चित करें कि फ़्लायर में कार्यक्रम का सटीक पता, टेलीफ़ोन नंबर, दिनांक और समय शामिल है।

ऐसे फ़्लायर्स का एक पैकेट होने पर, आप उन्हें जहाँ चाहें पोस्ट और वितरित कर सकते हैं (उन स्थानों को छोड़कर जो अवैध पोस्टिंग से कानून द्वारा संरक्षित हैं)। सार्वजनिक भाषणों में, आयोजनों में साझेदारों के साथ, धरना-प्रदर्शनियों में, दुकानों की अलमारियों पर - सामान्य तौर पर, जहाँ भी आपके लक्षित दर्शक हों।

चरण 4. वक्ताओं की सूची को आमंत्रित करें और अनुमोदित करें।

एक बार जब आप तारीख तय कर लेते हैं, तो वक्ताओं को आमंत्रित करने का समय आ जाता है। यदि वक्ता किसी दूसरे शहर से आपके पास आ रहे हैं तो आयोजन से कम से कम 4 सप्ताह पहले व्यवस्था करना जरूरी है।

चरण 5. अपने कार्यक्रम के बारे में हर जगह चिल्लाएं, दूसरों को भी इसके बारे में चिल्लाने के लिए प्रोत्साहित करें।

आज हम विज्ञापन के बारे में बात नहीं करेंगे. लेकिन यह बताना ज़रूरी है कि आपका काम इस आयोजन पर अधिकतम ध्यान आकर्षित करना है। ऐसा करने के लिए, आपके पास अपना विज्ञापन अभियान और पीआर दोनों होना चाहिए: वक्ता, भागीदार, प्रतिभागी।
वक्ता वीडियो आमंत्रण शूट करते हैं, ग्राहकों को पत्र भेजते हैं और सोशल नेटवर्क पर घटना के बारे में बात करते हैं। साझेदार वही हैं, साथ ही उनके अपने मीडिया चैनल भी वही हैं। प्रतिभागी अपनी भावनाओं को साझा करते हैं और घटना के बारे में बात करते हैं, उदाहरण के लिए, एक उपहार के लिए (सरल, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण - आसानी से सुलभ)।

चरण 7: जब संभव हो तो मास मीडिया का उपयोग करें

आप अपने कार्यक्रम को रेडियो या टीवी पर भी कवर कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उदाहरण के लिए, अपने कार्यक्रम में किसी एक वक्ता के साथ साक्षात्कार या रिपोर्ट की व्यवस्था करना पर्याप्त है।

चरण 8. आयोजन के लिए सभी सामग्री तैयार करें

आपके कार्यक्रम में, आपके पास भागीदारों के साथ बैनर, कार्यक्रम के विषय पर साहित्य वाली एक टेबल (आपकी किताबें, भागीदारों की किताबें, वक्ताओं) और हैंडआउट्स होने चाहिए। लोग हैंडआउट्स में नोट्स ले सकेंगे, लेकिन यह मुख्य बात नहीं है। उनका लक्ष्य इवेंट ख़त्म होने के बाद आपको याद दिलाना है।

जब लोग हॉल से बाहर निकलते हैं, तो एक नियम के रूप में, 20 मिनट के बाद वे अन्य चीजों पर चले जाते हैं। इसकी संभावना कि वे स्वयं आपको एक सप्ताह में याद रखेंगे, अविश्वसनीय रूप से नगण्य है।

लेकिन जब वे आपके इवेंट से आपका लोगो, नोटबुक, कैलेंडर या पेन वाला पैकेज देखेंगे, तो वे निश्चित रूप से आपको याद करेंगे। इसलिए इसे जिम्मेदारी से निभाएं।

चरण 9: एक मॉडरेटर नियुक्त करें।

शायद वह कुछ संकेत दिखाएगा जिस पर "5 मिनट" लिखा होगा, या 10 मिनट में भाषण समाप्त होने का संकेत देने के लिए कंप्यूटर पर एक अलार्म प्रदर्शित किया जाएगा।

आइए संक्षेप में बताएं:

बहुत जल्द, Infobusiness2.ru व्यवसायियों के लिए अगले बड़े पैमाने के कार्यक्रम - अखिल रूसी व्यापार सम्मेलन 2015 की मेजबानी करेगा। ऐसे वक्ताओं के साथ: एंड्री पैराबेलम, कॉन्स्टेंटिन बेन्को, रैडिस्लाव गंडापास, निकोले म्रोचकोवस्की, वीटीबी बैंक और यूरोसेट के प्रतिनिधि, और कई अन्य।

वेबसाइट पर जाकर इस सम्मेलन के बारे में अधिक अवश्य पढ़ें, क्योंकि मैं आपको इस आयोजन के पूर्ण पैमाने और शक्ति के बारे में संक्षेप में नहीं बता सकता।

31 जनवरी से 1 फरवरी तक, एंड्री पैराबेलम पूरी Infobusiness2.ru कंपनी और भागीदारों के साथ अखिल रूसी व्यापार सम्मेलन 2015 आयोजित कर रहा है। और आपको अवश्य ही ऐसा करना होगा। और बाकी सब कुछ आपको वेबसाइट पर मिलेगा, जिस पर आप नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करके जाएंगे।

किसी कार्यक्रम का आयोजन करना एक मज़ेदार नया अनुभव है, चाहे वह कोई भी हो: एक पार्टी, एक कॉर्पोरेट कार्यक्रम, दोस्तों और परिवार के लिए एक मिलन समारोह, एक शादी या कोई औपचारिक कार्यक्रम। उचित संगठन किसी भी आयोजन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, और आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपके प्रयासों पर किसी का ध्यान नहीं जाएगा। इस लेख में, आप सीखेंगे कि किसी कार्यक्रम को कैसे व्यवस्थित किया जाए, संघर्षों को कैसे हल किया जाए और कठिन परिस्थितियों से बाहर निकलने का रास्ता कैसे खोजा जाए, और स्पष्ट योजना के माध्यम से समस्याओं से कैसे बचा जाए।

कदम

मुख्य लक्ष्य

अपने लक्ष्य और उद्देश्य परिभाषित करें.योजना शुरू करने से पहले, यह पता लगाना महत्वपूर्ण है कि आयोजन स्थल का आकार क्या होगा, बजट क्या होगा, क्या होगा, कितने मेहमान होंगे, वे किस तरह के लोग होंगे और यह तय करना होगा कि किस योजना की रणनीति काम करेगी। आप। आप इवेंट को कैसा दिखाना चाहते हैं? आप क्या करना चाहते हैं?

• एक बार जब आप यह तय कर लें कि कार्यक्रम किस बारे में होगा (किसी कार्यक्रम का जश्न मनाना, धन जुटाना, शिक्षा, बिक्री, सुझाव देना), तो आपको इस पर विचार करना होगा किस लिएआप यह कर रहे हैं. यह समझने से कि आपको ध्यान केंद्रित करने और काम पर आगे बढ़ने में मदद मिलेगी।
• आपको यह भी सोचना होगा कि आपके लक्ष्य क्या होंगे। किसी लक्ष्य को प्राप्त करना असंभव है यदि आप नहीं जानते कि वह क्या है। एक लक्ष्य आपको अंत तक प्रेरित रखेगा।

1. दिनांक और समय चुनें.यह प्रमुख नियोजन बिंदुओं में से एक है। यदि आप कोई ऐसी तारीख और समय चुनते हैं जो किसी के लिए उपयुक्त नहीं है, तो आपके सभी प्रयास व्यर्थ हो जाएंगे। यदि आप ऐसा दिन चुनते हैं जो जल्द नहीं आने वाला है या, इसके विपरीत, बहुत जल्दी आने वाला है, तो जोखिम है कि लोग या तो घटना के बारे में भूल जाएंगे या अपने समय की योजना अलग तरीके से बनाएंगे। ऐसी तारीख चुनना बेहद महत्वपूर्ण है जो बहुमत के लिए सुविधाजनक हो।

   • मेहमानों को दो सप्ताह पहले ही कार्यक्रम के बारे में बताना सबसे अच्छा है। संभवतः उनके पास अभी तक कोई अन्य योजना नहीं होगी। फिर आप चयनित तिथि के करीब एक या दो बार घटना के बारे में याद दिला सकते हैं। ऐसा दिन चुनें जब तक आपके पास 2-3 सप्ताह शेष हों, लेकिन केवल तभी जब आप सब कुछ समय पर पूरा करने में सक्षम हों।

2. एक स्थान चुनें.अब आप जानते हैं कि आप क्या और कब करेंगे, आपको यह तय करने की ज़रूरत है कि कौन सा स्थान आपके लिए उपयुक्त होगा और यह देखने के लिए कई स्थानों की जाँच करें कि क्या आप जिस तारीख में रुचि रखते हैं वह उपलब्ध है। आपको किस प्रकार की जगह चाहिए? जगह का उपयोग कैसे होगा? क्या मेहमान कुर्सियों की पंक्तियों में, बेंचों पर, मेजों पर, या घास पर कंबल पर बैठेंगे? क्या आपको नृत्य करने के लिए जगह, मंच या ब्लीचर्स की आवश्यकता है? सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुनी गई सीट आपके लिए सही आकार की है।

   • पहले से ही साइट पर जाएँ और एक फ्लोर प्लान तैयार कर लें। आप इस योजना का उपयोग टेबलों की व्यवस्था करने, खानपान की व्यवस्था करने, विकलांगों के लिए बाधा मुक्त पहुंच और निकास मार्गों पर विचार करने के साथ-साथ उपकरण रखने के लिए भी कर सकेंगे। बिजली स्रोत का स्थान (यदि आवश्यक हो), साथ ही बाहरी उपकरण (रेफ्रिजरेटर, बर्फ मशीन, बारबेक्यू, स्टोव, आदि) के स्थान को चिह्नित करें। सभी आउटलेट और स्थानों का नक्शा बनाएं जहां केबल चलेंगे (उन्हें कालीन से छुपाया जा सकता है), और किसी भी आइटम को सुरक्षा दृष्टिकोण से विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है।
   • क्या आपको विशेष अनुमति की आवश्यकता है? कभी-कभी आपको शराब की बिक्री के साथ-साथ शोर-शराबे वाले कार्यक्रम आयोजित करने, परिवहन पहुंच आयोजित करने, पार्किंग और बड़ी संरचनाएं (उदाहरण के लिए, मंडप) स्थापित करने के लिए विशेष परमिट की आवश्यकता होती है।

3. तय करें कि आप कितने लोगों को आमंत्रित करेंगे.आपका बजट कितने लोगों के लिए है? कार्यक्रम में प्रवेश केवल टिकट या निमंत्रण द्वारा है, जो योजना को सरल बनाता है, लेकिन देर से आगमन और अतिरिक्त प्रतिभागियों (जैसे बच्चे, पति या पत्नी, दोस्त) हमेशा संभव होते हैं। याद रखें कि जितने अधिक लोग होंगे, आपको उतने ही अधिक कर्मचारियों की आवश्यकता होगी।

   • चूँकि लोगों की संख्या एक बड़ा मुद्दा हो सकती है, इसलिए सभी मेहमानों के लिए पर्याप्त जगह उपलब्ध कराना महत्वपूर्ण है।
   • आपके कार्यक्रम में शामिल होने वाले लोगों की अधिकतम संख्या तय करें।

4. एक बजट निर्धारित करें.कुछ भरोसेमंद लोगों के साथ टीम बनाएं और तय करें कि कार्यक्रम की मेजबानी के लिए आपको कितने पैसे की आवश्यकता होगी। क्या आप कर्मचारियों की नियुक्ति करेंगे? क्या आपको उपकरण किराए पर लेने और परिसर का किराया देने की आवश्यकता होगी? आपको खाने-पीने के लिए कितने पैसे चाहिए? छोटी छपाई के बारे में क्या? तय करें कि आपके पास कितना पैसा होगा और अपने बजट के आधार पर योजनाएँ बनाएं। आपको अपना व्यक्तिगत पैसा किसी ऐसी चीज़ पर खर्च नहीं करना चाहिए जिस पर आपको इसे खर्च करने की ज़रूरत नहीं है।

   • आप प्रायोजन या स्वैच्छिक दान आकर्षित करने में सक्षम हो सकते हैं, लेकिन ऐसा हमेशा नहीं होता है। यदि अतिरिक्त धन की उम्मीद नहीं है, तो यह महत्वपूर्ण है कि अतिरिक्त धन का बजट न बनाया जाए। यदि खानपान सेवा में बहुत अधिक पैसा खर्च होता है, तो सभी को अपना भोजन और पेय लाने के लिए आमंत्रित करें। आपको स्टाफ सेवाओं की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन आपको एक टेबल, बेंच और रेफ्रिजरेटर ढूंढने की आवश्यकता होगी। फोटोग्राफर पर पैसे खर्च करने से बचने के लिए खुद ही एक-दूसरे की तस्वीरें लें। रचनात्मक हो!

5. अपनी टीम को इकट्ठा करो.टीम के सदस्यों के बीच कार्यों का वितरण करें। यदि आप एक अनौपचारिक कार्यक्रम का आयोजन कर रहे हैं, तो टीम के सदस्यों में मित्र, परिवार और अन्य लोग शामिल हो सकते हैं। किसी कार्यक्रम के आयोजन में लोगों के बीच जिम्मेदारी के क्षेत्रों का वितरण शामिल होता है। सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि क्या करना है।

   • कर्मचारियों को नियुक्त करते समय और निमंत्रण तैयार करते समय जिम्मेदारियाँ सौंपें। जितनी जल्दी हो सके जिम्मेदारी सौंपें और यदि संभव हो तो उन्हें कार्यों का विकल्प प्रदान करें। आपके पास रिजर्व में भी कई लोग होने चाहिए, क्योंकि ओवरलैप की संभावना से इंकार नहीं किया जाता है।

6. घटनाओं के क्रम पर विचार करें।आयोजन में घटनाओं के क्रम को जाने बिना योजना बनाना असंभव है। वक्ता अपना भाषण कब देंगे? क्या कार्यक्रम में खेल, प्रस्तुतियाँ, मनोरंजन होंगे? मेहमानों को खाना खाने में कितना समय लगेगा? एक विस्तृत योजना बनाएं जो सभी घटनाओं को ध्यान में रखे।

   • कुछ समय आरक्षित रखें, क्योंकि शेड्यूल से विचलन संभव है। लोगों को देर हो सकती है, भाषण योजना से अधिक लंबे हो सकते हैं, और भोजन की कतार लंबी हो सकती है। बेशक, एक कार्यक्रम पर विचार करना उचित है, लेकिन यह समझना महत्वपूर्ण है कि सब कुछ हमेशा योजना के अनुसार नहीं होता है।

   तैयारी की शुरुआत

   1. निमंत्रण भेजें.बिना निमंत्रण के, किसी को भी आपके कार्यक्रम के बारे में पता नहीं चलेगा। आपका निमंत्रण ईवेंट का चेहरा है, इसलिए आपको डिज़ाइन को जिम्मेदारी से लेने की आवश्यकता है। आयोजन की पहली छाप निमंत्रण की बदौलत बनेगी। हर काम को सभ्य स्तर पर करने का प्रयास करें।

      • क्लासिक विकल्पों पर विचार करें: पोस्टकार्ड, फ़्लायर्स और अन्य छोटे मुद्रित पदार्थ। याद रखें कि निमंत्रण डिजिटल रूप से भी भेजे जा सकते हैं: ईमेल, ईमेल न्यूज़लेटर, सोशल मीडिया या निमंत्रण डिज़ाइन वेबसाइटों के माध्यम से। वैकल्पिक रूप से, आप बस ईवेंट को अपने कैलेंडर पर चिह्नित कर सकते हैं।
        • यदि आप चाहते हैं कि आपके कार्यक्रम में अधिक से अधिक लोग शामिल हों, तो सोशल मीडिया के माध्यम से निमंत्रण भेजें। यदि आयोजन केवल कुछ चुनिंदा लोगों के लिए है, तो सोशल मीडिया छोड़ दें।

   2. उन सभी लोगों को पंजीकृत करें जिन्होंने अपनी भागीदारी की पुष्टि की है।आपको यह जानना होगा कि वास्तव में कितने लोग आएंगे। सबसे अधिक संभावना है, कार्यक्रम में मेहमानों की संख्या अभी भी उन लोगों की संख्या से भिन्न होगी जिन्होंने भागीदारी की पुष्टि की है, लेकिन आपको कम से कम इस बात का अंदाजा होना चाहिए कि क्या उम्मीद की जाए। ऐसी विशेष साइटें हैं जो आपको रिकॉर्ड रखने की अनुमति देती हैं, लेकिन आप सोशल नेटवर्किंग टूल (उदाहरण के लिए, फेसबुक) का उपयोग कर सकते हैं या एक्सेल में लोगों को रिकॉर्ड कर सकते हैं।

      सभी लोगों पर विचार करें.क्या आपको फ़ोटोग्राफ़र, बिल्डर, डिज़ाइनर, सज्जाकार, वक्ता, प्रायोजक, प्रस्तुतकर्ता, संगीतकार, पादरी, नर्तक, अन्य मनोरंजनकर्ताओं को ढूंढना और नियुक्त करना होगा, या उनकी ज़िम्मेदारियों को किसी और को सौंपना होगा? योजना बनाते समय इन सभी लोगों को ध्यान में रखें ताकि व्यवस्था में इसे शामिल करने पर सभी के लिए पर्याप्त जगह और भोजन हो।

      • क्या कार्यक्रम में खाना-पीना होगा? यदि वे ऐसा करते हैं, तो जानें कि भोजन तैयार करने, उसे परोसने और उसकी सफाई करने की जिम्मेदारी किसकी होगी। क्या खाना परोसा जाएगा? क्या वहाँ एलर्जी से पीड़ित, शाकाहारी या शाकाहारी, मधुमेह रोगी, धार्मिक कारणों से आहार प्रतिबंध वाले लोग आदि मेहमान होंगे? क्या ऐसे शिशु, बच्चे, बुजुर्ग या विकलांग लोग होंगे जो ठोस भोजन नहीं खा पाएंगे?
      • इस बात पर विचार करें कि क्या कार्यक्रम में मनोरंजन होगा और इसे आयोजित करने के लिए क्या आवश्यक है। आपको संगीत उपकरण, ध्वनि मंच या तंबू, सजावट, रोशनी, माइक्रोफोन, एम्पलीफायर, बिजली की आपूर्ति, प्रोजेक्टर या स्लाइड शो स्क्रीन, फॉग मशीन, मंच दर्पण, स्ट्रीमर, कंपनी के नाम पोस्टर इत्यादि ऑर्डर करने की आवश्यकता हो सकती है।
        • यदि आप एक मनोरंजन कंपनी को काम पर रख रहे हैं, तो पता करें कि क्या वे अपने स्वयं के उपकरण प्रदान कर सकते हैं, साथ ही चुने गए स्थान पर कौन से उपकरण उपलब्ध होंगे। एक शेड्यूल पर सहमत हों. इस तरह आपको पता चल जाएगा कि आपको किस मदद की जरूरत होगी.
      • कैटरिंग कंपनियाँ, फूल विक्रेता, प्रस्तोता और अन्य विशेषज्ञ अपने समय को महत्व देते हैं, इसलिए आपको जितनी जल्दी हो सके उनके साथ बातचीत करनी चाहिए (आप जितनी देर से ऐसा करेंगे, उनकी सेवाएँ उतनी ही महंगी हो सकती हैं)। ऐसा जल्दी करने से आपको उनके मना करने पर प्रतिस्थापन ढूंढने का समय मिल जाएगा।

   3. एक प्रस्तुतकर्ता खोजें.यह सुनिश्चित करने के लिए कि कार्यक्रम निर्धारित समय पर चले, एक प्रस्तुतकर्ता की आवश्यकता होती है। मेजबान भाषण देता है, आपको मेज पर आमंत्रित करता है, नृत्य या अन्य मनोरंजन की शुरुआत की घोषणा करता है, और सम्मानित मेहमानों का परिचय देता है। तारीख और योजना पर मेज़बान से सहमत हों। यदि प्रस्तुतकर्ता चतुर है, तो वह कार्यक्रम आयोजित करने में आपकी महत्वपूर्ण सहायता करेगा।

      • आपको मेज़बान बनना पड़ सकता है. यह अधिक कठिन होगा क्योंकि आपको अंत तक प्रक्रिया को नियंत्रित करने की आवश्यकता होगी। अपने प्रत्येक सहायक समूह को जिम्मेदारियाँ सौंपना महत्वपूर्ण है ताकि आप उन्हें जिम्मेदारियाँ सौंप सकें।

   4. अपने उपकरण तैयार करें.किसी दल को नियुक्त करते समय, सुनिश्चित करें कि वे अपनी ज़रूरत की हर चीज़ अपने साथ लाएँ। यह संभव है कि लोग अपने साथ सभी उपकरण लाएंगे, लेकिन संभावना है कि आपको इसे अलग से देखना होगा। उपकरण किराए पर लिया जा सकता है, खरीदा जा सकता है या उधार लिया जा सकता है। वाइप्स से लेकर एक्सटेंशन कॉर्ड तक, पूरी सूची देखें।

      • सजावट किसी भी आयोजन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। मेज़पोश, फूल, उपहार, मोमबत्तियाँ, गुब्बारे, पोस्टर, बैनर, फोटो जोन, लाल कालीन और बाकी सभी चीजों पर पहले से ध्यान देने की जरूरत है।

   5. विचार करें कि कमरा आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप कैसे है।अनुभवहीन आयोजक अक्सर शौचालय, पार्किंग, व्हीलचेयर रैंप, क्लोकरूम, भंडारण क्षेत्र, रसोई, कूड़ेदान, बर्फ की बाल्टी, बिजली के आउटलेट इत्यादि जैसी चीजों की मात्रा और गुणवत्ता को नजरअंदाज कर देते हैं। सभी बारीकियों पर पहले से विचार करें।

      • इस बात पर भी विचार करें कि लोग कार्यक्रम में कैसे पहुंचेंगे। क्या अंतर्राष्ट्रीय मेहमानों को आवास और परिवहन की आवश्यकता होगी? क्या आपको उनके लिए स्थानांतरण बुक करने की आवश्यकता होगी?

   6. जानिए आप किसके साथ काम करेंगे।यदि आयोजन का विचार आपका नहीं है, तो यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप किसी भी स्थिति में कैसे कार्य करेंगे। ग्राहक को आप पर भरोसा करने के लिए, आपको यह पता लगाना चाहिए:

      • मुख्य अतिथि कौन हैं? यह आमतौर पर समझ में आता है - उदाहरण के लिए, दूल्हा और दुल्हन। ग्राहक हमेशा मुख्य अतिथि नहीं होता. वह कार्यक्रम में शामिल हो भी सकता है और नहीं भी।
      • आयोजन की शुरुआत कौन करता है? आमतौर पर ये लोग अपनी मेज पर बैठते हैं और मेहमानों को एक-दूसरे को जानने और संवाद करने में मदद करते हैं। एक नियम के रूप में, ये लोग सही माहौल बनाना और बातचीत के नए विषय देना, सभी को नृत्य करने के लिए आमंत्रित करना और मेहमानों को एक-दूसरे से परिचित कराना जानते हैं। आप आमतौर पर ऐसे लोगों पर भरोसा कर सकते हैं क्योंकि वे आपको सभी महत्वपूर्ण जानकारी बताएंगे, वे स्वयं मंच संभाल सकते हैं या प्रस्तुतकर्ता के रूप में कार्य कर सकते हैं। एक नियम के रूप में, इन लोगों की बदौलत कार्यक्रम सुचारू रूप से चलते हैं।
      • जो समस्याओं की स्थिति में व्यवस्था बहाल करने में मदद करेगा। जानें कि जरूरत पड़ने पर समस्याओं को सुलझाने में कौन आपकी मदद कर सकता है। अक्सर, यह भूमिका परिवार के मुखिया, अभिभावक, प्रबंधक या सुरक्षा गार्ड द्वारा निभाई जाती है।
      • निर्णय कौन करता है? अधिकांश स्थितियों में, एक प्रबंधक के रूप में आप निर्णय लेंगे, लेकिन ऐसी परिस्थितियाँ भी हो सकती हैं जहाँ आपको मेहमानों को कुछ समझाने की आवश्यकता होगी, और यह पूरी तरह से सुविधाजनक नहीं होगा। पता लगाएं कि आपातकालीन स्थिति में आप किससे बात कर सकते हैं। सबसे अधिक संभावना है, आपको उस व्यक्ति के साथ संवाद करने की आवश्यकता होगी जो आयोजन या आपकी सेवाओं के लिए भुगतान कर रहा है और जिसे आप अपना ग्राहक मानते हैं।

   आयोजन से पहले तैयारी

   1. घटना स्थान पर शोध करें।कार्यक्रम से पहले आयोजन स्थल का दौरा करें और सोचें कि सब कुछ कैसे व्यवस्थित किया जाएगा। आपको अतिरिक्त उपकरण की आवश्यकता हो सकती है - एक्सटेंशन कॉर्ड, लाइट, इत्यादि। यदि आप उन्हें तुरंत नहीं ढूंढ पाते हैं, तो आपके मेहमानों के लिए उन्हें ढूंढना और भी कठिन हो जाएगा। इसे ध्यान में रखें।

      • हो सके तो तय कर लें कि कहां क्या जाएगा. यदि हर चीज के लिए जगह नहीं है तो कुछ न कुछ त्यागना ही पड़ेगा। यह देखने के लिए स्थल प्रबंधक से बात करें कि क्या वे आपकी मदद कर सकते हैं और पूछें कि क्या आपके पास विचार करने के लिए कोई विशेष परिस्थितियाँ या आवश्यकताएँ हैं।

   2. अपनी टीम के सदस्यों के लिए उपहार टोकरियाँ तैयार करें।सभी को कड़ी मेहनत करनी होगी. लोगों को उनके काम के लिए धन्यवाद देने और अपनी प्रशंसा दिखाने के लिए उपहार तैयार करें। सेट में पानी की बोतलें, ग्रेनोला बार, चॉकलेट, छोटी स्मृति चिन्ह और कुछ भी जो आप उचित समझें, शामिल हो सकते हैं। इससे टीम भावना मजबूत होगी.

      • बैज या छोटे स्मृति चिन्ह तैयार करें जो घटना की स्मृति के रूप में बने रहेंगे। सुनिश्चित करें कि हर कोई समय पर खा-पी सके। अपने कर्मचारियों को एक संसाधन के रूप में देखने का प्रयास करें जिसका आप भविष्य में उपयोग कर सकते हैं।

   3. आयोजन से पहले टीम के सभी सदस्यों से संपर्क करें।यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि हर कोई जानता है कि क्या करना है और वह काम करने को इच्छुक है। सभी को आगमन समय के संबंध में स्पष्ट निर्देश दें और सभी को अपनी संपर्क जानकारी सौंपें। यदि किसी के पास कोई प्रश्न नहीं है, तो हम आगे बढ़ सकते हैं।

      • जांचें कि क्या हर कोई जाने के लिए तैयार है। हर कोई सच नहीं बता पाएगा, इसलिए अपने निष्कर्ष निकालने का प्रयास करें। क्या लोग आश्वस्त और काम करने के लिए तैयार दिखते हैं? यदि नहीं, तो उन्हें आश्वस्त करें, उनकी सभी जिम्मेदारियों पर फिर से विचार करें और कुछ प्रश्न पूछें। यदि आपको संदेह है कि कोई उनके कार्यों का सामना करेगा, तो उन्हें एक अधिक अनुभवी कर्मचारी के साथ जोड़ दें।

   4. यदि आवश्यक हो तो संपर्कों और अन्य कागजात की एक सूची तैयार करें।आपका स्व-संगठन भी महत्वपूर्ण है. यदि आप तैयार हैं, तो आप किसी भी स्थिति को बचा सकते हैं, लेकिन यदि आप तैयार नहीं हैं, तो चीजें नियंत्रण से बाहर हो जाएंगी। यहां तैयारी के कुछ तरीके दिए गए हैं:

      • आपके लिए आवश्यक सभी फ़ोन नंबरों और पतों की एक सूची बनाएं। क्या पेस्ट्री शेफ ने सोचा था कि आप केक खुद ले लेंगे? कोई समस्या नहीं - पास में रहने वाली माशा को कॉल करें और उसे कार्यक्रम में जाते समय केक लेने के लिए कहें।
      • हर चीज़ की एक सूची बनाएं. सूचियों को देखें और जाँचें कि कौन सी वस्तुएँ, उपकरण और लोग गायब हैं।
      • सभी चालान और अनुबंध तैयार करें। आप जितनी अच्छी तैयारी करेंगे, बाद में आपको उतनी ही कम समस्याएँ होंगी।

   5. अंतिम क्षण में कुछ भी न बदलने का प्रयास करें।क्या आपको ऐसा लगता है कि ग्राहक अंतिम क्षण तक समायोजन करने का प्रयास करेगा? शादियों का आयोजन करते समय, ग्राहक अक्सर अंतिम समय में डिज़ाइन में कुछ बदलाव करने के लिए कहते हैं। संशोधन करने के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें। एक नियम के रूप में, अधिकतम अवधि घटना से एक सप्ताह पहले है। इस समय सीमा से पहले, बजट या संगठन को महत्वपूर्ण नुकसान पहुंचाए बिना भी परिवर्तन किए जा सकते हैं।

      • यदि परिवर्तन छोटे हैं और अतिरिक्त लागत शामिल नहीं है, तो इन परिवर्तनों को करने से इनकार न करें। ग्राहक के साथ समझदारी से व्यवहार करने का प्रयास करें, क्योंकि वह अपने लिए एक बहुत ही महत्वपूर्ण घटना की प्रतीक्षा कर रहा है।

   आयोजन के दौरान गतिविधियाँ

   1. सब कुछ तैयार कर लो.बाकी सभी से पहले कार्यक्रम स्थल पर पहुंचें। सुनिश्चित करें कि हर कोई समय पर पहुंचे और जो देर से आते हैं उन्हें बुलाएं। उन लोगों की सहायता करें जिन्हें सहायता की आवश्यकता है और जहां आवश्यक हो मार्गदर्शन प्रदान करें। यदि कहीं आपकी उपस्थिति की आवश्यकता न हो तो हस्तक्षेप न करें। सुनिश्चित करें कि कोई भी घायल न हो.

      • यदि आप कार्यों की एक सूची बना लेंगे और उस पर गौर करेंगे तो आपको बेहतर महसूस होगा। प्रत्येक टीम को सूची दें: जिन्हें आपने काम पर रखा है; जो सजावट और फर्नीचर व्यवस्था के लिए जिम्मेदार हैं; जो उपकरण के प्रभारी हैं। सुनिश्चित करें कि सब कुछ ठीक जगह पर है।

   2. कार्य सौंपें.जिम्मेदारियाँ सौंपने से न डरें। सब कुछ करना असंभव है, इसलिए आपको जिम्मेदारियां बांटने की जरूरत है। यदि कोई अपने काम में ख़राब है, तो उसे दूसरा काम दे दें। आपका काम काम को सही ढंग से बांटना है. आप व्यक्तिगत सीमाओं पर आदेश नहीं देते या उनका उल्लंघन नहीं करते—यही तो करने के लिए आपको नियुक्त किया गया था।

      • विनम्र रहें, लेकिन दृढ़ता और आत्मविश्वास से बोलें। उदाहरण के लिए, इस तरह: "मैक्सिम, मुझे खानपान में आपकी मदद चाहिए।" आपकी टीम को मिलकर काम करना चाहिए. सभी के लिए चीजों को आसान बनाने के लिए, नेता की वही भूमिका निभाएं जो आपको निभानी चाहिए।

   3. जानिए कैसे अनुकूलित करें.शेड्यूल पर बने रहने का प्रयास करें और यदि आप शेड्यूल के साथ नहीं चल सकते हैं तो कोई रास्ता खोजें, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है इसके बारे में चिंता मत करो. यदि आप घबराने लगेंगे, तो आप खुद पर नियंत्रण खो देंगे और इससे कुछ भी अच्छा नहीं होगा। यदि कोई भाषण 10 मिनट तक चलता है और वक्ता आपके संकेतों को नजरअंदाज कर देता है, तो आराम करें। आप बस थोड़ी देर बाद पेय परोसेंगे और किसी को पता भी नहीं चलेगा। कुछ भी बुरा नहीं हुआ.

      • कोई भी ओवरले संभव है. हर चीज़ के लिए योजना बनाना असंभव है, और जितनी जल्दी आप इसे स्वीकार करना सीख लेंगे, उतना बेहतर होगा। एक शांत इवेंट मैनेजर किसी भी समस्या का समाधान कर सकता है, लेकिन एक उत्तेजित व्यक्ति ऐसा नहीं कर सकता। इसलिए घबराएं नहीं और चीजों को अपने हिसाब से चलने दें। इवेंट जल्द ही ख़त्म हो जाएगा!

   4. क्या हो रहा है इसके बारे में सभी को अपडेट रखें।कार्यक्रम के दिन, मेहमानों की संख्या और अन्य सभी विवरण जांचें। यदि कुछ बदलने की आवश्यकता है, तो जितनी जल्दी हो सके प्रभारी लोगों को बताएं। आपको किसी भी समस्या पर सबसे पहले ध्यान देना चाहिए।

      • ग्राहकों से पूछें कि वे कैसा महसूस कर रहे हैं। वे किसी बात को लेकर घबराए हुए, चिंतित, ऊब, खुश या चिंतित हो सकते हैं और आपसे बात करने से उन्हें शांत करने और कुछ करने के लिए प्रेरित करने में मदद मिल सकती है। आवश्यकतानुसार मेहमानों और अपनी टीम के सदस्यों को प्रोत्साहित करें।

   5. अपने काम से काम रखो।मान लें कि टीम का प्रत्येक सदस्य अपने कार्य का सामना करने में सक्षम है: यदि आप उन्हें कुछ सौंपते हैं, तो वे इसका सामना करेंगे। यदि आवश्यक हो तो सहायता प्रदान करें, लेकिन आपकी टीम के सभी लोग इतने अनुभवी होने चाहिए कि उन्हें सहायता की आवश्यकता न हो। निम्नलिखित याद रखें:

      • प्रवेश द्वार पर सभी अतिथियों का स्वागत करें। एक बार कार्यक्रम शुरू होने पर, मेज़बान को मेहमानों को शामिल करने की अनुमति दें। आपका कार्य समस्याओं को हल करना और उन सभी प्रक्रियाओं को नियंत्रित करना होगा जिन्हें मेहमान नहीं देख सकते (खाना पकाने और अन्य कार्य)।
      • मेहमानों पर नज़र रखें और यदि कोई योजना बदलती है तो समय-समय पर मेज़बान से बात करें।
      • शाम के मुख्य अतिथियों से दूरी बनाकर रखें। यह उनकी छुट्टी है. लेकिन उचित समय पर उनसे यह जांचने के लिए तैयार रहें कि क्या वे हर चीज से खुश हैं और क्या उनके पास कोई अनुरोध या इच्छाएं हैं।

   6. यदि आयोजन प्रचारात्मक उद्देश्यों के लिए है, तो स्मृति चिन्ह तैयार करें।मेहमानों को यह शाम याद रखनी चाहिए, लेकिन सबसे अधिक संभावना है कि आपको इसकी ज़रूरत है इतना ही नहीं. आप शायद चाहते हैं कि मेहमान आपकी साइट पर आएं, दान करें, या दूसरों को आपकी कंपनी के बारे में बताएं। आयोजन को यादगार बनाने के लिए स्मृति चिन्ह तैयार करें। यह एक तस्वीर, एक फ़्लायर, एक पेन हो सकता है - कुछ ऐसा जो मेहमानों को आपकी और आपके कार्यक्रम की याद दिलाएगा।

   7. आयोजन के बाद स्वयं को बधाई दें।ऐसा लगता है कि आयोजन अपने आप हो जाता है और तैयारी कोई नहीं देखता. स्वयं की प्रशंसा करें - आप इसके पात्र हैं! लेकिन अभी आराम करना जल्दबाजी होगी - काम अभी पूरा नहीं हुआ है।

      • कार्यक्रम के बाद, ग्राहक से मिलने और उन्हें धन्यवाद देने के लिए समय निकालें। इस आयोजन के सम्मान में ग्राहक को एक छोटा सा उपहार दें - ऐसी छोटी चीजें हमेशा बैठकों को और अधिक मनोरंजक बनाती हैं। इसके अलावा, इससे ग्राहक आपकी अनुशंसा करने के लिए अधिक इच्छुक हो जाएंगे। फूल या शाम की एक फ़्रेमयुक्त तस्वीर (जैसे कि रिबन काटना, प्रदर्शन हाइलाइट, पुरस्कार समारोह, दूल्हा और दुल्हन का चुंबन, केक पर मोमबत्तियाँ बुझाना) या कोई अन्य उपहार दें जो इस अवसर के लिए उपयुक्त हो।

   8. सफाई करो और घर जाओ.उस स्थान को उसी रूप में छोड़ने का प्रयास करें जैसा वह आपके पहले था। अपनी टीम को बताएं कि सफाई करने का समय हो गया है, और जब तक सफाई पूरी न हो जाए, वहां से न निकलें। याद रखें कि आपको भी भाग लेना है.

      • यह न केवल विनम्र है, बल्कि आपको अनावश्यक खर्चों से भी बचाएगा। बिल में कई स्थानों पर कार्यक्रम के बाद सफाई करना भी शामिल है। छिपी हुई लागतों से बचने का प्रयास करें।

   9. सभी उपकरणों की वापसी और भुगतान की व्यवस्था करें और उन सभी को धन्यवाद दें जिनके साथ आपने काम किया है।आपको बाद में ऐसा करना पड़ सकता है. ग्राहक से पूछें कि उसने कार्यक्रम का आनंद कैसे लिया। भले ही आपको बाद में भुगतान मिले, ग्राहक को उनके साथ काम करने के अवसर के लिए धन्यवाद दें और उनका व्यवसाय कार्ड मांगें।

      • अपनी टीम के सदस्यों को धन्यवाद. सुनिश्चित करें कि सभी को भुगतान मिले। चेक लीजिए और सभी का ख्याल रखिए। आपको कमरा छोड़ने वाला अंतिम व्यक्ति होना चाहिए।

   समस्या को सुलझाना

   1. जानिए अगर मेहमान देर से आएं तो क्या करें और अन्य समस्याओं से कैसे निपटें।लोग अक्सर देर से आते हैं और आपको इसके लिए तैयार रहना चाहिए। एक नियम के रूप में, देरी से बचना मुश्किल होता है (उदाहरण के लिए, ट्रैफिक जाम की अप्रत्याशित प्रकृति के कारण), लेकिन समय पर पहुंचने वाले मेहमान इसे सहजता से लेते हैं। अनावश्यक कठिनाइयों से बचने के लिए:

      • सुनिश्चित करें कि निमंत्रण में समय स्पष्ट रूप से लिखा हो। यदि आप मेहमानों से उपस्थिति की पुष्टि करने के लिए कहते हैं, तो उनसे समय की पुष्टि करने के लिए भी कहें। यदि आपको किसी ऐसी समस्या के बारे में पता चलता है जिसे तुरंत हल करना मुश्किल है, तो मेज़बान, मेहमानों (आमतौर पर सबसे महत्वपूर्ण लोगों), मनोरंजनकर्ताओं और रसोई कर्मचारियों से संपर्क करें। यदि मुख्य अतिथि (उदाहरण के लिए, दूल्हा और दुल्हन) देर से आते हैं, तो आप निम्न कार्य कर सकते हैं:
      • देर से आने वालों से स्वयं संपर्क करें और अनुमानित आगमन समय के बारे में पूछें। नए समय के बारे में रसोई को सूचित करें ताकि कर्मचारी काम धीमा या तेज़ कर सकें।
      • सभी मेहमानों को यह न बताएं कि मेहमानों के देर से आने के कारण शुरुआत में देरी हो रही है (यह बात हर कोई खुद समझ जाएगा)। मुख्य अतिथियों को बताएं कि आपको इसकी जानकारी है. स्पष्ट करें कि आप क्या करने का इरादा रखते हैं, लेकिन लोगों को स्वयं निर्णय लेने का अवसर दें क्योंकि वे एक-दूसरे को सबसे अच्छी तरह से जानते हैं और ऐसे निर्णय ले सकते हैं जो सभी के लिए कारगर हों।
      • घड़ी पर नज़र रखें क्योंकि सभी को अपना भाषण देना है। यदि आपके मुख्य मेहमान देर से आते हैं, तो उन्हें बोर होने से बचाने के लिए नाश्ता या पेय दें।
      • यदि मेहमान बहुत देर से आए हैं और आप उनके लिए इंतजार नहीं कर सकते (उदाहरण के लिए, क्योंकि कुछ व्यंजन बाद में नहीं परोसे जा सकते हैं), तो कार्यक्रम समय पर शुरू करें, और जब देर से मेहमान आएं, तो उन्हें वही भोजन परोसें जो सभी को परोसा जाता है, भले ही वह मिठाई।
      • सभी को नृत्य करने, खेलने, भाषण देने या किसी अन्य मनोरंजन की व्यवस्था करने के लिए आमंत्रित करें, खासकर अगर इसमें संगीत शामिल हो। फोटोग्राफरों को देर से आने वाले मेहमानों के साथ काम करने के लिए कहें। आयोजन से एक दिन पहले एक बैकअप योजना बनाएं।
      • यदि मेहमान विशेष रूप से बाद में आना चाहते हैं, तो इसे मेहमानों की पसंद के रूप में लें, न कि अपनी विफलता के रूप में। आपका काम उन मेहमानों से निपटना है जो पहले ही आ चुके हैं। ऐसे कार्य करें जैसे कि कोई समस्या नहीं है।

      • जानिए कैसे करें खाद्य समस्याओं का समाधान.अगर सब कुछ पहले से सोचा गया हो तो ये समस्याएं कम ही होती हैं, लेकिन कभी-कभी आश्चर्य संभव है: कोई बच्चा खाना गिरा सकता है या रसोई में किसी प्रकार की दुर्घटना हो सकती है। पहले से पता कर लें कि कार्यक्रम में किस तरह के मेहमान होंगे ताकि आप खाने की मेज और मेहमानों के बैठने की व्यवस्था की योजना बना सकें।

        • यदि कहीं कुछ बिखरा हुआ है, तो सुरक्षा कारणों से इसे जल्द से जल्द साफ किया जाना चाहिए, भले ही आपको कालीन, किसी सजावटी सामान या फर्नीचर को हटाना पड़े। यदि दाग को छुपाया नहीं जा सकता है (उदाहरण के लिए, यदि यह एक प्राचीन वस्तु है), तो दाग वाली वस्तु को हटा देना बेहतर है। यदि आपके पास अतिरिक्त फर्नीचर है, तो उसका उपयोग करें। यदि नहीं, तो बाकी फर्नीचर को व्यवस्थित करें ताकि एक वस्तु की अनुपस्थिति ध्यान देने योग्य न हो।
        • भोजन क्षेत्र को रस्सी की बाड़, पर्दे या स्क्रीन से घेरा जा सकता है। यह उपयोगी हो सकता है यदि ऐपेटाइज़र प्लेटें बुफ़े टेबल पर मुश्किल से फिट होती हैं या यदि आप यह प्रदर्शित करने की योजना बना रहे हैं कि बाद में क्या परोसा जाएगा। कुछ मेहमान यह मान सकते हैं कि भोजन असीमित मात्रा में परोसा जाता है और इसे स्वयं लिया जा सकता है, लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है।
        • मेनू बदलें. यदि डिश का कुछ हिस्सा परोसा नहीं जा सकता है (उदाहरण के लिए, एक साइड डिश जल गई है), तो उसे हटा दें, दूसरे से बदल दें, या हिस्से को कम कर दें ताकि सभी के लिए पर्याप्त साइड डिश बची रहे। साथ ही, आपको अन्य खाद्य पदार्थों की मात्रा भी बढ़ानी होगी। निर्णय के बारे में जिम्मेदार लोगों को बताएं।
        • अगर आपने पहले से सब कुछ सोच लिया है तो शाकाहारियों, शराब पीने वालों या एलर्जी वाले मेहमानों को कोई आश्चर्य नहीं होना चाहिए, लेकिन लोगों के लिए रिश्तेदारों या करीबी दोस्तों को पहले से बताए बिना लाना असामान्य नहीं है, खासकर अगर कार्यक्रम में ऐसा न हो सख्त आमंत्रण सीमा. एक नियम के रूप में, ऐसी समस्याओं को हल करना आसान है। प्रवेश द्वार पर मेहमानों का स्वागत करें और पूछें कि क्या उनकी खाने में कोई प्राथमिकता है। जैसे ही आपको रसोई की किसी भी प्राथमिकता के बारे में पता चले, तुरंत बताएं।
        • यदि आपकी अपेक्षा से अधिक मेहमान आते हैं, तो अधिक भोजन तैयार करने की व्यवस्था करें या यदि आवश्यक हो तो अधिक किराने का सामान खरीदें। एक नियम के रूप में, रसोई में संभावित ख़राबी को ध्यान में रखते हुए भोजन का भंडार होता है, और अक्सर आवश्यकता से अधिक भोजन होता है, कम नहीं। आप भागों को कम कर सकते हैं और अधिक रोटी, सलाद या सब्जियाँ परोस सकते हैं, यानी ऐसे खाद्य पदार्थ जिन्हें सुपरमार्केट में तुरंत खरीदा जा सकता है।

      • जानिए बच्चों की समस्याओं को कैसे सुलझाएं.वह गलती न करें जो कई प्रबंधक करते हैं - याद रखें कि बच्चों की भी वयस्कों जैसी ही ज़रूरतें होती हैं: वे अच्छा समय बिताना चाहते हैं और ऊबना नहीं चाहते। यदि किसी कार्यक्रम में बच्चों के लिए कोई मनोरंजन न हो तो माता-पिता अक्सर नाराज हो जाते हैं। उन सभी मेहमानों से पूछना सबसे अच्छा है जो बच्चों को लाने की योजना बना रहे हैं ताकि वे आपके निमंत्रण का उत्तर भेजते समय आपको इसके बारे में सूचित कर सकें।

        • छोटे बच्चों (10 वर्ष से कम उम्र) के लिए, भोजन या नाश्ता जल्दी देना सबसे अच्छा है क्योंकि रात का खाना आमतौर पर रात 8 बजे से पहले शुरू नहीं होता है, जो कि आमतौर पर बच्चों के खाने की तुलना में बहुत देर से होता है। भोजन बच्चों के लिए दिलचस्प और स्वास्थ्यवर्धक होना चाहिए, लेकिन साथ ही वयस्कों के लिए भोजन जितना ही विचारशील होना चाहिए - माता-पिता इसकी सराहना करेंगे। बच्चों के लिए पौष्टिक भोजन खाने से माता-पिता के लिए चीजें आसान हो जाएंगी ताकि वे एक आरामदायक शाम बिता सकें।
        • 10 वर्ष से अधिक उम्र के बच्चों को आमतौर पर वयस्क भोजन परोसा जा सकता है और हिस्से का आकार वयस्कों के समान ही होता है, हालांकि बच्चे अक्सर पूरा हिस्सा नहीं खाते हैं। यदि बच्चों को वयस्क भोजन पसंद नहीं है तो माता-पिता की सहमति से बच्चों का मेनू पेश करें। किशोर अक्सर बच्चों जैसा ही भोजन चुनते हैं क्योंकि वे सरल होते हैं। इस कारण से, कुछ प्रतिष्ठान बच्चों के मेनू का नाम बदलकर वैकल्पिक मेनू कर रहे हैं। मुख्य अतिथियों के साथ बच्चों के मेनू और बच्चों और वरिष्ठ नागरिकों के लिए मनोरंजन विकल्पों पर पहले से चर्चा करें।
        • बच्चों वाली महिलाओं को दूध पिलाने और कपड़े बदलने के लिए एक निजी स्थान प्रदान करें, साथ ही छोटे बच्चों को थकने पर सोने के लिए भी जगह उपलब्ध कराएं।

      • जानें कि उपद्रवी और नशे में धुत्त मेहमानों के साथ-साथ बिना निमंत्रण के किसी कार्यक्रम में शामिल होने की कोशिश करने वाले लोगों से कैसे निपटना है। आदर्श रूप से, इससे बचा जा सकता है, लेकिन हमेशा नहीं - कॉर्पोरेट और पारिवारिक आयोजनों में समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं। अक्सर ऐसी बारीकियाँ सामने आती हैं जिनके बारे में आप नहीं जानते थे और नहीं जान सकते थे, इसलिए किसी भी चीज़ के लिए तैयार रहें।

        • ऐसे मामलों में व्यवहार के संभावित परिदृश्यों के बारे में ग्राहक और मुख्य अतिथियों से पूछें। यदि उनके साथ इस पर चर्चा करना उचित नहीं है, तो बैठने की समस्याओं से बचने के लिए अन्य प्रभारी लोगों से बात करें। इन स्थितियों के लिए ज़िम्मेदारी सौंपें, स्थिति की निगरानी करें और यदि आवश्यक हो तो हस्तक्षेप करने के लिए तैयार रहें। सच पूछिए तो, कार्यक्रम को चलाना आपकी ज़िम्मेदारी है, लेकिन मेहमानों के व्यक्तिगत मुद्दों के लिए आप ज़िम्मेदार नहीं हैं। इस कारण से, आपको यह पता लगाना चाहिए कि कोई अप्रिय स्थिति उत्पन्न होने पर आपको किससे संपर्क करना चाहिए।
        • चूँकि किसी ऐसे मेहमान को शराब पीने से मना करना मुश्किल हो सकता है जिसने पहले से ही बहुत अधिक शराब पी रखी हो, साथ ही ऐसे मेहमान के साथ बातचीत करना जो आक्रामक व्यवहार कर रहा हो, सबसे अच्छा है कि मेहमानों में से किसी एक को विवाद सुलझाने दिया जाए। यदि मुख्य अतिथि सहमत हों तो ही पुलिस को बुलाएँ। यहां तक ​​कि छोटी घटनाओं में भी अक्सर बहुत अधिक शराब शामिल होती है, इसलिए हमेशा सतर्क रहना महत्वपूर्ण है।
        • जो लोग बिना निमंत्रण के किसी कार्यक्रम में जाने का प्रयास करते हैं उनके लिए स्थितियाँ हमेशा काफी कठिन होती हैं। इस मामले में, शांति से उन्हें कार्यक्रम छोड़ने के लिए कहना सबसे अच्छा है, लेकिन पहले मुख्य अतिथियों से जांच लें कि क्या ये लोग वास्तव में निमंत्रण सूची में नहीं हैं। यदि लोग आक्रामक व्यवहार कर रहे हैं, तो यथासंभव हद तक मेहमानों की सुरक्षा करना आपका कर्तव्य है। यदि बिन बुलाए मेहमान आपके अनुरोध के बावजूद नहीं जाते हैं तो पुलिस या सुरक्षा को बुलाएँ।
        • मेहमान अक्सर बैठने के चार्ट को नज़रअंदाज कर देते हैं और जहां चाहें वहीं बैठ जाते हैं या जिनके साथ बैठना चाहते हैं उनके बगल में बैठ जाते हैं। मुख्य अतिथियों से पूछें कि क्या यह स्वीकार्य है। ग्राहकों के साथ हर बात पर पहले से चर्चा करना सबसे अच्छा है। यदि बैठने की आवश्यकता है, तो रात्रिभोज शुरू होने तक किसी को भी भोजन कक्ष में जाने की अनुमति न दें। मेहमान अक्सर रात के खाने तक लॉबी, फ़ोयर या बार में होते हैं। यदि कुछ लोग पारिवारिक मतभेदों के कारण नहीं मिल पाते हैं, तो आप लोगों को समूहों में विभाजित कर सकते हैं और उन्हें अलग-अलग टेबल पर ले जा सकते हैं।

      • जानिए अगर मौसम आपके रास्ते में आ जाए तो क्या करें।कुछ क्षेत्रों में अचानक बारिश या बर्फबारी संभव है, साथ ही अत्यधिक गर्मी या ठंड भी संभव है। आम तौर पर, यदि कार्यक्रम घर के अंदर आयोजित किया जाता है तो मौसम कोई बड़ी बात नहीं है, लेकिन बाहरी कार्यक्रमों के साथ यह और अधिक जटिल हो जाता है। यदि खराब मौसम की आशंका है, तो आयोजन को किसी अन्य स्थान पर स्थानांतरित करें। यदि यह संभव नहीं है, तो एक बड़ा मंडप या तम्बू किराए पर लें (हालाँकि अंतिम समय में बुक करने पर यह विकल्प महंगा हो सकता है)। आयोजन की तैयारी में मौसम की निगरानी करें। खराब मौसम की स्थिति में स्थिति को ठीक करना बेहद मुश्किल होता है, इसलिए समस्याओं को रोकने के लिए हर संभव प्रयास करें।

        • कुछ देशों में खराब मौसम और अन्य समस्याओं के खिलाफ बीमा है। यदि आपके क्षेत्र में मौसम अप्रत्याशित है, तो खराब मौसम की योजना बना लें। बीमा की लागत और कार्यक्रम को किसी अन्य स्थान पर ले जाने की लागत का पता लगाएं, क्योंकि इससे आपको अपने ग्राहक को संभावित अतिरिक्त लागतों के लिए तैयार करने में मदद मिलेगी।
   • आवश्यक वस्तुएं जैसे टिश्यू, अग्निशामक यंत्र, प्राथमिक चिकित्सा किट और अन्य सामान एक सुविधाजनक स्थान पर रखें। यदि सब कुछ ठीक रहा तो आपको उनकी आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन बड़े आयोजनों के लिए उन्हें हाथ में रखना सबसे अच्छा है।
   • यदि कोई अतिथि या वक्ता थका हुआ है या जेटलैग कर रहा है, तो उनसे या उनके सहायकों से पूछें कि क्या उन्हें स्पा सत्र, मालिश या किसी अन्य चीज की आवश्यकता है जो उन्हें बेहतर महसूस कराए। यदि उन्होंने कुछ समय से खाना नहीं खाया है, तो आप उन्हें दोपहर का भोजन भेज सकते हैं, और यदि उन्हें अच्छा महसूस नहीं होता है, तो गोलियाँ भेज सकते हैं (उदाहरण के लिए, तनाव के कारण सिरदर्द या उड़ान के कारण पेट में दर्द के मामले में)। थके हुए मेहमान या वक्ता किसी भी कार्यक्रम को बर्बाद करने के तरीके हैं, चाहे आप कितनी भी कोशिश कर लें।
   • सुनिश्चित करें कि हर कोई मंच देख सके और संगीत या प्रदर्शन सुन सके।
   • याद रखें कि किसी और के कार्यक्रम के आयोजन में शामिल होना एक बड़े सम्मान की बात है, भले ही यह प्रक्रिया बहुत ही तनावपूर्ण हो। आपका काम कई लोगों को खुश कर सकता है और उन्हें अविस्मरणीय अनुभव दे सकता है। यह अनुभव आपके भी काम आएगा, क्योंकि आप कई नए कौशल हासिल करेंगे।
   • यदि यह कार्यक्रम को और अधिक रोचक बनाता है तो आप स्वयं भाषण दे सकते हैं या किसी के साथ नृत्य भी कर सकते हैं। यदि आपको किसी नृत्य में भाग लेने या भाषण देने की आवश्यकता हो तो अपनी जिम्मेदारियाँ सौंपने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। यह महत्वपूर्ण है कि किसी भी मेज पर सन्नाटा न रहे।

संघटन

सबसे यादगार घटना.

जब हम प्राथमिक विद्यालय में थे, तो हमारे पास कई दिलचस्प और यादगार गतिविधियाँ थीं। लेकिन सबसे ज्यादा मुझे आई. क्रायलोव की दंतकथाओं पर आधारित केवीएन याद है।

यह पहला आयोजन था जिसके लिए हमने किसी शिक्षक की मदद के बिना एक टीम के रूप में तैयारी की। सबसे पहले हमने खुद को तैयार करने की कोशिश की. कक्षाओं के बाद हम स्कूल के बरामदे में गए और पाठ्यपुस्तक से एक कहानी को नाटकीय रूप देने की कोशिश की। हम इधर-उधर रेंगते रहे, इस बात पर सहमत हुए कि दृश्य के लिए कौन सी विशेषताएँ लाएगा, और एक-दूसरे पर हँसे। और सबसे रोमांचक बात यह थी कि हमने विरोधी टीम को भगाने के लिए पूरी रिहर्सल को बाधित कर दिया। लेकिन चीजें ठीक नहीं हुईं. कल्पित कहानी में भूमिकाओं के लिए आवेदकों को राजी करना पड़ा। लेकिन जिज्ञासु सहपाठियों को "बचाने" की भूमिका का कोई अंत नहीं था। यह सब तब ख़त्म हुआ जब हमने मदद के लिए मेरी माँ की ओर रुख किया।

चीजें तेजी से आगे बढ़ीं, लेकिन मजा भी कम नहीं था। चूंकि रिहर्सल के समय हमारी टीम में कोई लड़की नहीं थी, इसलिए बोरिया को ड्रैगनफ्लाई की भूमिका के लिए चुना गया। बाकी लड़के उत्साह से चर्चा करने लगे कि बोरिस को कैसे मेकअप करना चाहिए और कौन से कपड़े पहनने चाहिए। हर कोई विशेष रूप से मेरी माँ के ऊँची एड़ी के जूते पर जोर देता था।

आख़िरकार लंबे समय से प्रतीक्षित दिन आ गया। हमारे सभी प्रयास व्यर्थ नहीं गए। ड्रैगनफ्लाई की भूमिका में मंच पर बोरी की उपस्थिति के साथ, सभी प्रशंसक और जूरी अपनी सीटों से उछल पड़े, सफलता आश्चर्यजनक थी। हमें इसमें कोई संदेह नहीं था कि हम प्रथम स्थान प्राप्त करेंगे। और वैसा ही हुआ.

घटनाएँ हर दिन हमारे जीवन को भर देती हैं: उनमें से कुछ को याद नहीं किया जाता है क्योंकि वे एक-दूसरे के समान हैं, अन्य लंबे समय तक स्मृति में रहते हैं क्योंकि उनके कार्यान्वयन में अद्वितीय यांत्रिकी और प्रौद्योगिकियों का उपयोग किया गया था। उनमें से कई हाल ही में सामने आए, लेकिन खुद को अच्छा साबित करने में कामयाब रहे।

आइए आज के लोकप्रिय नए उत्पाद - संवर्धित वास्तविकता से शुरुआत करें। इस तकनीक में किसी भी आभासी वस्तु के साथ वास्तविकता को बढ़ाना शामिल है। अर्थात्, एक निश्चित स्थान बनाया जाता है जिसमें एक व्यक्ति को रखा जाता है और वह किसी घटना का मुख्य पात्र बन जाता है। संवर्धित वास्तविकता के उपयोग का सबसे ज्वलंत उदाहरण संयुक्त राज्य अमेरिका में पाया जा सकता है। वहां, ब्लू-रे/डीवीडी फ्रोजन प्लैनेट के समर्थन में, बीबीसी चैनल ने ऐपशेकर लिमिटेड के साथ मिलकर एक शॉपिंग सेंटर में बर्फ का एक टुकड़ा बनाया, जिस पर कोई भी चढ़ सकता था और आर्कटिक के जानवरों को देख सकता था, और जानवर पाए गए हाथ भर की दूरी। पूरे परिवारों ने कार्रवाई में भाग लिया, जिन्होंने बाद में लंबे समय तक दोस्तों और परिचितों के साथ अपने प्रभाव साझा किए।

इसके बाद हम न्यूयॉर्क जाएंगे। यहीं पर मल्टीमीडिया कलाकार आरोन शेरवुडफ़ायरवॉल ने एक असली इंस्टॉलेशन का उपयोग किया था। प्रदर्शनी में मैंने एक इंटरैक्टिव कैनवास रखा था जिसे छूना था, और स्पर्श की तीव्रता और संगीत बजने के आधार पर, इस कैनवास पर विभिन्न चित्र दिखाई दिए। लेकिन यह इस कैनवास की सभी संभावनाएं नहीं हैं: यह दर्शकों के साथ बातचीत में प्रदर्शन का हिस्सा था - नर्तकियों ने कैनवास के साथ रचनाएं कीं, और दूसरी तरफ दर्शकों ने नृत्य की एक तस्वीर देखी।

रचनात्मक विषय को जारी रखते हुए, आइए उस तकनीक की ओर रुख करें जो दर्शकों को एक कलाकार की तरह महसूस कराती है और फ्यूजन इमोशन प्रोजेक्ट में एक अद्वितीय प्रकाश और संगीत निर्माण में भागीदार बनती है। फ़्यूज़न इमोशन एक अद्वितीय जीवंत प्रदर्शनी है, जो पिछले नए उत्पाद की तरह, प्रकाश और ध्वनि के खेल पर आधारित है। लेकिन केवल इस ऑर्केस्ट्रा में तीन कंडक्टर हैं जो अपने टच पैनल के पास "कमांड" देते हैं। ये कंसोल एक प्रकाश स्तंभ और एक ध्वनि प्रणाली के साथ संयुक्त हैं, और वे तीन प्रतिभागियों को एक साथ प्रकाश और संगीत ऑर्केस्ट्रा का संचालन करने की अनुमति देते हैं। प्रत्येक प्रतिभागी एक ध्वनि चैनल का चयन करता है, चयनित आवाज को स्पष्ट रूप से सुनता है और रंग पैमाने का उपयोग करके अपने क्षेत्र को रंग देता है। स्तंभ में तीन क्षेत्रों के रंगों को मिश्रित किया जाता है, और एक रचनात्मक रहस्य बनाया जाता है, जहां दर्शक इस प्रकाश और संगीत क्रिया में भागीदार बन जाते हैं।

आइए हम उस तकनीक की ओर मुड़ें जो 2004 में सामने आई, लेकिन तब किसी कारण से इस पर उचित ध्यान नहीं दिया गया, हालांकि यह घटनाओं में नवीनता जोड़ने में सक्षम थी। धूमिल स्क्रीन वह है जिसके बारे में हम अब बात करेंगे। फ़ॉग स्क्रीन एक उपकरण है जो चित्र या वीडियो प्रदर्शित करने के लिए पानी की छोटी बूंदों से एक सपाट सतह बनाता है। कोई भी इस संस्थापन को नष्ट किए बिना चल सकता है। धुंध कोई निशान नहीं छोड़ती - यह बंद होने के कुछ सेकंड के भीतर घुल जाती है।

यह तकनीक, जिसे प्रकट होने और गायब होने में केवल कुछ सेकंड लगते हैं, प्रदर्शनियों में, नाइट क्लब कार्यक्रमों में, प्रस्तुतियों में यह प्रोजेक्टर स्क्रीन के रूप में काम कर सकती है, शॉपिंग सेंटरों में और पीआर अभियानों के दौरान उपयोग की जा सकती है।

धुंधली स्क्रीन एक परी-कथा जैसा माहौल बनाती है और कार्यक्रम में भाग लेने वालों को सुपरहीरो में बदल देती है। यह नया उत्पाद मुख्य रूप से सकारात्मक भावनाओं पर केंद्रित है, और मेहमानों के मन में जितनी अधिक सकारात्मक भावनाएं होंगी, कार्यक्रम उतना ही शानदार और यादगार बन जाएगा।

एक और तकनीक जो बीटीएल और इवेंट के क्षेत्र में व्यापक हो गई है वह है प्रक्षेपण। इस तकनीक का उपयोग मुख्य रूप से सार्वजनिक कार्यक्रमों या कार्यक्रमों में किया जाता है जहां एक मजबूत प्रभाव डालना आवश्यक होता है। ऐसी तकनीक के उपयोग के ज्वलंत उदाहरण 2 मामले हैं।

पहला वैंकूवर में 2010 शीतकालीन ओलंपिक खेलों का उद्घाटन समारोह था, जहां पूरा स्टेडियम प्रक्षेपण सतह बन गया, जिसने शो के लेखकों के परिदृश्य विचारों को प्रदर्शित किया, और विशेष रूप से इसका सबसे शानदार हिस्सा - "ड्रीम लैंडस्केप", दृश्य जिसका घटक पूरे स्टेडियम में रखे गए 30 विशाल प्रोजेक्टरों द्वारा प्रदान किया गया था।

दूसरा स्ट्रीट एक्शन "मैजिक पेफोन" है, जो दिसंबर 2012 में ब्राजील में हुआ था। कार्यक्रम का अंतिम भाग एक जहरीली इमारत पर एक शानदार प्रक्षेपण था, जिसने अंततः बच्चों को क्रिसमस के जादू पर विश्वास करने का अवसर दिया।

बीटीएल और इवेंट उद्योग में ऐसी तकनीक है जिसका उपयोग अन्य क्षेत्रों में किया जाता है, उदाहरण के लिए, सबसे आम उपयोग सिनेमाघरों में होता है। हां, अब हम 3डी छवि के बारे में बात कर रहे हैं - इस तकनीक का उपयोग काफी लंबे समय से किया जा रहा है और इसका उद्देश्य त्रि-आयामी आंकड़े बनाना है जो कार्यक्रम को सजाएंगे और मेहमानों की गहरी नजर के लिए कुछ होंगे। इस तकनीकी विकास के अनुप्रयोग का दायरा व्यापक है: प्रस्तुतियाँ, सिनेमा, उद्घाटन समारोह और कई अन्य कार्यक्रम। उदाहरण के लिए, रूस में, इस तकनीक का उपयोग विंडोज 8 की बिक्री खोलते समय किया गया था। मीडिया मार्केट स्टोर्स में से एक में, विंडोज 8 के "टाइल" इंटरफ़ेस की शैली को स्टोर डिजाइन के लिए मुख्य डिजाइन समाधान के रूप में लिया गया था नए ऑपरेटिंग सिस्टम की क्षमताओं को दिखाना और गतिशीलता पर जोर देना संभव है एक 3डी पथ जो स्टोर के प्रवेश द्वार पर आर्क से प्रेस कॉन्फ्रेंस क्षेत्र तक जाता है। होलोग्राफिक पैनल ने दिखाया कि विंडोज 8 में स्टार्ट स्क्रीन पर "लाइव" एप्लिकेशन टाइलें कैसी दिखती हैं और दिन के बदलते प्रस्तावों के साथ मीडिया मार्कट एप्लिकेशन सहित एप्लिकेशन स्वयं कैसे काम करते हैं, इसका एक चित्रण। प्रेजेंटेशन के दिन से एक सप्ताह के भीतर कोई भी स्टोर आगंतुक 3डी फ्लोर पर चल सकता है। और बता दें, इस पैनल का कुल क्षेत्रफल 156 m2 था और इसके आकार के कारण इसे गिनीज बुक ऑफ रिकॉर्ड्स में शामिल किया गया था।

एक और नया उत्पाद एक इमोशन स्कैनर है; यह स्क्रीन पर उपयोगकर्ता की छवि के साथ उनकी उम्र, मूड संकेतक और वे किस भावना का अनुभव कर रहे हैं, के बारे में डेटा देता है। मेहमान अपनी भावनाओं की ताकत और प्रस्तुत डिवाइस के प्रदर्शन का परीक्षण करने के लिए कैमरे के सामने चेहरा बनाने का अवसर नहीं चूकेंगे। इस तकनीक का उपयोग करने के लिए 2 संभावित विकल्प हैं। पहला मनोरंजक है, जब एक इमोशन स्कैनर हॉल के केंद्र में खड़ा होता है, और हर कोई यह जांच सकता है कि वे किन भावनाओं का अनुभव कर रहे हैं। दूसरा जानकारीपूर्ण है, जब स्कैनर प्रतिभागियों की भावनाओं को पढ़ता है और बाद में धारणा की एक वस्तुनिष्ठ तस्वीर बनाता है। सभी भावना स्कैनर 4 मुख्य संकेतकों को पकड़ते हैं - शरीर का तापमान, मांसपेशियों की टोन, त्वचा की प्रतिक्रियाएं और नाड़ी, इन विशेषताओं के आधार पर भावनाओं को पहचाना जाता है।

प्रगति अभी भी स्थिर नहीं है, अब प्रस्तुति के लिए आपको विनिर्मित वस्तुओं के साथ विशाल सूटकेस और बैग ले जाने की आवश्यकता नहीं है, आज इंटरैक्टिव शोकेस होना ही पर्याप्त है - एक बटन दबाएं - और शोकेस किसी भी वांछित स्थान पर दिखाई देगा, और एक संभावना ग्राहक न केवल माल की गुणवत्ता, बल्कि वर्गीकरण का भी मूल्यांकन करने में सक्षम होगा।